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Saisie des temps et gestion de stock mobiles dans les petites et moyennes sociétés industrielles (PMI)

La mobilité pour le suivi de fabrication dans les petites et moyennes sociétés industrielles : les PMI

La gestion digitale des ordres de fabrication dans les PMI
La gestion digitale des ordres de fabrication dans les PMI

Dans les PMI de nombreuses activités de terrain sont suivies sur papier et ressaisies ensuite pour être exploitées ou vérifiées, notamment dans le secteur de l’agencement, de la mécanique, de la plasturgie, de la chaudronnerie ou encore du négoce. C’est le cas de la gestion des temps de présence des salariés, du suivi des temps de production, à l’OF (ordre de fabrication) dans l’atelier ou à la semaine pour les chantiers. C’est aussi la saisie des réceptions fournisseurs, les entrées et sorties de stock, ou encore les inventaires.

Ce suivi est généralement réalisé sur feuille ou carnet, avec une ressaisie à effectuer dans un tableur, l’ERP ou un logiciel de comptabilité. En général une personne est dédiée à la vérification et à la saisie des feuilles d’heures. Cette saisie peut également s’effectuer par code-barres à l’aide d’un terminal mobile.  Ces données sont ensuite utilisées pour la préparation de la paye.

En effet la saisie des heures est souvent une donnée importante pour calculer la rentabilité de chaque affaire et analyser par exemple les commandes ou les clients les plus et les moins rentables. Lorsque les stocks ne sont pas saisis en temps réel dans une gestion de stock, les ruptures sont fréquentes et peuvent générer des surcoûts importants de transport, voire des retards de production. C’est alors un élément capital pour bien maîtriser ses délais.

La collecte des informations de terrain est donc un élément stratégique pour les PMI dans le pilotage et la maîtrise de la rentabilité de leur activité. C’est aussi un élément important de valorisation de l’entreprise, alors que nombre de PMI vont être transmises dans les années à venir.

Ainsi les PMI équipées ou non d’un ERP recherchent des solutions de saisie qui sont parfois couteuses. Ces solutions doivent également être interfacées avec l’ERP ou le logiciel de comptabilité pour avoir une gestion cohérente des informations : temps passé sur les OF, les affaires ou les chantiers, vérification des feuilles de temps, contrôle des niveaux de stock en temps réel et réapprovisionnement.

Suivi du temps de présence

Le suivi du temps de présence est une problématique de nombreuses PMI, dans tous les secteurs d’activité. Il existe de multiples solutions, en particulier des badgeuses permettant de saisir l’heure d’arrivée et de départ.

Ces temps sont ensuite utilisés pour vérifier la présence effective dans l’entreprise, les congés, les RTT, et préparer les fiches de paie.

Par contre ces données ne sont pas exploitées pour la planification de l’activité. Par exemple, le chef d’atelier doit ressaisir les absences dans le planning de production.

De plus, le matériel de saisie des temps de présence ne permet pas en général, de réaliser un suivi des opérations réalisées dans l’atelier.

Si elles sont ergonomiques et rapides à mettre en place, ces solutions restent cependant chères et ne remplissent pas tous les besoins des PMI.

Suivi de production

Le suivi de production recouvre des problématiques très diverses dans les PMI :

  • Saisie des temps par ordre de fabrication (OF) afin de comparer le devis et le réalisé
  • Suivi de la production pour connaître les en-cours et l’étape de fabrication de chaque pièce ou de chaque lot
  • Suivi de production pour vérifier l’avancement et la tenue des délais
  • Qualité
  • Traçabilité de la production

Parfois le suivi de production est un mixte de ces différentes problématiques. Il est très différent d’une PMI à une autre selon le type de clientèle, l’organisation interne, la volonté du dirigeant, les certifications auxquelles sont soumises les sociétés.

Ce suivi de production est le cœur de l’activité. Il doit ainsi être adapté à chaque société.

Cette diversité des besoins fait que peu d’acteurs se sont positionnés en temps que spécialistes sur ce créneau. Les éditeurs d’ERP restent ainsi les premiers pourvoyeurs de solutions. Mais celles-ci demeurent cependant souvent onéreuses et pas toujours parfaitement adaptées à l’activité.

Suivi de chantier

Certaines PMI mixent plusieurs activités, par exemple du négoce et de la production ou encore de la production et des chantiers d’installation et de réparation, ou bien encore des activités SAV.

