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Open space : "la baisse de la productivité est due à l’exposition au bruit", selon Catherine Gall

Christophe Bys , , , ,

Publié le , mis à jour le 31/10/2014 À 18H42

Entretien Et si on était allé trop loin dans le décloisonnement des espaces de travail ? Et si à force d’open spaces et autres aménagements pour stimuler la collaboration et la créativité, on avait oublié le besoin de solitude, indispensable pour bien travailler. Car, nous explique Catherine Gall chercheuse pour le fabricant d’équipements de bureaux Steelcase, si travailler est une activité sociale, c’est aussi une activité qui requiert de l’intimité. 

Open space : la baisse de la productivité est due à l’exposition au bruit, selon Catherine Gall

L’Usine Nouvelle - Vous venez de publier un travail d’analyse conséquent sur l’intimité. Pouvez-vous nous dire quelle en a été la genèse ?

Catherine Gall - Nous avons beaucoup travaillé ces dernières années sur la collaboration, les modèles collaboratifs. Ce type d’organisation du travail induit des espaces plus ouverts, des lieux où se rencontrer pour confronter ses idées. Or ce que nous avons constaté au fur et à mesure de nos travaux, c’est que le salarié a également besoin de moments pour soi. Les anglo-saxons ont un mot qui résume très bien la problématique que nous avons étudiée et que le mot intimité rend imparfaitement : ils parlent de privacy.

Dans sa version anglaise, notre document porte le titre de privacy crisis, qui désigne le besoin de se protéger soi-même, d’avoir un espace entre soi et les autres. Concrètement, ce besoin a une dimension culturelle. Quand un Américain vous serre la main, il vous met à une distance plus grande, il a le bras bien tendu.

Pourquoi cela concerne-t-il les entreprises ?

Le besoin d’intimité est vital. Il a des répercussions émotionnelles. Une personne dont l’intimité n’est pas respectée n’est pas dans les meilleures conditions pour travailler, elle est stressée, insatisfaite… Les nombreuses études menées sur le sujet indiquent aussi qu’il existe un lien positif entre le respect de l’intimité et la performance stratégique. Cette relation passe par la notion d’engagement. Quand l’intimité est respectée, l’engagement des salariés est plus grand.

Une étude menée par l’institut Gallup a estimé que le manque d’engagement des salariés français correspondait à une perte de 51 milliards d’euros par an. De son côté, l’Ipsos a montré qu’il existait une corrélation positive entre l’engagement et la satisfaction à l’égard de l’espace de travail. Les entreprises devraient donc s’intéresser à cette question, car elle a une traduction financière. Aux inconvénients pour le salarié et sa santé, il faut ajouter un manque à gagner pour l’entreprise qui perd en productivité et en créativité… 

Une entreprise comme la vôtre a beaucoup fait en faveur de l’open space en mettant en avant ses avantages. N’avez vous pas une part de responsabilité ?

Nous avons beaucoup œuvré pour la création d’espaces collaboratifs, pas en faveur d’immenses open spaces sans séparation. Aujourd’hui, en France, il y a encore 37 % d’espaces individuels de travail, 38 % d’espaces partagés par plusieurs personnes et 25 % d’open space. Au Royaume-Uni, la proportion atteint 80 % des salariés. Cela résulte d’un mouvement en faveur du collaboratif qui a conduit à réduire de plus en plus les espaces privatifs. On est visiblement allé trop loin dans cette direction, d’autant que la journée de travail type a évolué.

Les salariés ne passent plus tout leur temps à leurs bureaux : ils vont à des réunions, font des présentations, d’autres sont nomades et vont travailler depuis un café, puisqu’avec les technologies mobiles tous les lieux deviennent des espaces de travail… Ce que nous observons c’est que l’intensité du travail varie beaucoup au cours de la journée et que les salariés ont besoin de moments pour se ressourcer.

Le véritable problème n’est-il pas celui du bruit ?

Il existe évidemment mais il n’est pas le seul. Le besoin d’intimité peut être une envie de pouvoir travailler sans être exposé aux autres. Travailler devant un écran exposé à tout le monde perturbe l’intimité. Pour revenir aux nuisances sonores, le bruit ambiant n’a fait qu’augmenter depuis plusieurs années, avec le téléphone qui sonne, la sonnerie du mail qui annonce l’arrivée d’un courriel, les personnes qui parlent. Sans oublier les portables personnels ou non qui sonnent. Les personnes travaillent aujourd’hui dans un brouhaha ambiant quasi permanent. Là encore, des études montrent que deux tiers de la baisse de la productivité sont dus à l’exposition au bruit dans l’espace de travail. David Rock, l’auteur de "Votre cerveau au bureau", a très bien décrit comment le bruit nuit à un bon travail. Les salariés sont interrompus toutes les onze minutes en moyenne, a-t-il calculé. Une fois interrompu, il faut 23 minutes pour se recentrer pleinement sur son travail.

