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La gestion des projets complexes

Le blog de Rodolphe Krawczyk

Obeya ! Obeya ! Obeya ! Morne salle…

Publié le

Obeya ! Obeya ! Obeya ! Morne salle…
© Pixabay

La m(éth)ode Obeya bat son plein dans les grandes entreprises, pour la gestion au quotidien des grands programmes: mais son efficacité pour résoudre les problèmes de l'ingénierie des systèmes complexes semble loin d'être prouvée…

Obeya, créée, comme son nom l'indique, par les Japonais, est une méthode de management mise en œuvre en particulier chez Toyota pour ses chaînes de production automobiles. Elle fait partie de ce qu'on appelle le "lean manufacturing" (terme anglais forcément "trendy" dans le jargon du management moderne, tout comme le "lean management"; la mode est au dégraissage, depuis le mammouth jusqu'à la gestion et à la production…).

Elle fonctionne comme ceci : l'équipe projet se réunit dans une salle dédiée (souvent intitulée "war room"… no comment !) où l'on échange chaque jour (car la réunion Obeya doit être quotidienne) les informations projet, sur la base de visuels simples (tableaux, graphiques, plannings) de façon très directe, ce qui raccourcit considérablement les temps d'échange par rapport aux courriels et aux réunions "classiques" (Toyota prétend avoir raccourci son cycle de développement automobile à 20 mois, contre 36 mois pour ses concurrents). On utilise pour cela des post-it, chacun relatif à un sujet précis, qu'on déplace lors de chaque réunion en fonction de l'avancement: plus précisément, si le sujet a été traité, le post-il disparaît, sinon, il est déplacé à la date à laquelle le sujet devrait être finalement traité (cela signifie d'ailleurs qu'il y a eu du retard, d'où une action à mettre en œuvre pour pallier la raison du retard, ce qui souvent génère de facto la création d'un nouveau post-it).

Avantage indéniable: l'information circule très vite, de façon moins formelle que lors de réunions interminables, parce que les gens communiquent directement, et les réunions Obeya ne durent qu'une demi-heure à une heure.

Mais… l'application d'Obeya en Europe de façon presque aveugle à de nombreux processus de développement des projets complexes, notamment l'ingénierie, nuit à l'efficacité de la méthode, et ce d'autant plus que le différentiel culturel est rarement pris en compte dans l'importation brute des outils en vogue…

Commençons par le mobilier: comme la réunion dure peu, les participants n'ont pas besoin de s'asseoir (c'est vrai que si l'on peut s'assoupir plus ou moins discrètement dans une réunion plénière où l'on est assis et en partie caché par son PC, il est plus difficile de dormir debout sans éveiller l'attention de ses autres collègues aussi debout). Cela ne manque pas d'évoquer les bandes dessinées de la vie au bureau de Dilbert: dans l'une d'elles, on décide de supprimer les chaises parce qu'il a été constaté que les réunions où les gens restent debout durent moins longtemps que celles où les gens sont assis; avec Obeya, l'humour a rejoint la réalité !). Qu'on se rassure : dans leur mansuétude, les RH et CHST ont quand même prévu des sièges… mais pas des chaises : des tabourets hauts et sans dossier, que j'ai proposé, sans succès, de nommer "miséricordes" par analogie avec leurs homologues des églises (1)… Pourquoi pas comme prochaine étape le seiza (position à genou typique des salutations au Maître au début et à la fin des cours d'arts martiaux, véritable torture pour les articulations des gambettes de la plupart des Occidentaux), ce qui économiserait au passage les tabourets ?…

Au bout de quelques sessions Obeya, les murs sont recouverts d'une multitude de post-it multicolores, ce qui n'est pas sans amener quelques désagréments :

- comme on finit par ne plus trop savoir ce qui a été écrit de façon télégraphique sur les post-it (ce n'était pas gênant pour les post-it initiaux qui étaient peu nombreux), on décide de mieux détailler chaque post-it avec un nom de demandeur, un nom de responsable, une date de réalisation, une description claire du point à traiter… bref, on réinvente l'"action" des minutes de réunion classiques des grands (et même petits) projets…

- le temps passé sur des sujets toujours plus nombreux et plus détaillés risque d'allonger indûment la durée de la session: alors le débit d'échange s'accélère, on s'énerve, et on décide de traiter les thèmes devenus sensibles dans des réunions dédiées, lesquelles forcément se multiplient (le but d'Obeya n'étant évidemment pas de traiter en profondeur les sujets qui demandent du temps… ah! le temps !... effectivement, le rythme devient vite haletant...) ;

- le risque que les post-it se détachent inopinément du mur où ils sont censés rester affichés est d'autant plus grand qu'à force d'être décalés de jour en jour, leur pouvoir d'adhésion décroît…

- par conséquent, il est fortement déconseillé d'ouvrir la fenêtre de la salle Obeya, afin d'éviter tout courant d'air qui pourrait anéantir des jours, voire des semaines d'affichage méticuleux des précieux post-it ;

- et donc, l'humain étant un animal sudoripare, il est vivement recommandé de tenir les session Obeya le matin, parce qu'en fin de journée, voyez-vous, l'efficacité du groupe et l'esprit d'équipe pourraient être lésés par les effluves d'une salle close (ce qui expliquerait peut-être le nom de "war-room" ?)…

En parallèle de ces sessions Obeya, se reconstitue donc peu à peu le monde classique des réunions techniques et programmatiques où les problèmes ne peuvent être résolus que par les personnes compétentes à qui l'on a donné les ressources utiles, notamment en termes de temps (un de mes dadas, comme l'auront noté les lecteurs des articles de ce blog).

Sans renier les avantages incontestables d'Obeya par la souplesse qu'elle amène et la communication directe qu'elle (ré)établit, il serait judicieux que nous Européens l'adaptions à notre culture et aux processus pour lesquels elle a vraiment été conçue, au lieu de l'appliquer aveuglément à tous les cycles de développement, jusqu'au jour où, après l'avoir rendue totalement inopérante, force sera de recourir à une nouvelle méthode dont l'exotisme restera un atout fondamental pour s'imposer chez nos dirigeants…

(1) Les miséricordes dans les églises sont ces saillies fixées sous les parties mobiles des stalles, et qui permettent aux dignitaires ecclésiastiques de s'asseoir "légèrement" sans quitter en apparence la position verticale.

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