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La gestion des projets complexes

Le blog de Rodolphe Krawczyk

La simplification des processus complexes : un vœu pieux ?

Publié le

La simplification des processus complexes : un vœu pieux ?
© Rodolphe Krawczyk

Les entreprises industrielles vivent régulièrement des cycles : la complexification croissante des processus amène tout naturellement un retour de balancier vers la simplification. Mais ce n'est pas si… simple !

De même qu'après la phase de création de géants industriels est apparue la mode du "Small is beautiful", qui maintenant semble perdre de sa dynamique au profit de méga-fusions visant à créer des super-géants (la dernière en date étant cette de Raytheon et de United Technologies, qui d'ailleurs inquiète Donald Trump, c'est tout dire !), nous vivons aujourd'hui une tentative de "repositionnement" de nos processus vers la simplification (y compris dans l'administration française dont on attend toujours le salvateur choc de simplification…).

Dans l'industrie, et notamment les grands projets soumis à des processus forcément complexes, il est important de comprendre l'origine de cette complexité :
- pour ne pas reproduire les erreurs rencontrées lors de développements précédents, on amende les processus utilisés ;
- en fait, en créant de nouveaux "cas de figure" destinés à "bétonner" ces processus, on ne fait que les complexifier.

Dans les grandes entreprises, les processus de gestion sont devenus parfois une véritable jungle où l'on a souvent le sentiment d'être perdu (d'où cette phrase de Peter Drucker qui fait autant sourire qu'elle devrait faire réfléchir: "Une grande partie de ce que nous appelons management consiste à faire en sorte qu'il soit difficile de travailler").

Le côté pernicieux du phénomène de complexification est qu'il se produit lentement, presque subrepticement… Ce qui déclenche la prise de conscience que le balancier de la complexification est allé trop loin est généralement un événement extérieur: dans le domaine du spatial, l'émergence, aussi rapide qu'inattendue, de SpaceX a bouleversé le domaine des lanceurs, et, par ricochets, celui des satellites. Et même si ce n'est pas Elon Musk qui a créé le New Space (dont j'ai déjà parlé dans un article de ce blog : "L'acceptation des risques: cruel dilemme" paru en décembre 2018), il a contribué à consolider le mouvement de remise en cause des méthodes de travail usuelles du spatial. Avec des conséquences parfois néfastes pour maintes start-ups dont très peu sont bénéficiaires à ce jour, il est bon de le souligner (dans le domaine de l'observation de la Terre, seules Planet et Spire le sont à ce jour…).

Pour les grandes entreprises habituées à leur corpus de processus bien rodés, cette remise en cause est loin d'être évidente : quand on part de zéro, on sait faire simple (et d'ailleurs, je ne suis pas sûr qu'il soit possible de faire compliqué quand on part de zéro, sauf quand on est Shadock…). Au fur et à mesure qu'on gagne en expérience, et qu'on sait tirer les leçons des erreurs passées, on améliore son efficacité par des processus plus complets, mais pas nécessairement complexes… quoique… est-ce une coïncidence si "complet" et "complexe" commencent par les mêmes six premières lettres ? La limite entre complet et complexe est ténue et relève de la subjectivité, donc de l'humain…

Quand il est reconnu jusqu'au niveau le plus haut du management (condition sine qua non) que les processus sont devenus trop complexes, et que pour rester compétitif face à des concurrents qui "surfent" sur les processus au lieu de s'y noyer, il faut se remettre en cause, c'est là que de nouvelles difficultés surviennent: car la complexification des processus formate les utilisateurs et les rend peu réactifs, voire réticents à toute simplification… Un corpus de processus bien rodés, aussi complexes soient-ils, a quelque chose de "confortable" (j'avais évoqué cette "dérive" dans un article de ce blog: "Rigueur, Rigorisme, Régression: les 3 R de la gestion moderne", paru en octobre 2018). Et chaque défenseur d'un processus trouvera toujours de très bonnes raisons, exemple à l'appui, du maintien en l'état de son processus.

Je citerai un exemple vécu récemment: lorsque je me suis attaqué avec un collègue à la simplification d'un cahier des charges standard pour les équipements du spatial, qui avait été jugé "excessif" en termes d'exigences en tout genre, j'en ai découvert une qui m'a littéralement interloqué ; elle stipulait que tout fournisseur, lorsqu'il livrerait l'équipement commandé jusqu'au site du client, devait s'assurer que les dispositifs du conteneur de transport de cet équipement n'avaient pas dépassé leur date de péremption … J'étais surpris parce que ce genre d'exigence me semblait découler de la responsabilité du fournisseur, qui est contractuellement responsable du transport de l'équipement… L'explication était qu'un jour, il y avait eu un problème avec un fournisseur de mauvaise foi qui avait su dégager sa responsabilité (sûrement avec de bons avocats) et depuis, cette exigence avait été rajoutée… Expérience et leçons du passé… La conséquence était une complexification du cahier des charges (car cet exemple était malheureusement loin d'être isolé), induisant de la part de nos fournisseurs une attitude "négative" vis-à-vis de nos cahiers des charges, jugés la plupart du temps beaucoup plus lourds (et donc générateurs de surcoûts) que ceux de nos concurrents….

Il faut préciser que simplifier, c'est donc aussi prendre des risques : dans l'exemple cité, "dégraisser" le cahier des charges, c'était prendre le risque de rencontrer à nouveau un fournisseur jouer la mauvaise foi comme cela s'était produit… mais rares sont les fournisseurs qui agissent de la sorte, et supprimer cette exigence (et d'autres du même type), c'était supprimer les surcoûts liés à des cahiers des charges pléthoriques, avec un gain évident et immédiat: il a fallu néanmoins se battre pied à pied pour arriver à un cahier des charges "raisonnable".

Vouloir simplifier ce qui est trop complexe est louable : il faut par contre avoir présent à l'esprit que plus on part d'un environnement complexe et ancré depuis plusieurs années dans les comportements, plus il est long et difficile (voire impossible) d'atteindre le Graal de la simplification…

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