Utiliser le cloud (2/5) : les suites bureautique en ligne

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Autre bénéfice : le travail collaboratif. Un document hébergé sur le Cloud va pouvoir être consulté, modifié et annoté facilement par plusieurs utilisateurs. Cela peut se révéler particulièrement pratique pour les sociétés multi-sites dont les collaborateurs ne sont pas forcément présents sur un même lieu.

Parmi les fonctions spécifiques au mode collaboratif : l'intégration de la messagerie instantanée. Les collaborateurs peuvent ainsi échanger en direct sur les évolutions à apporter au document. Autre fonction typique : l'historique de modifications, qui permet de facilement revenir aux versions antérieures d'un document.

Côté faiblesses : ces suites en ligne offrent moins de fonctions que les suites offlines. Leurs principaux usages sont la consultation, l'édition et le partage des documents. Mais pour créer un document évolué, une suite telle que MS Office ou OpenOffice reste un outil plus adapté. Exemple de fonction manquante : l'insertion des graphiques dans le traitement de texte.

Google Documents (Google Apps for Business)
Sans surprise, Google a été parmi les premiers à tenter l'aventure des suites bureautiques en ligne. Dès 2006, la firme de Mountain View a racheté la start-up Upstartle, éditeur du traitement de texte en ligne Writely. Ce logiciel a servi de base à Google Documents, qui s'est étoffé par la suite d'un tableur et d'un outil de présentation dans la lignée de Microsoft PowerPoint.

Aujourd'hui, Google Documents permet donc de consulter, éditer et partager des documents dans près d'une trentaine de formats dont les incontournables ".doc", ".xls", ".ppt" ou ".pdf". Disponible gratuitement pour le grand public, Google propose également Google Documents en tant qu'élément de Google Apps for Business, sa suite de services en ligne dédiés aux professionnels.

Elle intègre également Gmail, Google Agenda, Google Sites (sites web de projets), Google vidéo (conferencing) et plus récemment Google + (réseau social). La différence avec la version gratuite de ces produits est que Google Apps for Business intègre du support technique et des fonctions d'administration.

Google Apps for Business a été récemment retenue par le groupe Roche, ainsi que par la banque basque BBVA, le spécialiste de l’intérim et des services RH, Randstad France, ou encore le spécialiste de l’acier à haute valeur ajoutée Aperam. En juin dernier, elle a également obtenu la certification de sécurité ISO 27001.

Les plus : prise en main rapide, gratuit (hors Google Apps for Business)

Les moins : interface et fonctions basiques, conditions générales d'utilisations (CGU) floues sur l'usage des données que peut faire Google.

Prix : Gratuit. Pour Google Apps for Business, le tarif est de 4 euros par utilisateur et par mois ou 40 euros par utilisateur et par an.

Site : docs.google.com


Office Web Apps (Office 365)
Microsoft est le leader historique des suites bureautiques. La firme de Redmond n'a pas été aussi rapide que Google à développer ses services en ligne. Mais depuis 2010, elle a rattrapé son retard avec des déclinaisons online de Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Baptisée Office Web Apps, cette suite dans le Cloud est proposée gratuitement via l'espace de stockage SkyDrive. Elle est également disponible en tant qu'élément d'Office 365 (https://www.usinenouvelle.com/article/microsoft-debute-la-commercialisation-d-office-365.N154666), ensemble d'outils bureautiques en ligne dédiés aux entreprises. Ces outils professionnels en ligne sont accompagnés de support technique dédié, de fonctions d'administration et de garanties en matière de sécurité et de disponibilité des serveurs.

Mais la principale force d'Office Web Apps est de reprendre l'interface de MS Office. Les utilisateurs de la suite de Microsoft seront en terrain connu, avec les mêmes icones, les mêmes raccourcis et les mêmes onglets que dans la version offline.

Il s'agit en revanche d'une version très allégée au niveau des fonctions. Par exemple : dans le traitement de texte, il est impossible de modifier l'interlignage ou encore d'insérer des graphiques. L'utilisateur peut cependant ouvrir le document dans sa version locale d'office, le modifier avec toutes les fonctions disponibles, puis l'exporter vers le Cloud. Notons d'ailleurs que Microsoft prévoit, avec son futur Office 2013, d'intégrer encore plus de fonctions autour de la sauvegarde en ligne.

Les plus : interface évoluée, intégration avec MS Office, gratuit (hors Office 365)

Les moins : fonctions basiques

Prix : Gratuit. Pour Office 365, le tarif débute à 5,25 euros/mois et par utilisateur pour les petites entreprises (jusqu'à 50 utilisateurs).

Site : office.microsoft.com/fr-fr/web-apps/

Zoho
Zoho Corporation est un éditeur américain connu surtout pour sa solution de CRM (Customer Relationship Management, ou "GRC" en français pour gestion de la relation client) distribuée en France par ZSphere. Mais il propose également une vingtaine d'applications en ligne dans d'autres domaines dont un traitement de texte (Zoho Writer), un tableur (Zoho Sheet) et un outil de présentation (Zoho Show).

Ils sont totalement gratuits, du moins sponsorisés par des bandeaux publicitaires relativement discrets. Même si leurs noms sont en anglais, ces trois outils sont dotés d'interfaces en français. Mais l'aide en ligne, ainsi que les info-bulles, restent hélas en anglais. Le sentiment général est d'être visuellement plus proche de l'environnement évolué de MS Office, notamment au niveau des icônes et des onglets, que du très basique Google Documents.

Pour le reste, toutes les fonctions de ce type d'outils sont proposées, sans pour autant être au niveau d'une suite offline. Point notable : les fonctions de travail collaboratif et de partage de document sont très faciles à prendre en main. Enfin, tous les principaux formats sont disponibles, des classiques ".doc" ou ".xls" aux plus ouverts comme "ODT".

Les plus : interface évoluée, gratuit

Les moins : aide en anglais, fonctions basiques

Prix : gratuit

Site : www.zoho.com

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