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Pour des achats gagnants

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Publi-rédactionnel Les directions achats sont positionnées au cœur de la performance de l’entreprise. Pour être efficaces, optimiser les coûts et réduire les risques, les acheteurs doivent jouer sur un certain nombre de tableaux. Une bonne maîtrise des outils digitaux mis à leur disposition, une expertise de l’international et de l’externalisation couplées à un savoir-être et un sens inné des relations humaines leur seront nécessaires pour accomplir au mieux leur mission.

Pour des achats gagnants

Le développement des solutions informatiques a permis ces dernières années de dématérialiser le cycle « achat, approvisionnement, finances » et de réduire le nombre d’interventions humaines. La mise en place de traitements automatiques ou semi-automatiques des factures, l’amélioration des systèmes d’information ont optimisé les achats.

Nouveaux leviers de négociation

Le défi aujourd’hui est d’utiliser les masses phénoménales de données collectées par les systèmes informatiques et les diverses autres solutions (ERP, GPA0, MES…) mises à disposition des entreprises. Depuis peu, de nouveaux outils associant les technologies du Big Data, de l’Intelligence Artificielle, du Robot Process Automation et de la Blockchain font leur apparition. En utilisant notamment le Natural Language Processing (traitement automatique de langage naturel), les « data scientists » sont en mesure aujourd’hui d’utiliser des données non structurées afin de dégager des catégories d’achats par mots-clefs ou caractéristiques communes, à l’exemple de STEP Consulting qui a ainsi conçu avec D3S (start-up grenobloise créée conjointement avec Sébastien Podetti) des solutions pour rationaliser les consommables de production. Les acheteurs sont ainsi en mesure de disposer de données plus précises qui leur offrent de nouveaux leviers de négociation en face des fournisseurs. Idem avec la startup azuréenne Silex France qui a développé une plate-forme de sourcing cognitif pour conférer aux acheteurs les informations et les méthodes dont ils ont besoin au bon moment. La plate-forme fait interagir les clients internes, les acheteurs et les fournisseurs de l’entreprise. « Pour garantir un sourcing fournisseurs optimal, la technologie développée par Silex agrège et organise les données fournisseurs issues des systèmes d’information internes tels que les référentiels fournisseurs ou contrats et les enrichit de données externes comme celles issues de l’open data ou du web. La plateforme permet aux acheteurs de faire du sourcing dès l’expression de leurs besoins. Nous les aidons à déceler les bons fournisseurs sur les achats hors production. L’application fonctionne via un système d’abonnement. Le client peut à tout moment stopper l’utilisation de la solution s’il juge qu’elle ne lui est plus utile » précise Quentin Fournela, fondateur de Silex.

Les départements achats impactés en profondeur

Le leader français du TMS (logiciel de gestion de transports), DDS Logistics, a de son côté mis au point la version Saas Shipper Light qui permet d’optimiser l’ensemble du processus de facturation. Comme la première version dédiée aux industriels et distributeurs, Shipper Light permet un gain important allant jusqu’à 5 % du budget transport avec un retour sur investissement de moins d’un an. « Les nouvelles solutions sont prêtes et sont là pour nous faire gagner du temps, aller à l’essentiel et prendre les bonnes décisions en répondant ainsi aux problématiques de plus en plus complexes auxquelles sont confrontées les équipes achats. Les outils plus légers qui intègrent de l’IA (Intelligence Artificielle) permettent de traiter toutes les données en temps réel. L’IA constitue ainsi un véritable moteur de changement des entreprises. Elle va impacter profondément les départements achats en donnant notamment une vision approfondie de la chaîne d’approvisionnement. Les acheteurs sont encore trop souvent dépourvus en termes de digitalisation sur leurs fournisseurs » confirme Alain Alleaume, fondateur du cabinet conseil Altaris, qui a occupé auparavant divers postes de directeur achats. Les nouveaux outils déployés dans un environnement connecté reliant acheteurs, clients internes et fournisseurs vont ainsi aider les entreprises à avoir une vision à 360° sur la globalité de la chaîne d’approvisionnement et à échanger des informations clefs de la conception aux phases de production jusqu’au contrôle qualité et à la livraison. Outre le fait de gagner en rapidité, ils permettent d’analyser des données jusqu’à présent non utilisées, ce qui ouvre de nouveaux domaines du possible. « Un ingénieur grands comptes en sait plus sur l’entreprise que l’entreprise elle-même. Le métier de l’acheteur de demain, ce n’est plus d’aller chercher de l’économie. Le sujet de fond est de développer ses besoins fournisseurs et maîtriser ses risques. L’une des évolutions fortes du métier est d’être en mesure d’identifier les bons fournisseurs au bon moment, que ce soit dans les données déjà présentes au sein de l’entreprise, que dans celles que l’on peut collecter dans les moteurs de recherche » rajoute Alain Alleaume.

