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Mode multitâche et visioconférence : les pratiques à adopter et à éviter

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Mode multitâche et visioconférence : les pratiques à adopter et à éviter
© Kishan Rahul Jose - Pexels

Avec la pandémie mondiale et le confinement associé, la visioconférence est devenue l’outil de communication principal pour des millions d’individus : discussions à deux ou à plusieurs, réunions de travail, classe virtuelle ou encore apéro-zoom, etc., la “visio” est passée au premier plan pour une grande partie de nos interactions sociales professionnelles.

Le problème est que cet outil, bien qu’il soit précieux car il permet aux individus des interactions sociales plus riches que les autres modes de communication à distance, semble favoriser une pratique parallèle qui n’est pas sans risques : le mode multitâche [1], [2].

Pourquoi cette pratique est-elle aussi répandue pendant les visio-conférences ? Quels sont ses effets et quels facteurs la favorisent ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?

Les conditions sanitaires s’améliorent, mais la tendance semble aller vers les modes de travail hybrides. La visio-conférence va donc s’installer durablement et il est primordial de mieux comprendre cet outil pour l’utiliser à bon escient et protéger ses ressources cognitives.

Le mode multitâche, c’est quoi ?

Il convient tout d’abord de donner une définition du mode multitâche car il englobe deux comportements, souvent confondus : il s’agit de faire plusieurs tâches en même temps ou d’alterner souvent des tâches. Bien que ces deux comportements soient distincts, la littérature scientifique semble indiquer que les effets cognitifs sont similaires. En effet, et contrairement à un neuromythe bien connu, notre cerveau - homme comme femme - n’est pas capable de se focaliser efficacement sur deux tâches en même temps (il existe toutefois des exceptions pour des tâches très simples ou automatisées). Quand on essaye de réaliser deux tâches en parallèle, nous ne faisons en réalité qu’alterner très rapidement d’une tâche à l’autre.

Cette incapacité à travailler efficacement en mode multitâche a inévitablement un impact négatif sur notre efficacité à compléter plusieurs tâches en cours. Buser et Peter [3] ont par exemple démontré que des participant·e·s devant compléter deux tâches distinctes étaient plus efficaces lorsque les tâches étaient complétées l’une après l’autre (mode monotâche) plutôt qu’en parallèle (mode multitâche). Selon les auteurs, le mode multitâche induit un grand nombre d’alternance d’une tâche à l’autre, conduisant à une perte de temps et d’informations (être focalisé·e sur la tâche A nous empêche de capter et traiter efficacement les informations de la tâche B) [4].

Le mode multitâche en visioconférence

En visioconférence, notre propension à faire du multitâche serait relativement élevée. Une étude observationnelle de 2017 indique par exemple qu’environ un tiers des réunions en visioconférence implique d’autres tâches réalisées en parallèle [2]. Le problème est que le mode multitâche en visioconférence favorise l’apparition d’un trouble très médiatisé pendant la crise sanitaire : la "Zoom fatigue", autrement dit une fatigue intense ressentie après une visioconférence [5]. C’est donc un comportement qu’il faut modérer pour soi, mais aussi pour la qualité de la réunion et des décisions qui y sont prises.

Le mode multitâche serait plus fréquent avec la visioconférence pour au moins trois raisons : tout d’abord, contrairement à une réunion physique, orienter notre attention vers notre écran pour exécuter une tâche parallèle ne nous détourne pas de notre interlocuteur·rice de façon manifeste (du fait du positionnement de la caméra, ou de la caméra désactivée). Alors que faire d’autres tâches en même temps pourrait être socialement moins accepté dans une réunion physique, maintenir le regard en direction de l'interlocuteur·rice étant la norme, la visioconférence peut faciliter cette pratique. Ensuite, la visioconférence force de fait à être devant son ordinateur, qui est une source importante de sollicitations ou distractions ; nous avons donc tendance à répondre aux messages ou aux emails reçus, ou à faire une autre activité numérique. Enfin, et c’est un comportement observé principalement pendant la crise sanitaire, une grande partie des interactions sociales se sont transformées en visioconférence, remplissant ainsi l’agenda de réunions pas toujours utiles ou pertinentes pour nous, au détriment d’autres tâches qui sont donc complétées pendant les réunions.