Les solutions de saisie doivent pouvoir s’adapter à chaque contexte et en particulier aux activités de chantier. Pour une PMI un chantier représente souvent une équipe autonome de quelques personnes et un suivi par le bureau d’étude qui s’effectue à distance. Cette conduite des opérations est plus difficile qu’en atelier. Les coûts engagés sont également importants avec en particulier les frais de déplacement.

Le suivi du chantier et le suivi des heures, des frais de déplacement sont en général traités séparément avec des feuilles de temps à la semaine et un suivi de chantier qui se fait le plus souvent par oral ou en se déplaçant sur site.

Une solution de saisie permettant de gérer le tout sur un même écran, ou avec deux scénarios de saisie est alors la « solution rêvée » des monteurs, mais aussi des chargés d’affaires et des secrétaires de direction qui sont chargées de cette saisie.

Pour être complète, une telle solution doit pouvoir s’accompagner d’un tableau de bord pour la vérification et d’une fonction d’export vers un logiciel de paye.

De nombreuses applications terrain sont disponibles sur le marché, en particulier des solutions « cloud » qui ont émergé avec cette technologie. Ces solutions sont puissantes et ergonomiques, mais généralement soumises à un abonnement mensuel. Pour être pleinement efficaces, elles doivent être interfacées avec l’ERP.

Réceptions fournisseur, entrées et sorties de stock

Certaines PMI travaillent sans stock alors que pour d’autres la gestion de stock est un élément crucial de la rentabilité. Dans ce cas, la gestion de stock couvre comme le suivi de production des besoins très divers en fonction de chaque PMI.

  • Gestion d’un stock d’alerte, des quantités de mini de ré-appro
  • Multi-dépôts
  • Parfois la traçabilité est également nécessaire à l’activité
  • Parfois c’est la gestion des barres ou des tôles, et en particulier des chutes qui permet des gains importants sur la matière
  • La réception fournisseur peut être une étape importante, ainsi que le suivi qualité des fournisseurs avec une notation de chaque réception

C’est pourquoi des scénarios associés à la gestion de stock doivent être entièrement configurables en fonction de ces critères, mais également de la façon de travailler de l’entreprise.

On peut alors rencontrer des besoins très divers. De plus, certaines informations peuvent êtres obligatoires ou optionnelles selon la politique de la société ou des clients ou encore du type d’article. Voici ci-dessous quelques exemples de scénarios :

  • Réception fournisseur avec notation du fournisseur obligatoire
  • Sorties de stock sur OF
  • Mouvements entre entrepôts
  • Entrée de stock avec numéro de lot
  • Sortie de stock avec numéro de barre

De nombreuses solutions de gestion de stock existent, en version classique ou hébergée. Les éditeurs ERP proposent également une gestion intégrée.

Le passage à la mobilité est réalisé avec des appareils qui peuvent être propriétaires. Ce choix est important car le coût d’un appareil avec douchette se révèle élevé, et il vaut mieux consulter et essayer un ou deux appareils avant de faire son choix. Une alternative est d’utiliser des smartphones bon marché, mais cette solution est peu usitée dans les ateliers du fait de leur fragilité et des risques de perte ou de vol. L’idéal est d’opter pour une solution logicielle multi-plateforme permettant de choisir le matériel en fonction de son ergonomie et des besoins de la société.

SAV et maintenance

Le SAV et la maintenance concernent un grand nombre de PMI et représentent une activité stratégique. En effet, si le niveau des nouvelles affaires n’augmente pas forcément, le parc installé s’accroît mécaniquement au fil des ans et l’activité de Service (pièces de rechange, SAV, maintenance préventive) devient un pilier stratégique de l’entreprise.

Ainsi, une société tournée au départ vers la production peut croître ensuite sur une activité de maintenance et de SAV qui prend de l’ampleur au fil du temps.

Dans ce cas, il n’est pas rare que les personnels d’atelier soient amenés à intervenir sur site, chez les clients. Pour d’autres, les équipes de chantier réalisent également le SAV. Enfin certaines PMI ont des équipes dédiées ou sont spécialisées sur ces marchés.