Des marketplaces BtoB émergentes

À l’instar des marketplaces BtoC qui captent aujourd’hui 50 % du e-commerce mondial, l’émergence de nouvelles marketplaces BtoB, considérées pour certains comme le couteau suisse de la transformation digitale des entreprises, est en route. « Le développement de ces plates-formes avec des acteurs comme Amazon Business, devrait permettre aux acheteurs d’avoir accès à des prix négociés mis en ligne. Les marketplaces BtoB leur offriront la possibilité d’avoir une vitrine économique pour couvrir les petits achats » annonce Alain Alleaume. Les marketplaces pourront ainsi héberger les catalogues négociés propres à l’entreprise pour des consommables, pièces de rechange entrant dans les achats généraux, les petits achats et les achats non réguliers qui sortent des contrats cadres. « Il y a un renouveau de l’offre marketplace. On digitalise le cycle d’approvisionnement jusqu’au règlement de facture fournisseurs. On va aller au bout de cette démarche en digitalisant toute la chaîne d’approvisionnement pour obtenir un flux qui couvre toutes les dépenses de l’entreprise. Il n’y aura plus de factures papiers avec des circuits automatiques d’approbation à l’image de Chorus Pro, la plate?forme de facturation électronique de l’administration française » poursuit le responsable d’Altaris. Fin novembre dernier, le groupe EPSA, acteur de l’outsourcing et du conseil, est ainsi devenu la principale marketplace Achat en Europe en rachetant Experbuy. Avec cette acquisition, EPSA renforce son pôle d’externalisation des achats. « L’impératif d’optimiser les coûts se combine aujourd’hui avec la volonté de limiter les risques liés aux fournisseurs dans un contexte de règlementations de plus en plus exigeantes pour les grands groupes. Nous assistons ainsi à une demande de plus en plus forte pour des places de marché permettant d’externaliser certains achats, en particulier pour les besoins non récurrents » annonce le groupe. EPSA a ainsi mis en place une stratégie pour pouvoir offrir des prestations sur l’ensemble des besoins d’une direction des achats, des phases d’analyse de la dépense, de réalisation des appels d’offres, de réduction des coûts ou d’externalisation de certaines fonctions non stratégiques au travers de places de marché spécialisées.

Bien s’entourer pour investir sereinement

Ancien directeur achats au sein du groupe Thalès et Renault, Alain Desmottes le dirigeant d’Aldevi, société spécialisée dans l’accompagnement des entreprises dans l’achat des investissements productifs, tempère tout de même : « Avant d’acquérir un outil, il faut au préalable mesurer tous les coûts induits, identifier les risques et vérifier si les investissements sont bien en adéquation avec la stratégie visée. Il ne s’agit pas de se retrouver au bout du compte (rapidement) avec un outil inadapté, coûteux et obsolète qui risque de mettre en péril l’activité de l’entreprise. Un investissement n’a de sens que s’il permet d’améliorer la productivité ». Aussi, faut-il savoir s’entourer des bons experts avant d’investir dans la transformation numérique.

Limiter les risques à l’international

Dans un contexte d’internationalisation croissante de l’économie, les achats à l’étranger sont également un puissant levier de compétitivité et de développement pour les entreprises. Pour optimiser les coûts, les acheteurs doivent sourcer les bons fournisseurs et externaliser en partie ou en totalité les productions. Afin de réduire les risques inhérents (variabilité des taux de change, risque social, risque logistique…), une réelle expertise leur est nécessaire pour pouvoir suivre les différentes étapes nécessaires à la mise en place d’un partenariat international (suivi des développements et des prestations, acheminement des biens, contrôle qualité chez les partenaires, respect des délais…). Faire appel à des collaborateurs locaux pour assurer les contrôles qualités et asseoir de bonnes relations avec les fournisseurs est souvent l’un des moyens les plus sûrs pour éviter les surprises. S’entourer d’experts comme la société de sourcing française Briefing spécialisée sur les pays Asiatiques (Chine, Pakistan, Inde et Bangladesh) s’avère être parfois le meilleur moyen de sécuriser les achats. « Pour les acheteurs, nous assurons les prix et la qualité recherchée. Nous vérifions la qualité de la fabrication, la bonne exécution du produit et du prix final pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs de distribution. Nous garantissons les prises de risques » précise Cédric Lepercq, responsable équipe Asie de Briefing. La société qui dispose d’un important répertoire réactualisé d’usines asiatiques adopte une approche qui commence à la recherche de la source de fabrication jusqu’à sa livraison finale dans une logique d’importation totale.

Externalisation : opportunité ou dépendance ?

