Utiliser le cloud (4/5) : les gestionnaires de projet en ligne

Travailler en équipe sur un projet n'est jamais chose simple, surtout si les collaborateurs ne sont pas  présents sur un même site. Créer un espace collaboratif dans le Cloud peut être une solution pour  faciliter les échanges et apporter un cadre de suivi du projet, consultable n'importe où et n'importe quand. Explications dans le cadre de notre dossier sur les outils du Cloud.

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Utiliser le cloud (4/5) : les gestionnaires de projet en ligne

Les trois services en ligne que nous avons sélectionnés vont du plus basique au plus évolué : Google Sites, Basecamp et SharePoint Online.

Pour chacun, l'espace de travail se présente un peu comme un blog interne, auquel tous les membres d'une équipe peuvent participer. Un calendrier et une liste des taches permettent de répartir les travaux, de se fixer des échéances et de suivre l'avancée du projet.

À cela s'ajoutent des outils d'échange et d'édition de documents, ainsi que de communication par e-mail ou messagerie instantanée. Au final l'équipe bénéficie d'outils évolués pour travailler, qui se révèlent bien plus productifs que les simples échanges par e-mail.

De plus, comme l'espace est hébergé dans le Cloud, chaque utilisateur peut participer au projet selon son rythme et ses disponibilités. Enfin, le calendrier général permet de suivre en direct l'avancée du projet, et éventuellement de rectifier le tir en cas de prise de retard.

Google Sites
Google SitesGoogle Sites est l'outil le plus simple de notre sélection. Très généraliste, il peut être utilisé pour la création d'un site d'association sportive comme pour celui d'une entreprise. Il ne conviendra donc pas à un usage professionnel trop évolué. Mais il s'agira d'un excellent premier pas pour créer un site interne de projet plutôt de type WiKi.

Il suffit de quelques minutes pour créer un site. Une fois connecté au service, avec un compte Google, l'utilisateur choisi un modèle préconfiguré de site. La catégorie "collaboration commerciale" est la plus appropriée pour un site professionnel. Elle compte plusieurs dizaines de modèles, dont "Project Wiki".

Particulièrement intéressant, ce modèle intègre un blog du projet, un espace dédié aux tâches à accomplir (to-do items), un espace d'hébergement de documents et une page de présentation de l'équipe.

Une fois le modèle sélectionné, l'utilisateur saisi le nom du site et Google propose automatiquement l'URL correspondante qui permettra de s'y connecter. Il ne reste plus qu'à choisir un thème visuel et le site est créé. Un éditeur en ligne permet ensuite de modifier le texte, les images, les emplacements des différents blocs, d'ajouter de nouvelles pages, etc. L'utilisateur peut également ajouter des vidéos, des flux RSS, des documents édités via Google Docs, un agenda ou encore des cartes Google Maps.

Les plus : nombreux modèles proposés, prise en main rapide, gratuité

Les moins : fonctions limitées, pas de garantie quant à la sécurité et la confidentialité des données hébergées

Prix : Gratuit (100 Mo/site et 20 Mo pour les pièces jointes circulant via le site). Possibilité d'étendre l'espace de stockage à 10 Go plus 500 Mo pour chaque utilisateur, et les pièces jointes à 50 Mo, en s'abonnant à Google Apps for Business pour 4 euros/mois par utilisateur.

Site : sites.google.com

Basecamp
BasecampDéveloppé par l'éditeur américain 37signals, Basecamp est l’un des gestionnaires de projet en ligne les plus utilisé au monde. Il s'adresse aux entreprises de toute taille. Basecamp permet de créer un espace de travail collaboratif dans le Cloud assez évolué, permettant de gérer un ou plusieurs projets. L'inscription sur le site de l'éditeur prend moins d'une minute et donne accès à une version d'essai gratuite de 45 jours.

Le tutoriel de bienvenu permet de rapidement comprendre le fonctionnement de la plateforme. La prise en main est ensuite assez facile, mais l'on gagnera sans doute à suivre les conseils d'un professionnel. Basecamp fait ainsi l'objet de nombreuses formations en France.

Depuis l'espace collaboratif, les utilisateurs peuvent s'échanger des documents, créer une liste de tâches à accomplir (pour chaque collaborateur ou pour des groupes), fixer des échéances sur l'agenda et suivre l'avancée de chaque élément du projet. Pour communiquer, les utilisateurs bénéficient d'une plateforme e-mail et d'un outil de messagerie instantanée. Pour les collaborateurs nomades, une version mobile de la plateforme est également disponible.

Basecamp est un service en constante évolution. Depuis août 2012, un document peut ainsi être envoyé via un simple email au projet Basecamp, sans avoir à se connecter à la plateforme. Ce service a fait des émules. Depuis 2008, la société Belge Pepper and Koffee a importé le modèle Basecamp en Europe via sa solution Taskii. Par ailleurs, Freecamp, est un projet open-source qui reprend les grands principes de Basecamp.

Les plus : plateforme complète de niveau professionnel, mise à jour régulière

Les moins : service payant, support en ligne en anglais

Prix : 20 dollars/mois pour la gestion jusqu'à 10 projets avec 3 Go d'espace, 50 dollars/mois jusqu'à 40 projets (15 Go), 100 dollars/mois jusqu'à 100 projets (40 Go) et 150 dollars/mois sans limite de nombre de projets (100 Go).

Site : basecamp.com

SharePoint Online
SharePoint OnlineCette plateforme est la version Cloud de SharePoint Server de Microsoft. Elle permet de créer des sites pour partager des documents et des informations, qui sont donc hébergés sur les serveurs de Microsoft. Outre faciliter le travail d'une équipe interne, SharePoint se destine également à une communication externe. Le site de projet peut ainsi être ouvert à des partenaires, tels que des fournisseurs, ou des clients.

En tant qu'élément d'Office 365, SharePoint fonctionne en synergie avec les autres briques de cette suite de logiciels. Par exemple: les documents partagés sur un site SharePoint, peuvent être édités ou modifier en ligne avec Office Web Apps (voir précédemment).

Autre avantage : en tant que solution professionnelle, elle bénéficie de garanties de la part de Microsoft, en ce qui concerne la sécurisation des données ou la disponibilité des serveurs. En outre, le service intègre un support technique dédié en Français.

Son utilisation n'est cependant pas à la portée de tous. Mieux vaut avoir recours aux services d'un architecte SharePoint pour réaliser le ou les sites.

Les plus : fonctions et rendu de niveau professionnel, sécurisation des données

Les moins : service payant, recours aux services d'un architecte SharePoint recommandé

Prix : SharePoint Online en tant qu'élément seul est facturé à partir de 3,57 euros HT / mois et par utilisateur. Pour Office 365, le tarif débute à 5,25 euros/mois et par utilisateur pour les petites entreprises (jusqu'à 50 utilisateurs).

Site : www.microsoft.com/fr-fr/office365/sharepoint-online.aspx

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