Une équipe de chercheur·se·s a également recensé un certain nombre de paramètres intrinsèques aux réunions qui favorise le mode multitâche [2] : il y aurait ainsi plus de multitâche (I) dans les réunions longues, (II) dans les réunions avec de nombreux participant·e·s, (III) dans les réunions du matin, (IV) dans les réunions du lundi ou encore (V) dans les réunions récurrentes (qui sont programmées toutes les semaines par exemple). On pourrait évidemment expliquer ces constats par les raisons données précédemment. Par exemple, on peut imaginer que dans les réunions du matin ou du lundi, les participant·e·s ont plus d’emails ou de tâches à traiter que le vendredi ou en fin de journée. De la même façon, plus le nombre de participant·e·s augmente, moins la parole est distribuée et l’attention est portée sur nous : notre engagement peut diminuer et nous sommes plus enclin à faire d’autres tâches.

De multiples facteurs semblent donc favoriser le mode multitâche. Ces comportements ne sont-ils imputables qu’à l’outil, autrement dit "on n’y peut rien, il faut faire avec", ou alors la façon dont on s’en sert ou on organise les visioconférences pourraient réduire la propension au mode multitâche ?

Vers une meilleure organisation des visioconférences

Bien que l’outil comporte des désagréments qui peuvent limiter son efficacité dans certaines situations [5], la visioconférence restent néanmoins le mode de communication qui apportent le plus d’informations verbales comme non-verbales pour avoir des interactions sociales de qualité (après les réunions physiques). Il faudrait donc revoir l’utilisation de l’outil et l’organisation des réunions pour réduire au maximum le mode multitâche.

En se basant sur les causes du mode multitâche, il apparaît un certain nombre de bonnes pratiques qui pourrait limiter ce comportement, notamment pour les manageur·se·s. Par exemple, pour limiter le faible engagement dans les réunions et le nombre de participant·e·s, les manageur·se·s peuvent s’assurer que la présence de chaque participant·e est bien nécessaire. Ils peuvent également établir un ordre du jour clair et qui sera transmis avec l’invitation pour que chacun·e accepte en toute connaissance de cause, mais aussi pour que les discussions restent dans les sujets à aborder. Il apparaît aussi pertinent de programmer des réunions courtes, ou avec des pauses, pour permettre de traiter les urgences. Enfin, en plus de ces changements dans les modes de réunion, chacun·e peut limiter les sollicitations numériques en fermant sa boite de réception et en coupant ses notifications pendant les réunions.

En conclusion, le mode multitâche en visioconférence est principalement dû à notre organisation individuelle et collective. Des bonnes pratiques, faciles à mettre place, couplées à une astreinte personnelle pour les respecter, peuvent permettre de limiter ce mode de travail qui peut nuire à notre bien-être et à l’efficacité des réunions.

 

Références

1. E. Peper, V. Wilson, M. Martin, E. Rosegard, and R. Harvey, “Avoid Zoom Fatigue, Be Present and Learn,” NeuroRegulation, vol. 8, no. 1, pp. 47–47, Mar. 2021, doi: 10.15540/nr.8.1.47.
2. H. Cao et al., “Large Scale Analysis of Multitasking Behavior During Remote Meetings,” in Proceedings of the 2021 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems, New York, NY, USA: Association for Computing Machinery, 2021, pp. 1–13. Accessed: Aug. 09, 2021. 
3. T. Buser and N. Peter, “Multitasking,” Exp Econ, vol. 15, no. 4, pp. 641–655, Mar. 2012, doi: 10.1007/s10683-012-9318-8.
4. D. Kahneman, Attention and effort. Prentice-Hall, 1973.
5. J. N. Bailenson, “Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue,” Technology, Mind, and Behavior, vol.2, no. 1, Feb. 2021, doi: 10.1037/tmb0000030.

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