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Les 5 secrets du ministère pour bien ficeler son dossier de crédit impôt recherche

Arnaud Dumas , ,

Publié le

Le Crédit d’impôt recherche entraîne son lot de paperasse nécessaire pour justifier des travaux de R&D réalisés. Le ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation donne quelques conseils pour savoir mieux présenter son dossier aux experts scientifiques qui l’examineront.

Les 5 secrets du ministère pour bien ficeler son dossier de crédit impôt recherche
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© D.R.

Le contrôle du Crédit d’impôt recherche (CIR) n’est pas uniquement fiscal. Le ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation a aussi son mot à dire pour déterminer l’éligibilité des projets de R&D à la fameuse niche fiscale. Son angle d’attaque ? Le fonds du dossier. Les experts nommés par le ministère vérifient en détail les avancées scientifiques que l’entreprise prétend avoir réalisées. "Un projet éligible au CIR doit porter une innovation technique, mais aussi une notion d’incertitude et des verrous technologiques", rappelle Eric Minoux, senior manager de Wavestone, un cabinet de conseil en CIR référencé par le Médiateur des entreprises. Quelques bonnes pratiques permettent de faciliter le travail avec les experts du ministère et s’assurer que son CIR ne sera pas retoqué.

1- Constituer son dossier au fur et à mesure

Compiler les pièces justificatives, calculer les dépenses au plus juste, détailler les projets de recherche… l’élaboration du dossier de CIR peut se révéler fastidieuse. "Nous sommes toujours surpris quand les entreprises élaborent leur dossier au moment du contrôle, s’étonne Maryline Rosa, de la direction générale de la recherche et de l’innovation au ministère. Normalement, pour faire sa déclaration de CIR, il faut déjà avoir les justificatifs pour bien la remplir."

Il est important de réunir ces pièces justificatives tous les ans sur un projet donné, pour ne pas devoir courir après au moment du contrôle. Au risque que les équipes aient changé et que les pièces soient perdues.

Le dossier de justification doit permettre de convaincre l’expert que le projet a permis de faire avancer l’état de la science. Il doit comporter des éléments de contexte (présentation de l’entreprise, contexte économique, rescrits en cours, etc.) et des éléments précis sur le projet financé. Chaque projet de R&D doit faire l’objet d’une fiche propre mentionnant le début et la fin du projet, son coût, les verrous scientifiques qu’il envisage de faire sauter et l’état de l’art.

Enfin, le dossier présente le détail des dépenses réalisées. Les frais liés au personnel en constituent la majeure partie et il faut pouvoir justifier de leur participation à un projet scientifique. Fournir le diplôme n’est pas forcément obligatoire, un CV ou une fiche de poste peuvent suffire à prouver que la tâche de la personne est vitale pour la R&D.

2- Etre précis sur son secteur d’activité

La fiche projet doit mentionner les mots clés qui permettront de déterminer quel expert étudiera le dossier. Un point crucial à ne pas négliger. "Il ne faut pas rester sur un mot clé trop général, il faut rentrer dans le détail du secteur pour nous permettre de trouver le meilleur expert possible", souligne Maryline Rosa.

Plus l’entreprise ajoute de mots clé pour définir le domaine de sa recherche, plus le ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation pourra attribuer un expert connaisseur du secteur d’activité. Le dialogue éventuel pendant le contrôle s’en trouvera facilité.

3- Rendre la présentation du projet attractive pour l’expert

"Nos experts analysent les dossiers avant tout par curiosité scientifique, parce qu’ils veulent connaître les avancées technologiques d’un domaine, explique Maryline Rosa. Donc il faut savoir attirer leur attention." Pour être attractif,  le dossier doit donner les éléments suffisamment détaillés pour que l’expert comprenne l’essence du projet de recherche. Il faut donc à la fois être concis, précis et ne pas faire de généralités sur la politique R&D de l’entreprise.

Le ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation dispose d’une base d’environ 500 experts, des chercheurs académiques des laboratoires publics. Ces personnes se portent en général volontaires parce qu’elles sont intéressées par les évolutions de la recherche scientifique. Tous ont signé une charte pour éviter les conflits d’intérêts dans les dossiers qu’ils devront examiner. Leurs connaissances scientifiques leur permettent de traiter d’égal à égal avec les entreprises.

"Les réunions d’expertise sont devenues des réunions d’échange, remarque François Pistre, l’ancien directeur délégué du CIR chez Renault. La discussion est très franche et même quand nous ne sommes pas d’accord avec un avis, cela reste une discussion entre professionnels."

4- Impliquer les chefs de projet

"Le dossier doit décrire et expliquer chaque opération de R&D", rappelle Maryline Rosa. Il sera lu par un scientifique, il doit donc être précis et entrer dans les détails. Les départements fiscalité et ressources humaines de l’entreprise peuvent être mobilisés pour faire la demande de Crédit d’impôt recherche. Mais ils ne suffiront pas.

"Les fiches techniques doivent être rédigées par les experts des métiers, insiste Eric Minoux, de Wavestone. Cela ne peut pas être fait uniquement par un responsable du CIR." Le chef du projet de R&D sera le meilleur rédacteur du dossier.

5- Travailler avec ses sous-traitants

Les grands projets de R&D impliquent souvent plusieurs sociétés. Le donneur d’ordres et ses sous-traitants peuvent chacun prétendre à une part du crédit d’impôt. Encore faut-il le justifier. "Il est essentiel pour chaque déclarant de démontrer sa participation au projet et de justifier des verrous qu’il a lui-même levés", soutient Maryline Rosa.

Le sous-traitant ne peut pas se contenter de décrire le projet dans sa globalité. Il doit détailler la partie précise sur laquelle il a travaillé, et la plus-value que ses équipes de recherche ont apportée.

Les donneurs d’ordres et sous-traitants ont aussi tout intérêt à se concerter sur leur déclaration. Les deux doivent se mettre d’accord sur l’éligibilité de leur projet au CIR. Les experts peuvent faire des recoupements entre les dossiers, si l’un considère que les dépenses ne sont pas éligibles, l’autre prendra un risque en les déclarant pour obtenir le crédit d’impôt…

 

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