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La gestion des projets complexes

Le blog de Rodolphe Krawczyk

Si un bateau met 10 jours pour arriver à New-York, 10 bateaux mettent…

Publié le

Si un bateau met 10 jours pour arriver à New-York, 10 bateaux mettent…
© Patrick Brinksma - Unsplash

1 jour, n'est-ce pas ? Ce raisonnement absurde et bien connu est pourtant décliné très souvent dans les projets complexes, quand l'échéance finale approche et que l'inquiétude de ne pas livrer à temps devient une certitude qu'on espère contrer en renforçant les équipes déjà en place : mais ce qu'on croit être un remède peut se révéler pire que le mal.

Dans un article de ce blog paru en janvier 2019 (La pression financière : coûts bas à tout prix), j'avais évoqué le mouvement brownien créé par des équipes devenues pléthoriques et retardant les prises de décision. Ce surdimensionnement des équipes ne se produit cependant pas dès le début de l'activité (par exemple réponse à un appel d'offres ou exécution d'un contrat) : il est systématiquement dû au retard pris dans l'activité en question, lorsque celle-ci est soumise à une date de livraison dont le non-respect pourrait entraîner des conséquences néfastes pour l'entreprise (non remise de l'offre ou pénalités financières dans les deux exemples cités plus haut).

Il s'ensuit alors un effet domino dont chaque étape a sa propre logique dont il est bien difficile de sortir :

Etape 1 : la course au planning et à la finance à laquelle je m'attaque régulièrement au travers des articles de ce blog aboutit à la création d'une équipe sous-dimensionnée en termes de ressources humaines et calendaires (le célèbre flux tendu…), d'où un impact négatif sur la qualité du travail et/ou les résultats attendus.

Etape 2 : cet impact négatif demande à être corrigé, et du fait de la "deadline" (cette fameuse date limite de la plupart des activités industrielles modernes), le seul moyen qui vient à l'esprit est de renforcer l'équipe dont on se rend compte (enfin !) qu'elle est sous-dimensionnée. Et là surgissent deux problèmes :
- Il faut d'abord trouver les renforts disponibles, ce qui est loin d'être évident compte tenu de la généralisation, au cours des dernières décennies, du concept de flux tendu appliqué aux activités industrielles.
- La date limite, elle, n'a pas bougé pour autant…

Etape 3 : quand on a trouvé les personnes destinées à renforcer l'équipe, on lui annonce qu'elle va bénéficier de supports pour l'aider à boucler ses tâches. Problème : elle a justement le nez dans le guidon et ne voit pas forcément d'un bon œil l'arrivée d'"externes" qu'il va d'abord falloir former ou informer...

Etape 4 : l'équipe en place prend encore un peu plus de retard puisque la mise au courant des supports ne peut être assurée que par elle… Et là s'ouvrent deux alternatives :
- si la mise en œuvre des renforts a lieu suffisamment tôt dans le déroulement de l'activité, le retard supplémentaire est vite absorbé et, les renforts "se fondant" dans l'équipe, le retard initial est compensé et la date limite respectée… ouf !
- dans le cas contraire, on peut être amené à faire appel, mais forcément plus tard, à de nouveaux renforts, ce qui conduit à une spirale pernicieuse source d'un véritable mode panique où une pléthore de personnes par ailleurs compétentes travaillent de façon déstructurée, la cohérence de l'ensemble des résultats étant assurée tant bien que mal au dernier moment par quelques experts triés sur le volet.

Dans cette étape, on comprend que le moment optimal du renforcement de l'équipe et la taille optimale du renfort sont deux paramètres particulièrement difficiles à maîtriser :
- trop tôt et trop nombreux (ce qui est rare, surtout les deux combinés) et les coûts vont monter…
- trop tard et pas assez nombreux, et cela ne sert plus à rien…
- entre ces deux extrêmes, il y a trop tôt et pas assez nombreux, trop tard et trop nombreux…
- bref, comme disait Sempé, rien n'est simple…

Tant que nos entreprises modernes fonctionneront, malheureusement malgré elles, sur ce mode du flux tendu créé par des contraintes calendaires et financières exagérées (que j'avais dénoncées en 2017 dans un article de la Tribune "La chaîne du mensonge et la perte de la notion du temps dans les entreprises"), nous continuerons à entretenir ces mouvements browniens finalement eux-mêmes générateurs de retards et de surcoûts… Et dans les dernières semaines qui précèdent les fatidiques dates limites, nous ne manquerons pas de repenser à ces vers adaptés de Corneille :

Nous étions moins de dix, mais par un prompt renfort,
Nous fûmes plus de cent à gémir sous l'effort…

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