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PSA généralise les réunions virtuelles

Frédéric Parisot , ,

Publié le

Chez le constructeur automobile, les salles de réunion sont virtuelles, grâce à la solution iObeya qui est désormais utilisée dans tous les services du groupe.

PSA généralise les réunions virtuelles
En trois ans, 900 salles de réunion virtuelles ont été créées chez PSA Peugeot Citroën.
© Kap IT

Poissy (Yvelines), dans le bâtiment tertiaire du site de PSA Peugeot Citroën. L’équipe des systèmes d’information est réunie pour un point d’avancement sur le projet « Eva », l’assistante virtuelle du site intranet du constructeur automobile. Les participants sont debout, pour plus d’efficacité. Frédéric Durka, chef de projets informatiques, anime la réunion. Chaque collaborateur présente ses indicateurs, les problèmes rencontrés, les tâches terminées et celles qui restent à accomplir. Les discours sont rendus plus visuels par l’emploi de Post-it et de gommettes. Tous les principes d’une réunion lean sont appliqués. Sauf que la réunion n’a rien d’une réunion classique… Au lieu d’une salle de gestion de projet traditionnelle, tout se passe devant un tableau numérique interactif, un tableau blanc équipé d’une dalle tactile et d’un projecteur. Et certains membres de l’équipe, en déplacement, participent à distance grâce à leur ordinateur portable. 
 

Depuis 2011, PSA Peugeot Citroën utilise une solution codéveloppée avec l’éditeur français Kap IT et baptisée iObeya (dans le jargon du lean « obeya » désigne une salle de management visuel). À l’origine de la création de la solution, il y avait la nécessité de gérer des projets avec des équipes réparties sur plusieurs sites à travers le monde. « Il fallait aussi résoudre le problème de la sécurité, car certaines réunions portent sur des sujets confidentiels et une salle physique peut être photographiée, indique Frédéric Durka. De plus, nous ne pouvions pas lancer autant de projets que nous le souhaitions par manque de place. » Avec iObeya, les réunions ont gagné en efficacité. « C’est facile de déplacer, agrandir ou changer la couleur d’un Post-it. Nous pouvons faire des tris pour savoir quelles tâches doit réaliser telle personne, ce qui est compliqué avec un tableau physique », constate Michel Collart, chef de projet. Pour chaque tableau virtuel, l’animateur choisit les outils disponibles (stylo, gommettes, compteurs, graphiques…). Les sauvegardes sont automatiques. Finie la peur du Post-it décollé qui a glissé sous la table. « Et le système intègre un chronomètre qui répartit le temps de parole. Grâce à lui, les collaborateurs ont appris à exprimer plus vite un problème », remarque Éric Faure, architecte fonctionnel. À cela s’ajoutent des économies de papier. « Il n’y a plus besoin d’écrire les comptes rendus. Il suffit de partager la page du bilan de la réunion avec le n +1 », affirme Marie-Pierre Stuchlik, chargée de la coordination du métier support.
 

Idéale pour le brainstorming

Grâce à iObeya, les réunions hebdomadaires de la direction des systèmes d’information ne durent qu’une heure et demie, contre trois heures auparavant. La solution a séduit toutes les directions, des ressources humaines aux achats en passant par la R & D. Les directeurs commerciaux, qui venaient à Paris une fois par semaine pour se répartir le parc des véhicules d’occasion, se réunissent désormais sans quitter leurs concessions. « Si iObeya a été créée pour la gestion des projets lean, elle s’applique à tous types de réunions », note Cyril Daloz, le PDG de Kap IT. Chez PSA Peugeot Citroën, la solution est ainsi appréciée en phase de brainstorming. « Nous pouvons regrouper des idées, en rayer certaines, en souligner d’autres. Et comme c’est virtuel, nous pouvons écrire ce qui nous passe par la tête. C’est moins formel que sur papier », confirme Marie-Pierre Stuchlik.
 

Ces derniers mois, l’utilisation d’iObeya connaît une croissance exponentielle. Frédéric Durka dispose d’une carte du monde de l’utilisation du logiciel. « Au début, toutes les salles de réunion virtuelles étaient créées depuis la France, raconte-t-il. Aujourd’hui, les collaborateurs en Chine ou en Amérique latine se sont totalement approprié l’outil. » En trois ans, 900 salles de réunion virtuelles ont été créées. Ce qui correspond à 34 000 m2 en considérant la surface moyenne d’une salle de réunion. Soit l’équivalent du bâtiment tertiaire de Poissy.

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