La semaine de Jean-François Prevéraud

Pourquoi et comment utiliser un service technique externe à des fins stratégiques ? Jean-Claude Salignac, directeur de l’offre de Tierce Maintenance Applicative chez Unilog, nous apporte une réponse en prenant l’exemple de la mu
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La Tierce Maintenance Applicative ? Une démarche connue, largement répandue et globalement très appréciée, qui représente aujourd’hui un marché de 741 millions d’euros en France (source PAC 2002).

Cette démarche consiste pour une entreprise à déléguer la maintenance d’une partie ou de la totalité de son système d’information à un partenaire extérieur. Une offre de services qui permet d’assurer la maîtrise budgétaire de l’activité et l’amélioration de sa qualité de service. Elle inclut, le plus souvent, des engagements de résultats précis et chiffrés de la part du partenaire.

En quelques années, partie d'une simple offre de services techniques, la TMA s’est progressivement adaptée aux besoins stratégiques des entreprises. L’offre TMA s’inscrit aujourd’hui dans une optique de réduction des coûts dans le cadre de l’organisation et du fonctionnement opérationnel des systèmes d’information.

Mutualisation et délocalisation…

Historiquement, les entreprises ont appréhendé la TMA au coup par coup en fonction de contraintes courts termes (besoins de ressources, d’expertises,…) déterminant de ce fait une organisation ‘en silo’ : une application, une TMA, un fournisseur, un budget, un plan qualité…

Si efficace soit-elle d’un point de vue technique, cette démultiplication de la maintenance a trouvé ses limites : hétérogénéité des process, gestion budgétaire peu performante, pilotage difficile… La nécessité s’est donc imposée de reconsidérer l’organisation des différentes TMA au sein des systèmes d’information opérationnels.

La nouvelle approche consiste à mutualiser plusieurs TMA ‘en silo’ dans une même entreprise, de manière à mettre en commun les budgets et les ressources et, en réduisant le nombre de fournisseurs, à homogénéiser les procédures, les contrats, les indicateurs, les conventions de service…

Identification des besoins réels, arbitrages facilités, gain de temps et de procédures, réorganisation des relations entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre, les économies réalisées proviennent de multiples postes, la TMA mutualisée offre en fait à la Direction des Systèmes d’Information la capacité de piloter de manière efficace un système d’information opérationnel, grâce notamment à une globalisation des budgets jusqu’alors répartis en de multiples applications.

L’étape suivante, sur l’échelle de la réduction des coûts, consistera à créer une plate-forme délocalisée de maintenance des systèmes d’information, en France ou off-shore, voire à outsourcer l’ensemble de ses systèmes d’information, matériel compris, chez un partenaire extérieur.

Ainsi reconfigurée, la TMA mutualisée se hisse au rang d’outil stratégique, au service des objectifs de réduction des coûts de l’entreprise.

Une démarche rigoureuse, étape après étape

L’atteinte de tels objectifs oblige à une démarche rigoureuse, en plusieurs étapes.

La mutualisation démarre par l’établissement d’une cartographie précise du périmètre concerné. Cela consiste à identifier chaque composant du systèmes d’information de manière à lui donner une valeur stratégique, une valeur d’usage, et de les hiérarchiser.

On évaluera ensuite les engagements des différents fournisseurs travaillant sur place.

Une dernière étape consiste à déterminer des critères conduisant à la mutualisation, puis de définir le scénario de mise en œuvre, et enfin le plan d’adaptation de l’organisation.

Trouver le bon partenaire

La mutualisation de la TMA a un impact sur de nombreux processus, fonctions et organisations existantes. Autant s’y préparer minutieusement, en se faisant accompagner par une société de services dont on aura pris soin de vérifier qu’elle remplit a minima les trois caractéristiques suivantes : compétences techniques avérées, importantes capacités d’intervention (en terme de volume) et enfin solide implantation nationale, voire internationale.

Compte tenu de la durée de ce type de projet, la réduction des coûts est un objectif stratégique à considérer sur le moyen terme. Le choix doit s’orienter vers des partenaires capables d’assurer leurs engagements dans le temps (3 à 5 ans minimum). Leur situation financière - et notamment leur endettement et leur trésorerie -, sont des indicateurs-clés.

Enfin, le partenaire retenu - car ce genre d’opérations doit s’envisager sur les bases d’un partenariat, fondé sur le respect et la confiance - devra prouver ses références.

Impacts majeurs sur l’organisation de l’entreprise

Si l’engagement de la SSII est réel et chiffrable en terme de résultats, celui de l’entreprise est tout aussi important. La mutualisation est, par nature, structurante en terme d’organisation. Elle s’applique aussi bien aux ressources technologiques qu’aux ressources fonctionnelles.

Considérée comme un outil stratégique de réduction des coûts, la mutualisation apportée par la TMA permet de mettre en place un pilotage unique qui va initier un arbitrage centralisé en fonction du budget, des composants, des fonctions... Elle autorise un suivi précis des réalisations en fonction du niveau de service attendu et des indicateurs mis en place selon les besoins (assistance, astreinte, maintenance corrective, développements…). La Tierce Maintenance Applicative aborde maintenant une nouvelle étape de son développement en s’inscrivant délibérément dans la stratégie des entreprises. Une nouvelle étape ouvrant elle-même de nouveaux marchés tournés vers une externalisation plus industrielle des services informatiques.

A la semaine prochaine.

Pour en savoir plus
- Site Unilog
: http://www.unilog.com

Jean-François Prevéraud, journaliste à Industrie & Technologies, suit depuis bientôt 22 ans l’informatique industrielle et plus particulièrement les applications destinées au monde de la conception (CFAO, GDT, Calcul/Simulation, PLM…). Il était jusqu’à une date récente rédacteur en chef de la lettre bimensuelle Systèmes d’Informations Technologiques, qui a été intégrée à cette lettre Web hebdomadaire.

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