Par ailleurs, l’externalisation d’une partie (ou de la totalité) de la production et/ou des services permet à l’entreprise de gagner en performance dans des domaines où elle est peu compétitive pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. Elle est un moyen pour elle d’optimiser ses coûts, d’améliorer la qualité et de disposer de nouvelles compétences. C’est notamment le cas dans le domaine de la machine-outil pour faire sous-traiter une production par fabrication additive ou dans le domaine de la logistique pour bénéficier d’outils plus modernes, à l’image des AGV (véhicules de guidage automatiques), des exosquelettes ou autres solutions proposés par GT Logistics, le spécialiste girondin de l’externalisation de la logistique. En matière de services, l’externalisation est également une tendance. La société Davricourt a ainsi développé Contract Management pour les industriels qui souhaitent rationaliser leur panel de sous-traitants dans le domaine de l’ingénierie. « Nous assurons la gestion de ces comptes et toute la partie administrative, facturation incluse, à la place de nos clients. Cela représente une réduction considérable des coûts de gestion et un gain de temps » souligne Charles-Henri Margnat, l’un des responsables. Cependant, il est nécessaire de veiller à conserver un juste équilibre car une externalisation non maîtrisée n’est pas dénuée de risques. L’entreprise peut parfois sous-estimer le caractère stratégique de la prestation au risque de se priver peu à peu de ses connaissances métiers fondamentales créant une trop grande dépendance. Par ailleurs, externaliser à outrance et confier à des sous-traitants une place trop importante dès la phase de conception peut également entraîner une perte d’originalité dans l’obtention du produit final.

Quand acheteurs et fournisseurs se choisissent mutuellement

Le savoir-être et les relations humaines restent cependant les principales qualités qui permettront aux acheteurs d’être les garants des bonnes pratiques et des bonnes conduites de leurs entreprises et de leurs fournisseurs. Elvire Régnier-Lussier, actuelle directrice achats du groupe Avril, acteur industriel et financier des filières des huiles et protéines, affirme : « La force d’un écosystème, c’est quand fournisseurs et clients se choisissent mutuellement ». Pour la dirigeante qui a occupé des postes à hautes responsabilités dans des grandes firmes sur les 5 continents, le cost killing que tous les acheteurs ont pratiqué au moins une fois dans leur vie, a contribué à détériorer le tissu industriel dans les pays occidentaux. « Se baser sur la seule réduction des coûts en tirant les prix vers le bas est mortifère et a profité aux pays à bas coûts comme la Chine. Les fournisseurs occidentaux qui ont suivi ce mouvement ont tenté de s’aligner et ont ainsi largement détruit leurs capacités d’investissements » argumente-t-elle. Pourtant, les dirigeants de Procter ont théorisé il y a bien longtemps que 70 % de l’innovation devait venir de leurs fournisseurs. « les acheteurs ont parfois du mal à accepter que l’innovation vienne du fournisseur. « En France, les acheteurs ont du mal à accepter que l’innovation vienne du fournisseur. Pourtant il n’est que temps d’inverser la tendance. Un fournisseur innovant choisira son client, si ce dernier est capable de lui proposer un vrai partenariat, fondé sur la création de valeur commune et non sur la seule réduction des prix » conclut Elvire Régnier-Lussier.

Des partenariats gagnant-gagnant

Certains fournisseurs comme Manutan, le leader européen du e-commerce BtoB, a ainsi développé l’application 100 % gratuite Sav’Inside qui permet d’analyser les besoins de ses clients grands comptes et d’optimiser les achats indirects. « Nous proposons à nos clients un outil gratuit, unique et innovant d’analyse de leurs besoins et de réduction des coûts, ce qui nous différencie des autres distributeurs » glisse Xavier Laurent, directeur des services à valeur ajoutée de Manutan.

Pour favoriser la mise en place de bonnes relations entre acheteurs et fournisseurs, d’autres initiatives sont menées. L’une des dernières en date est celle de BPI France qui vient de lancer la plate-forme de mise en relations business entre les startups les plus prometteuses du marché français (ayant au moins une référence grands comptes) et les grands groupes. Géré par BPI le Hub, cet outil permet de faciliter la tâche aux acheteurs pour sourcer et identifier de nouveaux prestataires sachant que 470 scale-ups sont représentées et qu’il est possible via la plateforme d’entrer en contact direct avec elles. Les sociétés de conseil ne sont pas en reste. HutisA propose Eco2 une nouvelle offre de Design To Cost « responsable » à destination des entreprises industrielles pour les accompagner dans une démarche durable et le cabinet F.C.A. vient de créer une plate-forme en accès libre pour les professionnels des achats et de la Supply Chain afin de mettre à leur disposition des formations gratuites ainsi que divers outils. « Nous n’adhérons pas à l’image du simple « Cost Killer » que peut avoir l’acheteur et nous lui préférons un rôle de « Business Partner ». Pour ce faire, nous avons développé une démarche Achats efficace, responsable et durable en co-construisant des partenariats « gagnant-gagnant » entre nos clients et les fournisseurs » insiste Emmanuel Monleau, le dirigeant fondateur de F.C.A.

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