La visioconférence n’est plus l’apanage des grands groupes. Chez V33, fabricant de peintures et de produits de traitement du bois, la communication entre les collaborateurs était une préoccupation majeure. La PME, qui emploie 600 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 200 millions d’euros, possède en effet huit filiales, sept en Europe et une en Russie. « Pour un collaborateur travaillant en Pologne ou au Royaume-Uni, assister à une réunion au siège situé à Domblans dans le Jura, cela suppose un déplacement de plusieurs jours, indique David Rolland, le directeur des systèmes d’information (DSI) et responsable de l’organisation de V33. Il nous fallait trouver un moyen pour que les équipes communiquent davantage entre elles, mais les solutions de visioconférence disponibles sur le marché étaient trop chères pour une PME. » En effet, l’installation d’une solution traditionnelle requiert une infrastructure matérielle lourde. Au prix des téléviseurs et des caméras, il faut ajouter celui d’un boîtier spécifique qui établit un canal de transmission crypté et à haut débit entre deux salles de réunions.
Dans un premier temps, le DSI envisage des solutions grand public, type Skype ou Google Hangouts, mais ces dernières ne sont pas compatibles avec la politique de sécurité de la société. « Il aurait fallu ouvrir des brèches dans le pare-feu pour chaque réunion », complète-t-il. En 2014, David Rolland opte pour la solution de l’éditeur Starleaf. Comme les systèmes professionnels, elle est compatible avec les protocoles de sécurité informatique des entreprises. Et comme les systèmes grand public, on y accède par le cloud, une connexion à internet suffit. Starleaf a l’avantage de tourner aussi bien dans une salle de visioconférence que sur un ordinateur. Le système permet de créer des réunions entre salles, en poste à poste (les collaborateurs se parlent via leurs ordinateurs) ou hybrides (les collaborateurs en déplacement peuvent rejoindre une réunion lancée entre deux salles physiques). L’industriel y voit son intérêt : le déploiement de salles de visioconférence dans les filiales peut se faire progressivement, afin de répartir les investissements.
Deux fois moins chère qu’une solution traditionnelle
En un an, V33 a déployé cinq salles physiques de visioconférence. Elles sont équipées d’un téléviseur 60 pouces, d’une caméra avec micro, d’un combiné tactile permettant d’ouvrir et de fermer les sessions, et d’un boîtier qui envoie les flux audio et vidéo sur le réseau internet évitant ainsi l’installation d’un ordinateur dans la salle. L’investissement est inférieur à 5 000 euros par salle, soit deux fois moins cher qu’une solution traditionnelle. « Et nous n’avons même pas eu besoin de faire venir un technicien, car nous avons reçu les boîtiers par voie postale et nous avons pu les installer en quelques minutes », note David Rolland.
Aujourd’hui, la visioconférence est utilisée par la plupart des services de l’entreprise. Les responsables de filiale l’emploient pour leurs réunions financières mensuelles, les équipes du marketing pour des points sur l’avancement des projets, les directeurs commerciaux des différentes régions pour accorder leur stratégie. Au total, la solution compte près d’une centaine d’utilisateurs réguliers. « Certes, on économise sur les déplacements, mais ce qui compte c’est que les gens se parlent beaucoup plus fréquemment qu’avant, précise David Rolland. Et tous les collaborateurs se servent de la solution de manière autonome, ils n’ont pas besoin de la DSI pour lancer des réunions. » Et cComme le système est compatible avec les autres solutions de visioconférence du marché, l’industriel peut ouvrir des réunions avec des clients équipés de salles de réunions d’autres constructeurs. Mieux, le service permet à V33 de communiquer avec n’importe quel interlocuteur qui ne dispose d’aucun système de visioconférence. Il suffit d’envoyer une invitation par mail, le destinataire télécharge un plug-in puis lance un navigateur internet, et la connexion est établie.