Depuis le début de l’entretien, vos propos me rappellent les travaux sur les personnalités introverties, dont les qualités ne sont pas assez prises en compte dans les entreprises. N’y a-t-il pas un préjugé négatif vis-à-vis de celui qui a besoin de calme pour travailler ?

Certaines représentations ont la vie dure. La capacité de se concentrer malgré l’environnement est vue comme un signe de force mentale. De même, il y a cette idée que le bon chef est forcément hyperactif, intervenant dans toutes les réunions pour donner un avis, quand un introverti va moins aimer prendre la parole en public. Plus globalement, cela renvoie au système de valeur de la culture des Etats-Unis, où la prise de parole, l’expression d’un point de vue est favorisée.

D’ailleurs, confronté aux cultures asiatiques, ce type de management rencontre de vraies difficultés. De même, ce type de "management extraverti" ignore un fait majeur : la solitude peut être un formidable catalyseur d’innovation qu’aucun brainstorming n’égalera jamais. Trop souvent, les introvertis sont bridés par le groupe. On perd ainsi un formidable potentiel créatif.

Actuellement, comment font les gens, introvertis ou non, pour retrouver de l’intimité ?

 Vous avez toute une gamme de réactions. Certains mettent des casques pour se protéger. D’autres désertent les lieux de travail pour se couper du bruit ambiant. Ils s’isolent comme ils le peuvent. Ils cherchent une bulle. Certains vont réserver une salle de réunion, où ils vont se rendre seul.

Si le besoin d’intimité est universel, ses manifestations varient beaucoup d’une culture à l’autre. Par exemple, en Chine, on peut après le repas déplier un lit pour faire une sieste dans un bureau partagé. En France cela semble inenvisageable. On a besoin d’un espace à soi pour dormir.

Une des principales difficultés ne vient-elle pas de notre ambivalence par rapport à l’intimité. Notre besoin ne varie-t-il pas au cours d’une journée ?

Oui. L’intimité ce n’est pas ON ou OFF, il existe toute une série de nuances entre ces deux extrêmes. Dans une même journée, le besoin va varier en fonction du travail que vous avez à faire, du degré de concentration qu’il nécessite. Ce que nous avons observé c’est que tout le monde a besoin d’intimité, mais très peu de personnes en ont besoin en permanence. Il faut donc réfléchir à de nouveaux espaces qui mixent les différents besoins. Il faut penser des lieux intermédiaires dans les bureaux, comme ceux que nous avons proposé dans notre étude. Je pense notamment à ceux imaginés par Susan Cain l’auteure de "La force des discrets", à qui nous avons demandé de travailler avec nous. Ces propositions sont très intéressantes.

Propos recueillis par Christophe Bys

L’étude de Steelcase, L’intimité en crise, peut être consultée ici.

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1 commentaire

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06/11/2014 - 12h43 -

Steelcase est un exemple d'entreprise qui réfléchit aux vrais besoins des utilisateurs de se produits. Et ces besoins varient ! D'une personne à l'autre, d'une entreprise à l'autre, et aussi dans le temps : l'environnment de travail qui contribue le mieux à l'efficacité de la personne dépend de tous ces facteurs.
La promotion des 'open spaces' a beaucoup fait pour faciliter le travail des équipes. Et probablement poussé bien des managers a sortir de leur bulle à 2 fenêtres et une salle de réunion personnelle, avec sas pour assistante ? Et limité les coûts des bureaux : les murs et couloirs exigent bien plus de m2 !
Mais le manque de 'privacy' nuit bien sûr aux phases de travail individuelles !
Pourtant, il est possible de concevoir bureaux et mobiliers à partir des métiers, des organisations, des relations entre personnes, des outils et ambiances idéales ... et de leur enchaînement dans le temps.
Ainsi, un projet de 'salle de rédaction' pour un journal a pu être redéfini : des espaces confidentiels pour téléphoner et interviewer, des moyens de télétravail pour rédiger de n'importe où, et ... un open space au milieu des 'téléscripteurs' pour faciliter les échanges d'informations informels immédiats. Avec moins de bureaux que de personnes : tout le monde n'est jamais là !
Des bureaux qui contribuent à la 'création de valeur(s)' !
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