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Passer au paiement européen en toute quiétude

Arnaud Dumas ,

Publié le

Le passage au Sepa approche. Les entreprises doivent mettre à jour leurs outils de gestion pour ne pas risquer le rejet de leurs virements et prélèvements.

Passer au paiement européen en toute quiétude
Les entreprises ont jusqu’au 1er février pour passer au système unique de paiement européen. Sous peine de voir leurs virements et prélèvements refusés par les banques.

Les entreprises citées

Le Sepa Aucune idée…" déclare, l’air un peu coupable, Guillaume Luquel, le directeur général de NK Distribution, une entreprise spécialisée dans l’électroménager. Ce dirigeant de PME, qui a poussé la porte de HSBC pour se renseigner, n’est pourtant pas le seul dans ce cas. La migration vers un système unique de paiement européen, le Single euro payments area (Sepa), qui impose aux entreprises de profondes modifications dans l’organisation des relations avec leurs banques, est loin de susciter l’enthousiasme des foules. "Chaque fois que l’on modifie le cadre, c’est une contrainte", reprend Guillaume Luquel. Surtout en période de crise, où les entreprises préfèrent se concentrer sur leur chiffre d’affaires plutôt que sur leurs moyens de paiement.

La date limite pour effectuer le passage au Sepa est cependant imminente. Le 1er février, les systèmes de gestion des entreprises devront avoir été modifiés, testés et validés par les établissements bancaires. Sous peine de voir tous les virements et tous les prélèvements être tout simplement refusés par les banques… Et de causer une panique massive dans les entreprises, qui se verraient subitement en crise de trésorerie et obligées de repasser aux chèques. Néanmoins, ce bug peut encore être évité à condition de respecter quelques étapes obligatoires.

1 "Fait maison" ou externalisation : il faut arbitrer

Le passage au Sepa concerne deux types de moyens de paiement : les virements et les prélèvements. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées par ces opérations. Seules celles réalisant leurs virements par l’envoi de fichiers informatiques et celles effectuant des prélèvements en masse doivent modifier les informations bancaires qu’elles transmettent dans les fichiers de paiement. À commencer par la conversion des numéros de RIB des clients et fournisseurs en code Iban. Le RIB ne sera en effet plus reconnu par les banques de la zone Sepa qui ne pourront plus traiter ces flux. "Les banques offrent cette prestation de conversion, cela ne prend pas très longtemps, confie Alexandre Beziaud, le directeur du marché des entreprises et des institutionnels du Crédit du Nord. Les prestataires de logiciels ou les comptables peuvent également le faire." De son côté, Cepheid Europe, la filiale du groupe américain, spécialisée dans la fabrication de matériel médical permettant de détecter des pathologies à partir de l’ADN, a préféré gérer cette opération en interne. Mais dans la durée. "Sur un an, nos volumes de paiement ont augmenté, confie Yann Droneau, le responsable Sepa chez Cepheid. Nous avons donc fait les modifications au fur et à mesure." Cette conversion est également nécessaire pour le versant "prélèvement" du passage au Sepa. Pour celui-ci, les entreprises doivent par ailleurs demander à la Banque de France un identifiant créancier Sepa (ICS), qui viendra remplacer le numéro national d’émetteur (NNE). Une fois cette autorisation de prélèvement obtenue, il faut affecter à chaque client une référence unique du mandat (RUM) que l’entreprise détermine elle-même.

2 Ne pas négliger la phase de test

Les logiciels et outils de gestion doivent également être actualisés pour prendre en compte les nouvelles normes Sepa. Ce qui implique de mettre à jour les ERP internes et, notamment, les logiciels de communication bancaire. Le coût n’est pas forcément le frein. "Il se mesure en temps passé sur cette opération, estime Bernard Cohen-Hadad, le président de la commission financement des entreprises de la CGPME. Beaucoup de dirigeants ont, de ce fait, du mal à l’apprécier." Et le temps requis pour mettre en place le Sepa n’est pas le même pour toutes les entreprises. "Cela dépend de la qualité du système informatique de l’entreprise et de son logiciel de communication bancaire", explique Laurence Suprano, directrice associée chez Axys Consultants, un cabinet de conseil en management. Plus le logiciel est récent, plus il sera facile d’acheter un module complémentaire "sur étagère". Ces nouveaux logiciels ne fonctionnent toutefois pas automatiquement. Une fois la mise à jour effectuée, reste à la tester pour s’assurer que les flux de paiement fonctionnent correctement. Plusieurs tests, en général avec des sommes modiques, sont réalisés pour vérifier les formats des fichiers et éviter les bugs. Car ils sont possibles… EDF en a fait les frais. Fin novembre, 41 300 clients de l’électricien ont reçu un avis d’impayé parce que les ordres de prélèvement Sepa, émis par EDF, étaient mal conçus et avaient été rejetés par les banques. Un couac difficile – et coûteux – à gérer auprès de clients de bonne foi. La gestion du fichier clients sera par ailleurs touchée par un autre changement de taille : les mandats de prélèvement, jusqu’à présent du ressort des banques, seront désormais gérés par les entreprises préleveuses. "La banque ne sera plus au courant de ces mandats de prélèvement, souligne Alexandre Béziaud, du Crédit du Nord. Si le client conteste le prélèvement, la banque devra le rejeter et ce sera à l’entreprise de faire la preuve du mandat." Celles-ci devront donc conserver toutes les autorisations de prélèvement accordées par leurs clients et les produire en cas de contestation. "Cela nécessite une organisation efficace et certaines entreprises se posent à cette occasion la question de l’archivage électronique, de la dématérialisation des contrats et des signatures…" précise Laurence Suprano.

3 Saisir les opportunités

Mais tout n’est pas que contrainte. Le passage au Sepa vise avant tout à simplifier les paiements. "Cela harmonise et fluidifie l’ensemble des moyens de paiement en Europe, estime Thibault Lanxade, le PDG d’Aqoba et président du pôle entrepreneuriat et croissance du Medef. Par exemple, si vous faites un virement en Ukraine aujourd’hui, vous pouvez passer par onze chambres de compensation." L’impact sur le prix des transactions n’est pas anodin. Cepheid annonce un coût divisé par quatre ou cinq par virement. La société a mis en place un système de gestion automatisé de ses virements avec HSBC, et l’a dupliqué pour ses entités européennes (France, Belgique, Allemagne, Italie, Royaume-Uni). "La zone Sepa devient une zone domestique, explique David Fellous, le directeur de l’équipe commerciale du cash management chez HSBC France. Vous payez les virements Sepa au même prix que les virements en France." Idem pour les prélèvements. Cette centralisation a d’autres effets positifs. "Cela nous permet d’harmoniser nos process et nos relations bancaires", confirme Yann Droneau. Et de gagner quelques heures par semaine dans le traitement des virements.

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