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Travailler avec les autres sans quitter son bureau

Publié le

Le mail a accéléré les échanges. Les outils de webconférence et de partage d'applications modifient la manière de travailler. Sans quitter son bureau, on peut se réunir, assister à une même présentation, modifier des documents.

Le poste de travail est de plus en plus un lien vers les autres. La webconférence, déclinaison personnelle de la visioconférence, se démocratise avec, en corollaire, son complément indispensable, le partage d'applications. La visioconférence présente des avantages connus depuis longtemps. En évitant des déplacements, elle fait gagner du temps et de l'argent. La recherche encore plus aiguë d'économies ces derniers mois ne peut que conforter ces nouveaux moyens de travailler. Qui, de plus, se parent désormais d'écologie. Le recours à la visioconférence entre dans les moeurs. Dans le monde, cela représente environ 220 millions d'heures dans l'année.

« Jusqu'à un passé récent, de nombreuses réunions étaient réalisées à distance uniquement en audio. Mais la webconférence se développe de plus de 20 % par an », constate Antoine Henocq, le directeur pour l'Europe du Sud de Genesys, l'un des spécialistes de l'audio et de la visioconférence. « La prochaine révolution, c'est la messagerie instantanée », avance pour sa part Jean-Christophe Pitié, le directeur de la division Office System de Microsoft France. Actuellement, la messagerie instantanée, le « chat », est utilisée par la moitié des utilisateurs domestiques, mais à moins de 20 % dans le cadre professionnel. Elle représente le premier pas vers le travail collaboratif. Une fois que l'on s'écrit en temps réel, il est logique de partager le même document pour en discuter ensemble. « La notion de présence est importante, insiste Jean-Christophe Pitié. Office Communicator indique si la personne que l'on veut contacter est là, si elle est disponible. On pourra alors entrer en relation avec le mode approprié, téléphone, messagerie instantanée ou mail. »

ALLER BIEN PLUS LOIN QUE LA WEBCAM

Bien qu'elle donne son nom au service, la webcam n'est que la partie visible de l'iceberg. Si voir son interlocuteur facilite le dialogue et si la caméra permet, le cas échéant, de montrer des objets, elle n'est pas indispensable. Le partage d'applications et de ses outils connexes est, lui, primordial. Les différents outils du marché (Webex, Genesys, Lotus Sametime d'IBM, Microsoft Live Meeting, Netviewer...) se distinguent par des approches techniques différentes, avec l'installation ou non d'un petit programme sur le poste des participants à la réunion. Mais, pour l'utilisateur, ils présentent de nombreux points communs.

L'élément de base ? L'affichage sur les postes des participants d'une même présentation. Diapositives Powerpoint, tableaux Excel... sont vus simultanément par tous. Avec des outils simples de dessin, chacun peut entourer, souligner, barrer des éléments comme avec un stylo feutre sur un document imprimé. Ou, avec le « tableau blanc », sur une page vierge. L'animateur de la réunion pourra donner la main à un autre participant, qui pourra alors montrer à tous son écran. Mais il est également possible de donner l'autorisation d'intervenir sur le document lui-même, par exemple corriger une donnée sur un tableau, ajouter un élément sur une diapositive, modifier une phrase... Une possibilité à manier avec précaution. « Cette fonction est attrayante, remarque Jean-Christophe Pitié. Mais à l'usage, elle n'est pas très pratique, car elle demande beaucoup de rigueur. »

DES LOGICIELS VITE AMORTIS

La partie audio sera, elle, assurée soit par un téléphone classique, soit par un système de voix sur IP intégré à l'application, à condition d'avoir une liaison internet avec un fort débit. L'utilisation d'un casque, en laissant les mains libres, apportera le confort nécessaire à la tenue de réunions régulières.

La facturation du service repose souvent sur un coût à la minute (à partir de 20 centimes par personne), avec l'utilisation d'un service en mode hébergé, mais certains éditeurs proposent une location forfaitaire ou vendent leur logiciel avec ensuite une utilisation illimitée. Pour dix utilisateurs (qui peuvent inviter jusqu'à cent participants par réunion), Netviewer facture ainsi 300 euros par mois. « La suppression d'un seul déplacement par mois amortit le prix du produit », avance Marie-Noëlle Curie, la directrice commerciale de Netviewer.

Face aux purs systèmes de webconférence, Adobe tient une place à part. Son produit Connect Pro (ex-Breez), issu du rachat de Macromedia, offre globalement des fonctions similaires à celles de ses concurrents. Son format PDF propose lui aussi des fonctions de travail collaboratif, mais en mode asynchrone. Il se présente donc en complément des systèmes de téléréunion. Car si le PDF est connu et utilisé par tous, ses fonctions avancées le sont beaucoup moins. Ces dernières années, les possibilités ont beaucoup évolué, faisant perdre à ce format de document son côté inerte, tout en permettant sa sécurisation, avec le support de systèmes de certificats à clé ou la possibilité de révoquer des droits. Acrobat comprend des possibilités de commentaires et d'annotation. Plusieurs personnes peuvent donc ajouter leurs propres réflexions à un même document, qui, tout en conservant la version originale, rassemblera les différents commentaires. Adobe ne propose pas à proprement parler un système de workflow structuré, mais offre des outils simples pour travailler à plusieurs, sans avoir besoin ni de se déplacer, ni de prévoir des réunions, ne serait-ce que virtuelles.

Des réunions qui vont pouvoir se tenir même sans se trouver au bureau : la mobilité constitue la prochaine étape. Avec la généralisation des liaisons 3G, le succès des smartphones, tiré par l'iPhone d'Apple, la webconférence va s'inviter partout. Il faudra alors revoir à la baisse la durée de ces réunions et choisir les documents à partager, pour qu'ils restent exploitables sur un petit écran.

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