Quelles alternatives aux indemnités kilométriques ?
Cette question est primordiale pour les entreprises car la maîtrise du « poste » automobile est essentielle, quel que soit le nombre de salariés. Jusqu’au début des années 2000, les indemnités kilométriques étaient privilégiées. Il existe aujourd’hui d’autres options…
LE CAS DES IK
Pour le collaborateur utilisant son véhicule personnel à titre professionnel, les indemnités kilométriques (IK) couvriront les frais de carburant, les frais d’usure et d’entretien du véhicule ainsi que les dépenses en pneumatiques et la prime d’assurance annuelle.
Les dépenses de carburant constituent le point le plus « sensible » des IK, les seuls trajets professionnels entrant en compte dans le versement des indemnités. La note de frais doit donc présenter clairement la date, le lieu, le client concerné et le nombre de kilomètres effectués. Rappelons que les trajets domicile-travail ne sont pas pris en compte, de même que les frais de parking et de péage.
AVANTAGES
Appliquées selon un barème revu annuellement, les IK présentent l’avantage pour le salarié de ne pas être soumises à l’impôt sur le revenu. Elles sont en outre exonérées de charges sociales et n’apparaissent ni sur la déclaration de revenus du salarié, ni sur le bulletin de salaire du dirigeant. Il n’existe pas non plus de TVS pour les véhicules personnels utilisés à titre professionnel parcourant moins de 15 000 kilomètres par an.
Enfin, les IK sont déductibles des résultats de la société, un atout de poids pour les dirigeants.
INCONVÉNIENTS
Les IK obligent le dirigeant à puiser dans les fonds propres de l’entreprise. Ce n’est d’ailleurs pas le seul désavantage de cette solution. En effet, la gestion et le contrôle des notes de frais ont un coût, le véhicule n’est pas toujours adapté à une utilisation professionnelle, l’entreprise doit souscrire une assurance professionnelle en complément de l’assurance privée et, bien entendu, le véhicule ne pourra être amorti par l’entreprise.
De plus les IK sont variables et entraînent un manque de visibilité comptable pour l’entreprise.
On considère en général qu’à partir de 10 000 kilomètres par an, les IK ne sont pas recommandées pour une société…
LE VÉHICULE DE FONCTION ET L’ATOUT « CARTE CARBURANT »…
L’alternative aux IK est simple : acquérir ou louer (crédit-bail, LLD, LOA) une voiture de fonction au nom de la société. Depuis une dizaine d’années, c’est la solution privilégiée par les entreprises. Et pas seulement pour l’aspect « avantage en nature »…
Le véhicule de fonction peut alors être une option particulièrement attractive, notamment s’il est combiné à un mode de gestion des dépenses performant.
C’est précisément la vocation de la carte carburant Total GR : facture détaillée, contrôle des consommations, blocages et alertes, économie sur la gestion des frais de mobilité (carburant, péage, parking). L’entreprise y gagne, le salarié aussi… d’autant plus que ce type de carte lui permet souvent de percevoir des avantages en nature.
Que ce soit dans le cas d’un achat ou d’une location, l’entreprise prendra à sa charge les coûts directs liés à la voiture de fonction : le prix d’achat ou les mensualités, la carte grise et les frais d’utilisation (assurance, entretien…). À ce sujet, il conviendra de faire attention à ne pas s’exposer à une TVS trop importante en choisissant des véhicules au taux de cO2 raisonnable. La meilleure façon de ne pas se tromper est de réaliser une simulation prenant en compte les différents cas de figure : IK, achat, ou location.
