Savez-vous évaluer les gains de productivité de vos chantiers "Lean product development" ?

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Tribune Quand le cash-flow est sous contrôle et les budgets serrés, quel décideur engagerait une action d’amélioration continue sans un retour sur investissement ? Lancer une initiative "Lean" dans un environnement fluctuant et complexe comme la R&D parait hasardeux. L’Obeya – le management visuel appliqué aux projets – est le point d’entrée le plus efficace dans le Lean. Qui plus est, bien exploitée, elle recèle les éléments pour évaluer le retour sur investissement (ROI), ce précieux sésame.

Savez-vous évaluer les gains de productivité de vos chantiers Lean product development ? © DR

Imaginez que vous puissiez mesurer, en continu, les déperditions diffuses, les gaspillages, les heures d’ingénieur perdues. Vous sauriez mesurer le manque à gagner, la perte de productivité sur votre projet. Comme en production, vous pourriez alors évaluer votre retour sur investissement (ROI). Imaginez : c’est possible.

Dans le secteur du transport, un leader du marché installe des Obeyas (management visuel appliqué aux projets) sur les projets complexes impliquant plusieurs métiers et l’ingénierie système. Grâce à elles et aux équipes opérationnelles, nous avons quantifié les "Muda" du projet (gaspillages en japonais).

Sur huit semaines d’observation et 2147 jours planifiés (54 ETP), nous avons compté 584 jours "perdus". Perdus par manque de coordination entre équipes, par manque de réalisme sur la planification, parce que les données d’entrée n’étaient pas bonnes, parce que les moyens n’étaient pas disponibles, pour reprendre la non-qualité, ou à cause des urgences. Les deux premières catégories de Muda représentent 65% du total. Résoudre un tiers de ces situations équivaut à la valeur ajoutée de trois ingénieurs à temps plein. En voilà assez pour calculer un ROI !

L’INNOVATION DANS LES PRATIQUES DU PROJET RéDUIT LES PERTES DE PRODUCTIVITé DUES A LA COMPLEXITé

Gantt, chemin critique, PERT, concurrent engineering … on ne compte plus les outils qui améliorent les cycles de développement. Mais en trente ans, la pression sur les délais, la qualité et les coûts n’ont cessé d’augmenter, comme la complexité technique des produits ou celle des organisations. Les produits embarquent électronique, informatique et maintenant interfaces web. Les équipes projet sont localisées en France, en Europe de l’Est, en Inde ou en Chine.

Cette complexité génère par elle-même de l’inefficacité. Vous l’avez aussi constaté : déperdition dans les flux d’information, dissipation aux interfaces des équipes, modifications suite à des erreurs, dysfonctionnement dans les processus, désalignement des priorités. La performance des processus d’innovation s’en trouve dégradée.

Le Lean Product Development a amplement démontré sa robustesse. La solution se trouve sur le terrain ("Gen-Ba" en japonais) : changer les comportements, les modes de management, mettre en avant la qualité du processus et son amélioration continue. Les Obeyas, ces espaces dédiés au management visuel des projets et de l’ingénierie, sont le point d’entrée privilégié. Elles sont faciles à mettre en œuvre ; les équipes projets les acceptent rapidement. Elles développent transparence, précision et responsabilisation vis-à-vis des plannings. Mais pas seulement.

Les Obeyas sont aussi un outil de mesure, en continu, des pertes de productivité R&D. Le pilotage des flux d’activité à maille courte, pour atteindre les engagements sur les jalons, fournit les informations dont vous avez besoin. L’échelle de mesure, la semaine, garantit la fiabilité des données. La simplicité de leur collecte autorise l’autonomie. 

Cependant les ingénieurs de développement n’aiment pas qu’on vienne, en contrôleur des travaux finis, regarder par dessus leur épaule. Rappelons-leur que c’est uniquement le processus qu’on met sous contrôle, pour le challenger et l’améliorer. Pour éviter la perception de "flicage" on additionnera les mesures de toutes les équipes. Ce sont les façons de faire, les habitudes, les mauvaises pratiques qu’ils mesureront grâce aux Obeyas.

LES OBEYAS APPLIQUéES AUX PROJETS ET A LA R&D FOURNISSENT LES éLéMENTS DE CALCUL DU ROI

Avec des Obeyas correctement utilisées, vous obtenez deux informations importantes. D’abord le Pareto des perturbations du flux d’activités, quantifié et fiable. C’est lui qui vous permet de calculer le ROI de l’amélioration continue. Puis un indicateur de "tension" pour adapter votre management en fonction de l’efficience. Avec les équipes qui atteignent leur zone de confort, vous négocierez des activités supplémentaires à ressources constantes. Les outils Lean Product Development les aideront à trouver leur productivité.

C’est ainsi qu’avec un fournisseur du secteur automobile, nous avons mesuré semaine après semaine, sur les Obeyas, l’impact des améliorations apportées au management du projet. Malgré les crises et les à-coups, les  dépassements budgétaires ont été réduits de 9% sur une période de 12 semaines.

Dans une autre entité, on mesure 30% d’heures CAO en moins par rapport à un historique décennal ! Dans le secteur de la Défense, les gains de productivité, mesurés chez ce fournisseur par les Obeyas sur 10 mois, se sont matérialisés par un projet supplémentaire. Un ROI assuré !

Jean-Marc Giraudeau, directeur associé Vinci Consulting

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