Pourquoi numériser la gestion de sa flotte auto ? De nombreux gestionnaires de parc automobile se posent cette question et se demandent comment mieux tirer parti d’un pool de véhicules dont une large part est sous-utilisée. Avec souvent un système lourd de gestion de réservations, de transmissions de clés, de paperasseries diverses. La réponse d’Assystem, l’une des principales firmes françaises d’ingénierie, a été de mutualiser ses véhicules via une solution d’autopartage développée en partenariat avec une start-up, Mobility Tech Green (MTG). Pour l’instant, Assystem a choisi d’implémenter ce nouveau système sur une petite partie de sa flotte française (1 400 véhicules au total). Les premiers tests effectués entre 2014 et 2015 ont été très concluants. « Nous avons réussi à réduire de 30 % le nombre de voitures en pool avec une adhésion quasi immédiate des utilisateurs », explique Lætitia Deffains, la responsable des achats indirects d’Assystem France. Avec pour bénéfice immédiat une réduction des coûts et une amélioration du TCO, le coût total d’utilisation des véhicules. Et une simplicité d’usage pour les collaborateurs. Par conséquent, ce système d’autopartage va être généralisé à la France entière à partir de cette année.
1. Un déploiement maîtrisé
Le cheminement qui a conduit Assystem à adopter l’autopartage remonte à 2013. Le spécialiste de l’ingénierie cherchait à améliorer la gestion de sa flotte de voitures de service, qui représentent près des trois quarts de sa flotte totale en France. La plupart des véhicules sont de petits utilitaires (Kangoo, Nemo) à deux places. Assystem France ne disposait pas de données fiables sur le taux d’utilisation des voitures ni sur la façon de conduire des chauffeurs. Seuls les kilométrages étaient disponibles, mais 25 % des données n’étaient pas pertinentes ou exploitables. « Certains véhicules étaient en sur-roulage, d’autres en sous-roulage », ajoute la responsable des achats indirects. Le groupe décide alors de se doter d’un système plus rationnel permettant une meilleure remontée d’informations. La mise en œuvre d’une gestion entièrement numérique du partage des véhicules en est l’un des volets. Un appel d’offres est lancé fin 2013 et gagné par la société MTG. Un premier site est sélectionné, celui de Saint-Quentin-en-Yvelines (Yvelines). Des groupes de travail sont constitués avec des salariés d’Assystem France pour tester différentes solutions. À l’été 2014, MTG opère un déploiement en quelques semaines avec 28 voitures, après un teasing par e-mail pour sensibiliser les utilisateurs. Le président du groupe, Dominique Louis, vient en personne assister au lancement du système lors d’une journée spéciale où les véhicules sont présentés aux futurs usagers. Cette minutieuse préparation a sans doute contribué au succès de l’opération. À ce jour, près de 600 salariés se sont connectés au système, beaucoup plus que les seuls collaborateurs du site de test. « La plupart l’ont utilisé au moins une fois », signale Lætitia Deffains.
2. Le choix de la simplicité
Dès le départ, MTG avait une contrainte forte dans le cahier des charges : afin de ne pas ajouter trop de complexité, « nous devions nous “plugger” sur le système informatique d’Assystem », raconte Pascal Roux, le PDG de l’entreprise. L’utilisateur a seulement besoin de son smartphone (ou d’un badge quand il n’en dispose pas) et d’un accès internet pour réserver le véhicule sur la plate-forme d’autopartage. Il reçoit alors un SMS de confirmation. Le téléphone, comme le badge, lui permettent d’ouvrir et de fermer le véhicule. Une fois qu’il l’a restitué, le salarié n’a plus qu’à clôturer d’un simple clic sa réservation sur l’interface web. Pour pallier tout problème, MTG a mis en place un centre d’appel ouvert 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Fini le temps où les gestionnaires de flotte notaient les réservations sur un cahier et distribuaient en main propre les clés et les papiers du véhicule… MTG a pris en charge l’achat des véhicules, la collecte et le traitement des données, qui sont ensuite transmises à Assystem à la demande.
3. Servir des besoins différenciés
Services achats et comptabilité, utilisateurs, chacun a des attentes différentes par rapport à une flotte de véhicules. Le nouveau système a pensé à tous. L’autopartage numérique va permettre en premier lieu de réduire la taille de la flotte. Sur le site de Saint-Quentin-en-Yvelines, le nombre de véhicules a été diminué de plus d’un quart, passant de 40 à 28, sans pour autant cesser de satisfaire la demande. « Pour que le système soit économiquement intéressant, il faut au minimum une dizaine de véhicules en autopartage. Si ce n’est pas le cas, cela provoque des frustrations chez les utilisateurs », prévient Lætitia Deffains. Ensuite, grâce à la qualité des données qui remontent dans l’ERP, Assystem peut mieux maîtriser et ventiler au plus juste les frais de mobilité par service. Autre avantage, la firme en a profité pour offrir de nouveaux services à ses collaborateurs, comme la location des véhicules à titre privé pour quelques heures ou pour le week-end. Assystem facture dans ce cas au coût de revient. Utiliser une voiture pour une soirée coûte entre 10 et 15 euros, par exemple. Enfin, le groupe a saisi l’occasion pour « verdir » une partie de sa flotte, avec l’introduction de quatre Renault Zoé tout électriques dans le pool des 28 véhicules. Tant que le groupe ne disposait pas de données fiables sur les kilométrages et sur les usages des véhicules, il était difficile d’électrifier une partie de la flotte compte tenu de la faible autonomie des voitures 100 % électriques. C’est désormais faisable.
4. Coupler autopartage et covoiturage
L’objectif pour 2016 et 2017 est de généraliser l’autopartage à toute la France. Le groupe compte 7 000 salariés répartis dans une trentaine d’agences de proximité. Un premier déploiement est en cours à Toulouse depuis le mois de mai et quatre autres sites seront concernés pour 2016, notamment Marseille et Lyon. « Nous sommes un peu victimes de notre succès », s’amuse Lætitia Deffains. À Toulouse, Assystem étudie même avec MTG une solution de vélos à assistance électrique en partage, l’agence étant proche du site d’Airbus, l’un de ses principaux clients du groupe. Au-delà, il souhaiterait davantage encore coupler l’autopartage et le covoiturage. L’idée est de permettre à un salarié qui utilise une voiture via la plate-forme d’autopartage d’emmener un autre collègue allant au même endroit. Ou, tout simplement, de développer le covoiturage pour les trajets entre domicile et travail. Un nouveau chantier.
En adoptant l’autopartage, Assystem est dans la tendance. Selon une étude publiée par le Boston Consulting Group en 2016, l’autopartage est appelé à un développement exponentiel. Le nombre d’utilisateurs en Europe pourrait passer de 2,1 millions à 14 millions d’ici à 2021. Au plan mondial, ces chiffres passeraient de 6 millions à 35 millions d’utilisateurs, pour un chiffre d’affaires global de 4,7 milliards d’euros. Revers de la médaille pour les constructeurs, les ventes mondiales de voitures s’en trouveraient réduites d’environ 550 000 unités d’ici à 2021…
