Tordons tout de suite le cou à un mythe tenace : l’email est source d’émissions de gaz à effets de serre de second ordre. En effet, un utilisateur intensif qui envoie 200 mails par semaine générera une quarantaine de kilos de CO2 par an, soit l’équivalent d’un steak de bœuf de 100 grammes.
La vraie raison qui devrait nous pousser à réduire l’utilisation des emails est davantage le temps qu'ils nécessitent : un cadre pourra passer deux heures par jour à lire ou écrire des mails, dont 30 à 50% pourraient être économisées par une pratique plus efficace de la messagerie électronique. Ces pratiques sont simples, et pourtant étonnamment peu répandues, ce qui fait de l’email une source importante de sous-productivité : interruptions intempestives (la bonne pratique est de supprimer les notifications souvent définies par défaut et ne consulter sa boite qu’entre deux tâches), messages inutiles (un grand nombre de messages sont mal ciblés ou tout simplement superflus, quand il ne s’agit pas de spams) ou mal structurés (objet peu clair, texte trop long ou confus).
Huit règles simples
Règle 1 : préférer d’autres moyens de communication
Avec le télétravail, la part de la communication directe tend à se réduire par rapport à la messagerie électronique, parfois à tort. La première règle consiste donc à se demander si d’autres modes de communication (chat, appel téléphonique, …) ne seraient pas plus adaptés. C’est notamment le cas :
- Quand le sujet à traiter est complexe et nécessite la prise en compte de plusieurs points de vue ;
- Quand il est clair que l’email ne permet pas de converger - on peut citer la règle des "3 emails" : si un même sujet conduit à 3 emails ou plus dans un temps réduit, c’est généralement le bon moment de prendre son téléphone ou de caler un chat.
Règle 2 : limiter le nombre de destinataires
Le nombre de destinataires doit être le plus proche possible de un, avec une utilisation appropriée des différents niveaux (destinataires, destinataire en copie, destinataires en copie cachée qui échapperont aux échanges de mails ultérieurs).
Règle 3 : un objet clair et une finalité exprimée par un trigramme
Le titre de l’email doit donner les éléments essentiels ; l’objet, la date limite et le type d’action attendue. Une bonne pratique est l’usage de trigrammes consistant à mettre en début d’objet 3 lettres qui indiquent la suite attendue à l’email :
- URG : Lecture et action urgentes attendues.
- ACT : Action attendue du destinataire
- MOM : Message contenant un ordre du jour, des documents de séance ou un compte rendu de réunion
- INF : Message pour information n’entrant pas dans une des catégories précédentes. L’usage de ces trigrammes force au passage le destinataire à se demander si un email est nécessaire : en effet si on n’en attend rien, alors peut-être faut-il se dispenser d’envoyer un message !
Règle 4 : un message simple et facile à lire
L’essentiel de l’information doit tenir dans les premières lignes qui apparaissent dans la fenêtre d’aperçu d’un email. Le message doit éviter de consulter d’autres informations ou de poser des questions évidentes (qui fait quoi pour quand).
Règle 5 : éviter les pièces jointes
Autant que possible, les pièces jointes doivent être évitées : il est préférable de mettre les éléments essentiels dans le corps du texte, et les fichiers partagés dans un répertoire commun (ce qui évitera de dupliquer le fichier en autant de copies que de destinataires). Quand des pièces jointes sont présentes, utiliser des conventions de nommages claires : format «Sujet - Date - Numéro de Version» et texte permettant de comprendre le contenu du fichier.
Règle 6 : des réponses efficaces
Une réponse efficace suit les règles précédentes - notamment l’absence de réponse quand elle n’apporte pas d’information, et le ciblage de la réponse (éviter le "répondre à tous").
Règle 7 : faire attention aux messages avec un grand nombre de destinataires
Une attention particulière doit être portée à l’efficacité des messages avec un grand nombre de destinataires (communication interne notamment) - clarté du plan et du contenu, relecture par plusieurs personnes représentatives de la cible du message (de langues ou de niveau d’expertise différents).
Règle 8 : diffuser des statistiques pour mesurer le progrès
L'exemple ci-après permet à chacun de se positionner en nombre d’emails par jour (week-end compris), et à chaque service de comparer ses pratiques et d’en suivre l’amélioration au cours du temps.
Et vous, quels sont vos conseils pour réduire le temps perdu avec les emails?
