L’Obeya, une pratique Lean pour dynamiser votre management

Qu’est-ce qu’une Obeya ?

L’Obeya ("grande salle" en japonais) est une pratique Lean de management visuel. C’est un lieu de collaboration intensive et ritualisée. L’information est disponible et gérée collectivement via des réunions courtes et périodiques. C’est un outil simple et efficace pour répondre aux enjeux de performance.

L’usage classique de l’Obeya : le pilotage de projet

L’Obeya est mise en oeuvre pour suivre et piloter un projet : des panneaux présentent les informations sur le contexte et les enjeux. D’autres, plus dynamiques, présentent les risques à mettre sous contrôle, les plannings à court terme et les actions à mener. C’est un outil de management. Pour le faire vivre, l’équipe projet ritualise son usage : réunions hebdomadaires, voire quotidiennes, boucles courtes de résolution de problème, amélioration continue… Pour faire face aux retards et aux dérives des coûts, les managers ont adopté les Obeyas. Cet outil s’impose comme une réponse adaptée pour reconnecter les équipiers du projet, pour apprendre ensemble et pour agir ensemble.

Une extension évidente vers le management d’équipes ?

Aujourd’hui, les entreprises ont la maturité pour étendre le champ d’application de l’Obeya au management d’un service, d’un département ou d’une direction. Elle s’utilise pour piloter des équipes d’ingénierie ou bien commerciales, marketing, d’architectes IT… Dans les secteurs aéronautique, ferroviaire et automobile, les managers des métiers d’ingénierie utilisent l’Obeya pour piloter les activités, les encours et les risques de leurs équipes. Dans le cas des équipes multi-projets notamment, cela facilite l’allocation des compétences et des ressources. Bien sûr, il faut adapter le rythme des réunions et le rituel d’animation aux besoins. Une direction marketing animera sa réunion Obeya chaque mois tandis qu’une équipe commerciale fera le point sur un rythme hebdomadaire. Dans les cas de crise, une équipe d’exploitation IS/IT se réunira chaque matin...

Les bénéfices attendus d’une Obeya équipe

Pour une équipe fonctionnelle, l’Obeya est un levier de transformation des comportements, de mobilisation, fondé sur la gestion des encours. Elle accentue la collaboration entre les membres de l’équipe. On s’écoute ; on partage les faits et les décisions ; on trouve ensemble une solution aux dysfonctionnements ; on définit les priorités.

L’Obeya est un formidable outil pour responsabiliser et rendre autonomes des collaborateurs. Ceux-ci définissent eux-mêmes leurs engagements, au regard des objectifs et des contraintes. Ils sont responsables d’anticiper leurs actions et d’émettre les alertes nécessaires. Le manager passe alors d’une posture de celui qui sait, celui qui décide et qui arbitre, à une posture où il doit challenger son équipe et faire en sorte que toutes les conditions de succès sont réunies.

Grâce à l’Obeya, l’équipe devient plus agile. Dans la mesure où l’information est affichée, précise et partagée, l’équipe montre plus d’efficacité pour réagir aux aléas. Face à une inflexion stratégique ou une évolution des flux d’activité, les collaborateurs trouvent rapidement et collectivement des solutions pour réviser les priorités, la planification des tâches et solliciter les bons arbitrages.

Enfin, l’Obeya mobilise l’équipe sur l’amélioration continue. Les collaborateurs renseignent eux-mêmes les indicateurs pertinents. Ils mesurent leur niveau de performance réel. Les problèmes sont visibles. L’équipe peut alors, avec son manager, définir et mettre en oeuvre les plans d’action pour les résoudre. Et suivre leur impact sur la performance.

Christophe Coupé, Senior Manager, Vinci Consulting

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