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Le télétravail collaboratif, c’est possible

Sylvain Arnulf ,

Publié le

Chez Trello, la moitié des employés sont en télétravail permanent. Un choix qui fonctionne grâce aux outils collaboratifs en ligne et à beaucoup de méthode.

Le télétravail collaboratif, c’est possible
Grâce à la vidéoconférence, Trello s’attache à maintenir le lien entre ses salariés, qu’ils travaillent à New York, au Brésil ou à Hawaï.

Les entreprises citées

Recruter la bonne personne pour le bon poste et ne pas se priver de talents pour des questions de géographie, c’est notre principe, chez Trello », explique la responsable marketing produit international, la Française Alexia ­Ohannessian. Résultat, aujourd’hui, la moitié de la cinquantaine de salariés de la start-up travaille de chez eux ou en coworking, dans une dizaine d’États américains ou à l’étranger. Ce sont bien des collaborateurs permanents et non des travailleurs indépendants.

Encore peu connu du grand public, Trello, créé en 2011, a passé la barre des 10?millions d’utilisateurs dans le monde, dont 200 000 dans l’Hexagone. Son outil de management de tâches en ligne permet en un clin d’œil de savoir qui fait quoi dans un projet ou dans une organisation (grâce à un ­astucieux ­système de « boards » inspiré par la ­méthode ­Kanban de Toyota). Le service est désormais ­disponible aussi en espagnol, en allemand, en portugais et… en langue française depuis le 15?septembre. Un événement, piloté ­depuis le Brésil, qui a été fêté comme il se doit dans le quartier général new-yorkais de la start-up… mais aussi au domicile de ­chacun de ses télétravailleurs. Alors que le télétravail séduit un nombre croissant de salariés et d’entreprises, Trello montre que la distance et le travail dans un environnement virtuel ne sont plus un souci… à condition de respecter quelques règles. Leçons d’un cordonnier bien chaussé.

1. Se mettre à l’heure du siège

Chez Trello, on peut travailler à peu près n’importe où… à condition d’avoir au plus six heures de décalage avec le fuseau horaire de New York. « Il faut s’adapter pour avoir plusieurs heures en commun avec les horaires de travail de New York », explique Alexia Ohannessian. Certains employés travaillent donc de nuit ou en décalé. « Un salarié habitant à Hawaï travaille à partir de 4?heures du matin, heure locale. C’est un choix de vie : de cette façon, il peut profiter de sa journée avec les enfants », poursuit-elle.

2. Limiter le temps de travail

Chacun travaille où il veut : coworking, domicile, tiers lieu, peu importe, finalement. Les voyages sont même autorisés (par exemple, lorsqu’un employé rend visite à ses parents), à condition que le salarié puisse se créer une bulle de travail. Ce principe marche d’ailleurs dans les deux sens, le risque de journées à rallonge étant plus grand que celui du manque d’implication.

« Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’un des problèmes, quand on travaille chez soi, n’est pas de se mettre au travail, mais de s’arrêter. Les RH font très attention à ça et veillent à ce que chacun ne travaille pas plus de huit heures maximum par jour, explique la responsable marketing produit international. En particulier pour ceux qui n’ont pas d’enfants. Il faut conserver une vie sociale à côté de son travail pour ne pas rester bloqué indéfiniment devant son écran. »

3.Soigner la communication interne

La communication entre salariés s’effectue principa­lement par la messagerie instantanée Slack. « Mais, par écrit, il peut manquer l’interprétation en fonction du contexte », raconte Alexia ­Ohannessian. Pour éviter les malentendus, il faut faire preuve de clarté dans son expression. « Quand on s’absente de chez soi, qu’on n’est pas devant son ordinateur pour un temps donné, on précise toujours : “Je suis dans un événement public”, par exemple, pour que l’interlocuteur comprenne le contexte de la réponse (ou l’absence de réponse), détaille-t-elle. Dès qu’une conversation commence à être trop complexe, que des détails ne sont pas compris ou qu’un malentendu s’installe, on stoppe la conversation et on passe immédiatement en chat vidéo pour un face-à-face. En vidéo on comprend beaucoup mieux le contexte. Une phrase dite avec un sourire ou un froncement de sourcils n’a pas le même sens. »

4.Faire au bureau comme à la maison

Autre réflexe adopté par les équipes de Trello : « Lors des réunions d’équipe, les gens qui sont au bureau se mettent devant leur ordinateur comme s’ils étaient chez eux. Il n’y a pas d’un côté un groupe qui pousse ses idées parce qu’il arrive mieux à communiquer et de l’autre des gens isolés. » Bien communiquer, c’est aussi avoir le même niveau d’information que ses collègues sur la stratégie de l’entreprise. Une fois par mois, une réunion rassemble l’intégralité de l’entreprise, avec un point sur la stratégie et les projets en cours. Un tableau Trello baptisé Company overview board est mis à jour chaque semaine. Chaque équipe y explique de façon concise sur quoi elle travaille.

5.Partager la culture d’entreprise

Chaque nouveau salarié passe sa première semaine dans les locaux de la start-up à New York. Ensuite, Trello tente de recréer en ligne l’équivalent des lieux de convivialité de l’entreprise réelle, la machine à café ou le restaurant d’entreprise. L’occasion pour chaque membre de la société de connaître ses collègues, un peu en dehors du cadre ­professionnel. « Une fois par semaine, une personne de l’entreprise est désignée au télétravailleur et il doit ­discuter vingt minutes avec elle », raconte la Française. « L’idée, c’est de créer du lien avec des gens avec qui l’on ne serait pas normalement en contact. Les équipes marketing parlent aux développeurs, les développeurs aux commerciaux… Ce sont des petites choses qui permettent de créer une culture d’entreprise. »

Chez Trello, lorsque l’on célèbre une bonne nouvelle au siège new-yorkais, les collaborateurs extérieurs vivent ­l’événement en direct et leurs visages sont projetés sur un écran. « Chacun, avec sa bière ou son verre de vin, peut participer à distance. Ils voient ce qui se passe dans la salle et la salle voit ce qui se passe chez eux », raconte Alexia ­Ohannessian. À Halloween, tradition américaine oblige, chacun se déguise, au siège… ou derrière son écran. Ces habitudes, prises au fil de l’essor de la start-up, permettent de garantir la cohésion des équipes et le maintien d’une culture d’entreprise… même si les salariés sont parfois distants de plusieurs milliers de kilomètres. 

Un plan pour déployer le travail à distance
 

Le 13?mars, le Premier ministre, Manuel Valls, a lancé, lors d’un comité interministériel aux ruralités, un plan de déploiement du télétravail à formaliser en 2016. D’ici là, le gouvernement entend diffuser des expériences et des études dans un but de sensibilisation. Le gouvernement y voit un moyen de dynamiser l’espace rural. Mais a-t-il visé la bonne cible ? Une étude sémantique de la presse en ligne et des réseaux sociaux menée par Zevillage a montré que Paris et sa périphérie étaient dominants dans la « conversation ». Il faut dire qu’avec une moyenne quotidienne de 68 minutes de trajet domicile-travail en ­Ile-de-France, la pratique en séduit plus d’un.

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