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Système d'information : "Un vrai déploiement industriel" (Eric Lepage, AP-HP)

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Gérer un changement important dans une organisation complexe, c'est la mission actuelle d'Eric Lepage, qui dirige l'évolution du système d'information patient pour l'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP). Le système informatique des 37 sites de l'AP-HP est en train d'évoluer radicalement, Eric Lepage nous explique comment il gère tous ces changements.

Système d'information : Un vrai déploiement industriel (Eric Lepage, AP-HP) © Usine Nouvelle

Usine Nouvelle.com: Pouvez-vous résumer ce qui va changer?

Eric Lepage:
L'objectif est de mettre en place un système de partage des informations sur les 37 hôpitaux de l'AP-HP. Ce système devra également permettre d'échanger les infos avec la ville et être compatible avec le futur dossier médical personnel. Aujourd'hui, nous avons 45 systèmes informatiques différents.

Les futurs utilisateurs de ce système soutiennent-ils votre démarche, ou devez-vous les convaincre?

Tout n'a pas été facile, on a rencontré beaucoup de résistances. Basiquement, les services vont perdre le contrôle direct de leur système informatique. Le monde hospitalier est complexe, 72 000 personnes seront amenées à utiliser le nouveau système. Tous n'ont pas eut la même réaction. Globalement, les infirmières sont plutôt partantes, les médecins beaucoup moins. Par exemple, toutes les prescriptions devront être saisies par les médecins. Ce sera plus long pour eux, mais facilitera le travail des infirmières. Ce délai a posé problème, notamment avec les services d'urgence.

Quel est l'état d'avancement du projet?

Au début de l'été, nous commencerons le déploiement du système sur un hôpital témoin, Ambroise Paré. Les différentes fonctionnalités y seront progressivement testées, jusqu'au premier trimestre 2011. Des essais se feront également dans deux autres établissements pilotes. Au dernier trimestre 2011 commencera le déploiement global, sur les 37 hôpitaux de l'AP-HP. Cette installation devrait durer trois ans, l'objectif est donc qu'en 2015 notre nouveau systême soit opérationnel.

Pourquoi trois établissements pilotes?

Le premier, l'hôpital Ambroise Paré, servira à tester les différentes applications. Les deux suivants permettront le transfert de compétences vers les équipes de généralisation. Le système global Orbis nous est fourni par Agfa Healthcare. Dans le deuxième site témoin, Agfa mettra en place le système tout en formant les équipes de l'AP-HP. Dans le troisième, ce sont ces équipes qui installerons Orbis, sous le contrôle d'Agfa. Ensuite nous généraliserons l'installation à tous les sites.

Quelle est votre stratégie pour cette prochaine étape?

Pour tenir des délais raisonnables, nous devons mettre en place un vrai déploiement industriel. On ne peut pas faire de cousu-main. Nous pratiquons une localisation a minima: les configurations mises au point dans les sites pilotes serviront à tous les hôpitaux. Autre point important: les expérimentations des deux derniers sites pilotes permettront de mettre au point une méthodologie, un "kit de généralisation". Des modèles et un planning précis qui seront mis à la disposition des responsables.

Biographie

Eric Lepage est médecin et professeur d'informatique, de biostatistiques et de technologie de l'information à l'université Paris 12. Il dirige le centre de compétences et de services de l'AP-HP.

Comment allez-vous organiser la formation des 72 000 usagers du nouveau système?

Nous allons allier une formation initiale light avec un accompagnement fort. Les futurs utilisateurs suivront une journée de formation qui aura pour objectif de donner une compréhension globale du nouveau système. Ensuite, l'installation sera effectuée unité de soin par unité de soin (NDLR: groupe de 20 personnes environ). Nous demanderons un local, et une équipe sera présente sur les lieux pendant 15 jours. Nous avons déjà utilisé cette méthode avec le SAMU: pour accompagner leur changement de système d'information, nous avions des personnes présentes 24h/24 avec eux. Cette opération est un succès.

De quels moyens disposerez-vous pour ces formations?

Je ne peux pas vraiment vous répondre, les budgets ne sont pas fixés. Il est difficile de calibrer précisément le nombre de personnes nécessaires avant le deuxième pilote, mais grosso modo il faudrait 10 à 15 personnes mobilisées par hôpital, sur une période de trois ans.

Pouvez-vous définir votre méthode pour mettre en place un changement aussi important?

Il faut se tracer un chemin précis avec la rigueur méthodologique nécessaire. Il est important de se fixer des interdits, des lignes jaunes à ne pas franchir. Mais attention: il ne faut pas devenir dogmatique, il faut prendre en compte la réalité du terrain. Il faut sortir de son bureau! C'est important d'avoir un contact humain avec les utilisateurs, d'aller se rendre compte des choses par soi-même. L'utilisateur, ce n'est pas l'ennemi.

Propos recueillis par Rémy Maucourt

 

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