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Employeurs, quelles sont les limites du droit d’accès de vos salariés ?

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Employeurs, quelles sont les limites du droit d’accès de vos salariés ?
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Si le droit d’accès aux données à caractère personnel existe depuis 1978 avec l’adoption de la loi Informatique et Libertés, c’est le Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) qui l’a popularisé. Les acteurs dans le domaine de la santé connaissent bien le droit d’accès des patients à leurs données. Ce droit est toutefois moins connu quand il s’agit de salariés alors que les enjeux sont tout aussi importants.

Pour les salariés, le droit d’accès leur permet de ne pas se contenter de savoir que des données les concernant sont traitées par leur employeur mais d’en obtenir la communication. Au Royaume-Uni, les salariés ont, depuis plusieurs années, fait un usage important de ce droit. Cela a notamment été le cas dans un cadre contentieux ou pré-contentieux.

Alors qu’en est-il en France ? L’employeur doit-il en toutes circonstances répondre favorablement à une telle demande ?

Fort heureusement pour l’employeur, ce droit n’est pas absolu. Le droit d’accès porte en effet sur les données personnelles et non pas sur les documents eux-mêmes.

Néanmoins quand il s’agit de courriels la situation se complique. L’employeur doit fournir tant les métadonnées (horodatage, destinataires…) que le contenu des courriels. Pour autant, le salarié ne peut obtenir la communication de chaque courriel comportant son nom. Un tri doit alors être effectué par l’employeur : 

- Les courriels identifiés comme « personnel » doivent être isolés et communiqués au salarié, sans que l’employeur en prenne connaissance ni qu’aucune information ne soit occultée.

- S’agissant des autres courriels, il convient de distinguer selon que le salarié est expéditeur / destinataire ou non :

  • Si le salarié est l’expéditeur ou le destinataire des courriels, il est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les messages visés par la demande. La communication est donc présumée respectueuse des droits des tiers (secret des affaires, propriété intellectuelle, droit à la vie privée, secret des correspondances, etc.). Dans ce contexte, l’anonymisation ou la pseudonymisation des données relatives aux tiers n’est pas obligatoire (sauf si elles s’avèrent nécessaires pour protéger les droits des tiers). En pratique, il est difficile de refuser de faire droit à une demande de droit d’accès dans cette hypothèse (sauf à démontrer que l’anonymisation ou la pseudonymisation n’est pas suffisante pour protéger les droits des tiers).
  • Si le salarié est uniquement mentionné dans le contenu des courriels, l’employeur peut demander au salarié de préciser sa demande (pour éviter notamment un scan de l’ensemble des messageries des salariés de l’entreprise). Cela peut être en lui demandant de préciser la période ou les mots clefs à utiliser pour la recherche de courriels (en particulier quand il s’agit d’une demande dans un cadre pré-contentieux ou contentieux). L’employeur devra par ailleurs (i) anonymiser, pseudonymiser ou supprimer les données relatives à des tiers ou les informations portant sur un secret puis (ii) procéder à une balance des intérêts entre ceux du salarié et ceux des tiers. Dans cette hypothèse, ce n’est que si le salarié refuse de préciser sa demande (ce qui peut permettre de justifier que la demande est excessive) ou si aucune mesure ne permet de préserver les droits des tiers qu’il est possible de refuser – de manière motivée – de faire droit à sa demande.

En pratique, le droit d’accès peut s’avérer redoutable tant en termes de moyen d’obtention de preuves pour le salarié, que de contraintes pour l’employeur, qui devra prendre le temps d’organiser la communication sollicitée. D’ailleurs, même opposer un refus peut nécessiter une forte mobilisation et prendre un temps considérable.

Comme toujours en matière de protection des données, que l’on décide ou non de faire droit à une demande d’accès, cela doit faire l’objet d’une analyse détaillée et surtout documentée.

 

Philippe Thomas, associé, Sophie Montagne et Maëlle Chausse, collaboratrices, chez Dechert

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