Utiliser le cloud (3/5) : les agendas en ligne

Vous souhaitez gérer l'utilisation d'une salle de réunion ou plus simplement partager un agenda entre plusieurs collaborateurs d'une même équipe ? Un agenda en ligne, tel que Google Agenda ou le Calendrier Hotmail, offrent de nombreux avantages par rapport au bon vieux calendrier papier. Suite de notre dossier sur les outils du Cloud.

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Utiliser le cloud (3/5) : les agendas en ligne

Le premier des avantages est de pouvoir partager facilement cet agenda entre plusieurs collaborateurs avec des droits d'accès personnalisés. Ainsi, certains utilisateurs pourront uniquement visionner les rendez-vous, alors que d'autres pourront les modifier.

Autre bénéfice : un agenda en ligne est synchronisable avec un smartphone ou une tablette. Toute modification effectuée sur l'agenda depuis son ordinateur de bureau apparaitra aussi sur l'agenda intégré à l'appareil nomade. Et inversement.

Par ailleurs, ce type de service offre de nombreuses possibilités de notifications. Afin de ne plus rater de rendez-vous, l'utilisateur peut recevoir un rappel par e-mail ou SMS quelques heures avant qu'il ne débute.

Enfin, une nouvelle génération d'agendas en ligne, plus orientés vers un usage professionnel, mértie également le détour. Appelés : "agendas avec prise de rendez-vous sur internet", ils permettent aux clients de l'entreprise de prendre eux-mêmes leur rendez-vous via le net. Parmi les nombreux services de ce type, nous avons sélectionné ClicRDV, aujourd'hui leader du secteur en France.

Google Agenda
Google Calendar LogoL'agenda en ligne de Google est certainement parmi les plus simples d'utilisation du marché. La création d'un événement ne prend que quelques clics, tout comme son éventuelle modification ou déplacement.

Plusieurs fonctions sont particulièrement intéressantes pour les professionnels. La première est de pouvoir créer un agenda d'équipe, à partager entre plusieurs utilisateurs. Chaque utilisateur se voit alors attribuer des droits d'accès spécifiques.

Autre fonction pratique pour les pros : les "Créneaux horaires", qui permettent de définir les plages horaires pendant lesquels les utilisateurs peuvent prendre rendez-vous. Le service de Google permet également de créer plusieurs agendas, avec un code couleur pour les distinguer.

La synchronisation avec l'agenda mobile est extrêmement facile. Si l'utilisateur dispose d'un smartphone Android, elle est automatique. Sur iPhone ou Windows Phone, elle nécessite un minimum de paramétrage, mais reste relativement aisée.

Les plus : prise en main rapide, synchronisation aisée avec un mobile

Les moins : interface des paramètres avancés peu claire

Prix : gratuit

Site : www.google.com/calendar

Calendrier Hotmail
Windows Live CalendarMicrosoft propose un calendrier gratuit en ligne, baptisé Calendrier Hotmail. Comme son nom l'indique, cet outil est accessible depuis Hotmail. Il est également fourni avec Outlook.com, nouvelle mouture du webmail de Microsoft, lancée en juillet 2012.

Le calendrier en ligne de Microsoft est très proche de celui de Google et offre des fonctions comparables : création d'évènements (ici appelés "Rendez-vous"), gestion de plusieurs calendriers, partage de calendriers entre plusieurs utilisateurs, etc.

L'impression papier est cependant plus pratique, avec la possibilité d'imprimer des vues quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles des calendriers. Quant à l'interface, elle est d'une grande simplicité, mais tout à fait ergonomique.

Son gros avantage est de pouvoir être synchronisé avec l'application Outlook locale, installée sur l'ordinateur de bureau avec MS Office. Il faut pour cela télécharger Outlook Connector qui permet donc d'accéder aux services en ligne depuis MS Office.

Le Calendrier Hotmail peut être synchronisé avec un mobile. L'opération est automatique avec un smartphone sous Windows Phone, et nécessite quelques paramétrages sur iPhone ou Android.

Les plus : interface claire, impression papier simplifiée, synchronisation aisée avec mobile, intégration avec Outlook

Les moins : interface sujette à modifications dans le cadre de la transition de Hotmail vers Outlook.com, encore non finalisée

Prix : Gratuit

Site : calendar.live.com

ClicRDV
ClicRDVClicRDV est édité par la société éponyme fondée en 2006 et rachetée par le groupe PagesJaunes en 2011. Cet agenda professionnel en ligne est dédié aux petites structures et autres professions libérales qui doivent gérer un grand nombre de rendez-vous, de l'ordre de plusieurs dizaines par jour.

Cet outil est à intégrer au site internet de l'entreprise afin que les clients prennent eux-mêmes leur rendez-vous en ligne. Cela réduit donc d'autant la prise de rendez-vous par téléphone et libère ainsi du temps pour le professionnel.

Selon ClicRDV, la moitié des rendez-vous sont pris en dehors des horaires d'ouverture, ce qui permet également potentiellement d'augmenter la clientèle. Par ailleurs, un SMS est envoyé aux personnes ayant pris le rendez-vous quelques heures avant ce-dernier, ce qui réduirait l'absentéisme.

Enfin, comme ClicRDV fait partie du groupe PageJaunes, il bénéficie d'une intégration avec l'annuaire en ligne pagesjaunes.fr. Il est ainsi possible d'ajouter un bouton de prise de rendez-vous dans la page de résultats de recherches sur le site de l'annuaire. En un clic, le client potentiel accède à l'agenda et peut prendre son rendez-vous.

Pour le reste, ClicRDV s'utilise également comme un agenda classique en permettant d'organiser son emploi du temps et de le partager entre plusieurs utilisateurs. Il intègre aussi des fonctions de gestion de fichiers clients et de statistiques. Parmi les grands comptes utilisant ce service figurent des boutiques Yves Rocher, des structures d'accueil Pôle Emploi, des boutiques Bouygues Telecom, des centres de contrôles techniques Autosur ou encore des mairies et autres préfectures.

Les plus : gestion simplifiée de la prise de rendez-vous, intégration avec pagejaunes.fr

Les moins : service payant

Prix : 29 euros HT/mois pour la version basique sans prise de rendez-vous, 49 euros HT/mois avec prise de rendez-vous et 59 euros/mois avec l'ajout du bouton "Prendre RDV" sur Pagesjaunes.fr.

Site : www.clicrdv.com

CHRISTOPHE GUILLEMIN

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