Economie

[Avis d'expert] Dématérialiser vos factures, une opportunité pour la transformation digitale

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Publié le , mis à jour le 23/03/2020 À 16H20

Tribune Les entreprises françaises utilisent encore les envois de factures à 80 % en format papier. Alors que la réglementation en vigueur a fait passer les prestataires de l’État à la facturation électronique via le portail Chorus Pro, l’article 153 de la Loi finance 2020 devrait étendre cette mesure à l’ensemble des entreprises du secteur privé. Une opportunité pour l’industrie qui peut anticiper cette évolution dès aujourd’hui, selon Ouafa M'Hamed, chef de produit chez Quadient France.

[Avis d'expert] Dématérialiser vos factures, une opportunité pour la transformation digitale © Quadient

Dématérialisation des factures : du B2G au B2B

Au premier janvier 2020, le dernier volet de la loi de modernisation de l’économie (2008) est entré en vigueur. Progressivement mis en place depuis 2017, il assujettit désormais tous les fournisseurs d’État, quelle que soit leur taille, à la dématérialisation des factures via le portail Chorus Pro.

Dans la continuité de cette mesure, l’article 153 de la Loi Finance 2020 propose d’élargir et de généraliser la dématérialisation des factures à destination des entités privées. Depuis septembre 2019, le projet est soumis à l’État afin de définir les modalités de mise en place. Il pourrait entrer en vigueur à horizon 2023 – 2025.

Si l’échéance semble encore lointaine, c’est pourtant dès aujourd’hui que ce changement peut être anticipé. Cette évolution de la réglementation est une opportunité, pour l’industrie, d’envisager la dématérialisation des factures comme un premier pas vers la digitalisation de l’organisation, particulièrement stratégique dans un secteur en profonde transformation.

Une opportunité pour l’industrie

Aujourd’hui, l’industrie concentre tous ses efforts de transformation digitale sur la chaîne de production et la recherche. À travers la modernisation des équipements, l’ajout d’intelligence dans la logistique et l’optimisation des process, l’enjeu est, pour elle, de pouvoir rester compétitive en pleine ascension de la « smart industrie ».

Dans ce contexte d’industrie 4.0, la transformation digitale du secteur se fait à plusieurs vitesses : cette course à la réduction des coûts et à l’augmentation des marges pousse les industriels à tourner leur regard vers la concurrence, et à implémenter la digitalisation via des leviers destinés à produire davantage à moindre coût. Pourtant, la dématérialisation des factures peut être un premier pas, plus facile d’accès, pour aider l’industrie à entrer dans l’ère digitale, notamment en allégeant des tâches qui pourraient être automatisées.

Dans un écosystème qui évolue aussi vite, l’industrie doit être à la hauteur de « l’usine 4.0 » qu’elle revendique. Pour cela, elle doit dépasser l’idée que la dématérialisation des factures est coûteuse et contraignante à mettre en place, et l’envisager davantage comme le point de départ de sa transformation digitale.

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5 étapes pour mettre en place la dématérialisation

La digitalisation des directions financières a de nombreux bénéfices. Elle permet notamment de raccourcir les délais de recouvrement, d’optimiser le pilotage de la trésorerie, de déléguer des tâches plus valorisantes à ses collaborateurs, ou tout simplement de réduire les risques d’erreur dans les processus de facturation, et donc les délais de règlement. Le choix de l’outil est toutefois crucial : il doit être collaboratif et ergonomique pour traiter et automatiser les factures, mais aussi garantir leur traçabilité et simplifier leur validation depuis un device mobile ou en dehors du bureau.

Il est recommandé de se lancer dans un projet de transformation digitale à partir d’une vision globale de ce dernier. Plusieurs points préalables sont en effet essentiels tel que l’accompagnement au changement de ses collaborateurs.  Ceux-ci sont alors plus réceptifs et pleinement conscients de l’impact positif que la dématérialisation peut avoir sur leur quotidien. Ce projet de dématérialisation des factures doit être progressive, et peut se faire en cinq étapes.

1. Auditer les processus actuels pour connaître l’organisation actuelle et ses ressources, faire le point sur son SI, inventorier la nature et les volumes des documents concernés.
2. Assainir le CRM et bien identifier les circuits de validation afin d’optimiser les process envisagés.
3. Choisir un canal de diffusion simple et accessible à tous, selon le type de dématérialisation que l’on souhaite mettre en place : email, portail, …
4. Tester l’outil et le nouveau processus sur un échantillon de la population ciblé afin d’éviter les mauvaises surprises lors du déploiement.
5. Mettre en place un « change management » pour accompagner les collaborateurs dans cette transformation et s’assurer de la bonne implémentation des nouveaux process et outils.

L’industrie a tout à gagner à commencer, dès maintenant, sa transformation digitale. Les bénéfices seront triples : anticiper l’entrée en vigueur de l’article 153 de la Loi Finance permettra de prendre une longueur d’avance sur les concurrents, d’instaurer une conduite du changement en douceur en favorisant l’adhésion des collaborateurs et, plus concrètement, d’activer un premier levier moins coûteux, mais économiquement très efficace.

 

Ouafa M'Hamed, chef de produit chez Quadient France

Les avis d'expert sont publiés sous l'entière responsabilité de leurs auteurs et n'engagent en rien la rédaction de L'Usine Nouvelle.

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