Les mesures à prendre...et à conserver

Plan de continuité d'activité, achat d'équipements de protection individuelle ou de désinfectants, réaménagement des locaux et de la production : la facture de la préparation à une éventuelle une pandémie de grippe peut s'avérer salée... Que la catastrophe annoncée se produise ou non, voici nos conseils pour que les efforts consentis dans un contexte menaçant profitent à plus long terme à votre entreprise.

Apprivoiser les outils de travail à distance

Mesure phare des plans de continuité d'activité (PCA) dans la majorité des entreprises, le télétravail est envisageable pour environ 5 à 10 % du personnel en moyenne, estime Éric Bernouis, consultant au sein de la SSII Telindus. Encore faut-il s'assurer que les salariés disposent des outils et documents nécessaires. Outre l'équipement du télétravailleur (PC, accès Internet, clé 3G...), il faut revoir le système d'information et permettre à chacun de s'approprier les outils de travail à distance. Autre point crucial : le trafic de données entre l'entreprise et l'extérieur risque de doubler, voire tripler. Le tuyau de communication doit donc être éventuellement redimensionné et le serveur d'accès distant, reconfiguré. Il faut définir les priorités d'accès, les règles de sécurité et les droits de chaque collaborateur. Enfin, il faut mettre en place et former le personnel à l'utilisation des conférences téléphoniques ou Web, chatrooms, wikis, partage de documents, etc. Une occasion idéale pour expérimenter ces outils et instaurer, au-delà de la pandémie, des méthodes de travail plus efficaces et susceptibles de générer des économies en évitant les déplacements inutiles.

Apprendre à maintenir l'activité en effectif réduit

S'organiser en vue de l'éventualité d'un absentéisme massif est une bonne occasion pour identifier les postes clés et dénombrer les collaborateurs possédant les compétences associées. « Dans de nombreuses entreprises, personne ne s'était demandé ce qui se produirait en cas d'indisponibilité majeure des salariés », souligne le docteur Guibert, directeur médical des programmes de santé d'International SOS, qui conseille notamment ses clients sur la mise au point de PCA. Sur un site de production, où le travail à distance n'est évidemment pas envisageable, la meilleure option consiste à mettre en place des formations croisées afin de disposer de suppléants. Une préparation qui peut s'avérer utile en d'autres occasions, ne serait-ce que dans le cas d'une grève ou d'une banale attaque de grippe saisonnière ou de gastroentérite. Et peut faciliter la gestion de la mobilité interne des salariés.

Gérer l'information de ses collaborateurs

Gérer le risque ne suffit pas. Encore faut-il informer ses collaborateurs des précautions prises et du rôle qu'ils auront éventuellement à tenir. Ce qui implique de trouver les canaux d'information adaptés. « Nous venons d'ouvrir sur notre Intranet une rubrique "santé et sécurité", appelée à perdurer. Nous y avons notamment renseigné la liste des sauveteurs secouristes ou la localisation des armoires à pharmacie », raconte Gersende Boulnois, le DRH de la société Manutan, spécialisée dans la fourniture de matériel aux entreprises. Autre piste : l'e-learning, avec des tutoriels sur la grippe. Une solution d'autant plus indiquée qu'elle est l'occasion de tester un outil permettant, en cas de situation critique, d'assurer les formations indispensables à la bonne marche de l'entreprise sans regroupement propice à la propagation du virus. « Nous enregistrons une hausse de 20 % des demandes d'e-learning par rapport à l'an dernier », rapporte d'ailleurs Joël Nicolas, directeur opérationnel de la formation chez Dekra.

Contrôler la fiabilité de ses fournisseurs

Maillons essentiels de la chaîne de production, les fournisseurs ne doivent pas être oubliés en situation de branle-bas de combat. La préparation du PCA est l'occasion de faire le tour de ses partenaires et de vérifier leur fiabilité. Sanofi Aventis a ainsi contrôlé la capacité de ses prestataires à accompagner la montée en cadence associée à la production de vaccins. « Nous avons contrôlé tous nos fournisseurs critiques de seringues, de flacons et d'oeufs. En amont, nous devons nous assurer que tous répondent à nos demandes en temps et en heure », explique Pascal Barollier, porte-parole du géant pharmaceutique. Pour d'autres sociétés, c'est l'occasion de faire une revue de l'hygiène des partenaires et éventuellement de procéder à des aménagements qui, la menace passée, n'ont pas vocation à être remis en question.

Flexibiliser l'outil industriel

Pour les fabricants de masques ou de vaccins, la situation actuelle s'accompagne d'une montée en charge brutale mais transitoire de la production. Ces fluctuations sont l'occasion de réorganiser et d'optimiser la gestion des flux. L'unité de 3M qui fabrique des masques a ainsi accéléré l'investissement dans une nouvelle machine. « Cet outil va nous servir pour d'autres productions. Nous pourrons diminuer le temps de cycle et être plus productif », témoigne Stephen Murray, le directeur du site de 3M à Aycliff en Angleterre. La crise peut être un bon moyen pour expérimenter les principes de production à flux tiré, des méthodes initiées par les gourous du lean manufacturing.