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Hétérogénéité, dissémination, RGPD : relever les défis de la gestion des données RH

Publié le

Publi-rédactionnel La gestion des ressources humaines d’une entreprise nécessite l’exploitation de multiples sources de données hétérogènes. Celles-ci sont fréquemment disséminées dans diverses applications, ou dans des systèmes de fichiers, voire sur les disques durs des responsables RH. Alors que les collaborateurs veulent une gestion plus personnalisée et réactive de leur carrière, et que le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose un contrôle strict de ces informations hautement personnelles et sensibles, la digitalisation des fonctions RH est encore balbutiante. La mise en œuvre d’un concentrateur de données (data hub) permet de répondre rapidement à ces enjeux. Retour d’expérience concret avec MarkLogic.

Hétérogénéité, dissémination, RGPD : relever les défis de la gestion des données RH

La gestion des données est aujourd'hui un enjeu central de nombreux aspects de la vie d'une entreprise. Les ressources humaines ne font pas exception. Elles doivent gérer la paye, les compétences des salariés, leurs avantages sociaux ou encore les droits à la formation. Tout cela impose de jongler avec de nombreuses sources d'informations de natures différentes. Il faut aussi assurer un accès simple à ces données, tout en garantissant différents niveaux de confidentialité. Aujourd'hui, en Europe, le RGPD vient ajouter des contraintes supplémentaires. Il impose aux entreprises de justifier de leur bonne gestion et de la protection des données personnelles.
 
Consolider les systèmes existants
 
«Nous avons été sollicités par une compagnie d'assurance santé nord-américaine pour aborder des problématiques liées à la gestion des ressources humaines », raconte Frédéric Valluet, directeur des solutions chez MarkLogic. « Elle emploie alors plus de 35 000 personnes après les rachats successifs de plusieurs compagnies. » Chacune avait géré les divers besoins liés aux ressources humaines de façon différente. Résultat : l'entreprise ne compte pas moins de 140 formats de données dans 24 sources différentes liées à ces questions. « Pour obtenir une information sur un salarié, il fallait savoir s'il était arrivé dans l'entreprise à la suite d'une embauche directe ou d'une fusion, et connaître son parcours au sein de la société », illustre Frédéric Valluet. « Il en découlait donc de gros problèmes de gestion. »

Dans ce type de cas de figure, deux solutions sont souvent proposées : modifier les applications existantes – une option qui implique de nombreuses limites et contraintes – ou repartir d'une page blanche. Cette dernière option suppose un coût et des délais importants : « Dans le cas de cette société américaine, les intégrateurs prévoyaient cinq ans de travail et plus de 5 000 jours-hommes avant d'avoir un nouveau système complètement opérationnel », indique David Lellouche, responsable commercial Aérospatial et Transports. Or, à cette échelle de temps, l'entreprise ne pouvait pas connaître avec certitude son évolution. Y aurait-il, par exemple, d'autres rachats de sociétés ? Leur intégration pourrait-elle se faire de façon transparente ? Cette incertitude rendait le pari risqué. « Nous leur avons proposé une troisième voie intermédiaire », rapporte le responsable commercial de MarkLogic. « Une rénovation "douce" consistant à construire, au-dessus des systèmes d'information existants, un data hub permettant d'obtenir un ensemble de données unifiées. »

 
Intégrer des sources hétèrogènes
 
Un système d'information doit rendre les « bonnes données » accessibles aux « bonnes personnes », tout en classifiant leur niveau de sensibilité. Ainsi, un employé doit pouvoir consulter l'ensemble de sa situation au sein de l'entreprise via un portail unique. Par ailleurs, en fonction des utilisateurs, certaines informations confidentielles ou personnelles doivent être masquées ou anonymisées. Mais les données proviennent de sources hétérogènes, et se présentent sous des formes très diverses. Certaines sont peu structurées, comme le bilan d'un entretien annuel, ou des emails. « La plateforme proposée par MarkLogic est justement "insensible" au format et à la structure des données », explique Frédéric Valluet. « L'important est de définir le concept auquel elles font référence. L'implémentation commence par cette étape de description des données. Ensuite, leur "ingestion" par le data hub se fait de façon automatique. »
 
Sécuriser et tracer les données
 
Ce système garantit la sécurité : « La seule façon d'accéder aux informations est de passer par ce data hub », indique David Lellouche. « Chaque utilisateur est identifié. Il n'est donc plus possible d'aller chercher des données sans autorisation. De plus, leur traçabilité complète est assurée. » Ce modèle de fonctionnement présente un autre avantage : il permet de futures intégrations de façon transparente, et le déploiement rapide de nouveaux cas d'usages.
Pour cet assureur américain, la première version du portail à destination des employés et des services RH était opérationnelle en six mois. La réalisation de l'ensemble du projet a pris un an. Depuis, l'entreprise a intégré un réseau de pharmacies : une activité extrêmement différente en termes de ressources humaines.
« Cet exemple à grande échelle est emblématique », conclut Frédéric Valluet. « Mais on observe aujourd'hui que les mêmes problématiques existent aussi pour des organisations ayant moins de flux de données. Quelle que soit la taille du projet, MarkLogic accélère la réorganisation des systèmes d'information et offre une vue d'ensemble pertinente. »

 

Contenu proposé par MarkLogic.

 

 

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