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Comment élaborer son plan anti-corruption

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Depuis juin, la loi Sapin 2 oblige les entreprises de plus de 500 salariés à mettre en place un dispositif anti-corruption interne. Une nouveauté pour nombre d’ETI.

Comment élaborer son plan anti-corruption
En adoptant dès 2010 la norme ISO 26000, le fabricant de meubles Majencia avait devancé la loi Sapin 2, qui impose un arsenal juridique pour moraliser les affaires.

Plus question de faire l’autruche face au risque de corruption. Depuis le 1er juin, la loi Sapin 2 oblige les entreprises de plus de 500 salariés et 100 millions d’euros de chiffre d’affaires à se doter d’un plan interne de lutte contre la corruption. Mise en place d’un dispositif d’écoute des lanceurs d’alerte, écriture d’un code de bonne conduite… La loi liste huit mesures précises à suivre [lire ci-dessous]. Contrairement aux grands groupes, qui disposaient déjà d’un arsenal en la matière, les entreprises de taille intermédiaire ne sont pas toutes prêtes, loin de là. « Nous venons à peine de commencer la démarche, car nous avions des projets à mener sur d’autres fronts », reconnaît Régine Larcher, la directrice financière de Biolandes, un producteur d’huiles essentielles. Pas de panique, la nouvelle Agence anti-corruption, chargée de vérifier la mise en œuvre des plans anti-corruption, ne devrait pas commencer ses contrôles avant 2018. Mais ce n’est pas une raison pour ne pas démarrer dès maintenant.

1. Mobiliser le Comex

Pour être efficace, la démarche anti-corruption doit infuser dans toute l’entreprise. Et être soutenue d’en haut dès le départ. « L’exemplarité est primordiale. La direction doit être irréprochable », insiste Vincent Gruau, le patron du fabricant de meubles Majencia, qui a devancé la loi en adoptant la norme ISO 26000, qui prévoit des dispositifs proches de la loi. « Le top management et le conseil d’administration doivent prendre position », insiste Jean-Marie Pivard, le vice-président de l’audit interne du groupe Publicis et président de l’Institut français de l’audit. Même si la loi ne l’y oblige pas, la direction peut désigner un responsable du plan anti-corruption en interne, afin de faciliter le suivi de son déploiement. Car le chantier dépasse la seule direction juridique, mais implique également l’audit, les ressources humaines, la direction commerciale, la comptabilité.

2. Identifier ses risques propres

Difficile de lancer de front les huit chantiers prévus par la loi. La priorité, c’est de réaliser la cartographie des risques avec soin. Cela afin de doser les efforts à réaliser et d’identifier les sources de danger potentiel. « La procédure permet de savoir ce qui est le plus risqué et de prévoir des procédures spéciales quand un drapeau rouge se lève », détaille Baptiste Pécriaux, le responsable entreprise au sein de l’ONG Transparency International. Recenser les cas suspects dans l’entreprise ou chez des concurrents aide à faire un premier état des lieux. Publicis ne partait pas de zéro, toutefois le dispositif a été complété grâce à la loi. « Une cartographie existait sur d’autres risques, mais pas clairement sur la corruption », reconnaît Jean-Marie Pivard. Dans son bureau, le directeur de l’audit a affiché la carte des pays les plus risqués, réalisée par Transparency International. Attention : l’évaluation des risques doit également s’étendre aux clients, aux fournisseurs et aux intermédiaires. « Il faut associer les opérationnels et remettre régulièrement à jour la cartographie », poursuit Baptiste Pécriaux.

3. Formaliser ses démarches

Décliner les autres mesures peut prendre un peu plus de temps. L’enjeu est de montrer que l’entreprise a enclenché le processus. Le code de conduite, qui liste les règles en matière de cadeaux, limités par exemple à 30 euros chez Majencia, et les comportements refusés par l’entreprise, doit être intégré au règlement intérieur, ce qui oblige à respecter les délais de consultation du personnel. Idem pour la formation des cadres. Publicis est en train d’élaborer un programme en e-learning, pour ses cadres et ses commerciaux. Solocal (ex-Pages jaunes, 4 500 salariés) a déjà identifié la cinquantaine de postes à risque qu’il va devoir former en faisant appel à un prestataire. La mise en place d’un dispositif de lanceur d’alerte ne sera, en revanche, obligatoire qu’à partir de janvier 2018. Et la mesure n’est pas la plus compliquée. Une adresse e-mail gérée par un responsable identifié dans l’entreprise peut suffire. Dans l’ensemble, les mesures à mettre en place sont très formelles. Pour anticiper les contrôles, mieux vaut documenter tous les dispositifs et archiver les due diligences réalisées. Histoire de garder des traces. « On a créé des contraintes, mais le formalisme ne résout pas le problème », s’énerve Vincent Gruau. Autre impératif : faire vivre le dispositif dans la durée. « La loi revient à créer un outil de contrôle interne. C’est utile, mais il faut se laisser le temps pour faire le bilan des procédures déjà en place et de celles qui manquent. Il faut entrer dans une démarche d’amélioration », souligne Régine Larcher.

4. Transformer la contrainte en opportunité

La mise en place d’un dispositif anti-corruption peut aussi être l’occasion de revoir plus largement les pratiques de l’entreprise. Ou de passer des messages au top management. Au sein du groupe Solocal, la démarche a ainsi permis d’accélérer le plan contre le risque de fraude, sur lequel l’entreprise planchait déjà depuis l’été dernier. « Nous en avons fait une vraie opportunité pour convaincre le Comex que le plan anti-corruption pouvait être élargi à la fraude, qui représente un risque plus important pour l’entreprise », souligne Loïc Le Roy, le directeur de l’audit et des risques de Solocal. L’argument a porté.

5. S’appuyer sur des ressources extérieures

L’ONG Transparency International a édité un livret d’une quarantaine de pages pour aiguiller les PME et ETI les moins armées dans l’application de la loi Sapin 2 et les sensibiliser aux bonnes pratiques. Elle prépare aussi un mooc sur le sujet. Il est également possible de se tourner vers l’Agence française anti-corruption. Conseiller les entreprises fait partie de ses missions, même si l’agence, créée en mars, n’est pas encore pleinement opérationnelle. « Ce n’est pas parce qu’une entreprise nous demande des conseils qu’elle ne sera jamais contrôlée. Mais notre rôle est de faire de la prévention », assure Charles Duchaine, le magistrat à sa tête. Sa doctrine va se construire au fur et à mesure, mais ses premières recommandations devraient être publiées à l’automne. Mieux vaut suivre ses conseils. En cas de manquement, les entreprises risquent une amende jusqu’à 1 million d’euros. 

Les huit mesures obligatoires

  • Rédiger un code de conduite intégré au règlement intérieur.
  • Mettre en place un dispositif de recueil d’alertes internes.
  • Réaliser une cartographie des risques remise à jour régulièrement.
  • Évaluer les clients, les fournisseurs et les intermédiaires.
  • Mettre en place des procédures de contrôles comptables.
  • Former ses cadres et ses personnels les plus exposés à la corruption.
  • Définir des sanctions pour les salariés qui ne respectent pas le code de conduite.
  • Créer un dispositif de contrôle interne des mesures mises en œuvre.

 

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