Les besoins en suivi de maintenance sont là aussi nombreux et divers :

  • Préparation et planification des interventions
  • Suivi des commandes SAV
  • Compte-rendu d’intervention
  • Sortie des pièces utilisées lors de l’intervention
  • Suivi des temps
  • Saisie des frais de déplacement
  • Facturation

Les solutions de mobilité pour le suivi des interventions SAV ont fleuri depuis quelques années. Ce sont pour l’essentiel, des solutions dédiées qui sont de ce fait peu ou pas reliées aux autres activités. Elles s’adressent en priorité aux moyennes et grandes entreprises, avec des équipes de maintenance ou d’intervention présentes sur tout le territoire.

Dans les PMI, le besoin est ponctuel ou ne concerne que quelques personnes. Dans ce cas, les solutions dédiées ne sont pas toujours adaptées ou peuvent être très coûteuses sur le long terme.

Une solution flexible et abordable doit couvrir des besoins tels que :

  • Saisie du temps passé pour l’intervention
  • Saisie des pièces utilisées
  • Émission d’un compte-rendu d’intervention
  • Émission d’une facture pro forma

La solution HERAKLES Mobilité

On constate à travers les exemples précédents que les besoins des PMI sont extrêmement divers et variés. Il faut également tenir compte des coûts d’investissement qui doivent rester limités, mais surtout de la nécessité de mettre en place une solution évolutive et capable d’adresser des sujets variés : gestion de présence, suivi de production et réception fournisseur par exemple.

Avec HERAKLES Mobilité, la saisie devient digitale et s’effectue à l’aide d’appareils mobiles ou sur navigateur. Entièrement intégrée au progiciel ERP GPAO, ce nouvel outil permet un important gain de temps et de productivité. Basé sur la technologie Web (HTML55 et CSS3) dans un environnement multi-plateforme, HERAKLES Mobilité fonctionne sous Android (à partir de la version 4.1) mais peut également être déployé sur iOS et Windows Phone et est également accessible via le navigateur Google Chrome.

HERAKLES Mobilité : type d’appareils compatibles  

HERAKLES Mobilité fonctionne sur :

  • Smartphone ou tablette (avec ou sans douchette code-barres)
  • PDA avec lecteur code-barres intégré
  • PC ou station avec Google Chrome installé (avec ou sans douchette code-barres)

 

En savoir plus

Une solution économique, flexible et personnalisée

Un ERP « prêt à porter » et des scénarios « haute couture »

L’ERP est le moteur d’une entreprise. Il gère la chaîne commerciale, les activités de production, d’achat, et de maintenance. Il permet également le pilotage de l’entreprise.

HERAKLES est un ERP dédié aux PMI. Il offre des possibilités étendues de paramétrages étendus afin de s’adapter aux métiers et activités des PMI. Des développements ne sont en général pas nécessaires. Ce qui permet de garantir un support et une maintenance de qualité, à un coût raisonnable, tout en collant au plus près des besoins.

Les scénarios de saisie d’HERAKLES MOBILITE sont au contraire entièrement personnalisables. Il est dès lors possible d’opter, soit pour une adaptation de scénario existant, soit pour une création spécifique. HERAKLES est en mesure de répondre aux besoins spécifiques de chaque structure. Plusieurs catégories de scénarios sont disponibles :

  • Gestion de présence
  • Saisie atelier par OF et opération
  • Réception fournisseur
  • Entrée/Sortie de stock
  • Mouvement de stock et changement de localisation
  • Saisie de la préparation des expéditions client
  • Inventaire
  • Suivi de chantier et des temps
  • SAV

Mode connecté ou déconnecté  

Afin d’offrir aux PMI une ergonomie optimale, HERAKLES Mobilité fonctionne en mode connecté ou déconnecté.

En mode connecté : l’appareil mobile communique en permanence avec le réseau de l’entreprise via une connexion Wifi ou GSM. Les échanges avec la base de données peuvent ainsi s’opérer en temps réel et les données sont intégrées à la base à chaque validation de pointage.

En mode déconnecté : les données sont stockées en local lors de la saisie. La mise à jour s’effectue ensuite, soit automatiquement, soit manuellement, dès lors que la connexion est de nouveau disponible.

 

De la haute couture à coût maîtrisé

Le coût licence d’un scénario est compris entre 600 et 900 €, selon sa complexité. Il faut à cela ajouter l’adaptation et la mise en place qui représentent 1 à 2 jours. Le coût licence par appareil supplémentaire est compris entre 150 et 210 €.

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