GPAO : Pourquoi et comment mettre en place une gestion intégrée

Faut-il acquérir un progiciel "tout intégré" ou bien adopter une démarche progressive? La réponse dépend de paramètres techniques et économiques, mais c'est aussi un choix d'organisation.

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La gestion de production assistée par ordinateur revient depuis quelques mois au premier rang des préoccupations des entreprises. Mais elle n'est plus isolée. La demande dépasse aujourd'hui le cadre de la GPAO: la tendance est à l'intégration. Une évolution à l'image des besoins des entreprises. Ces dernières cherchent des outils de gestion qui couvrent l'ensemble des fonctions, de la production à la comptabilité, en passant par les commandes, afin d'être en mesure d'indiquer des délais plus précis à leur client, de réduire leurs coûts et d'avoir une meilleure visibilité de leur gestion. Reprise aidant, les investissements en informatique repartent. Seule difficulté, le choix d'un progiciel. Faut-il opter pour des progiciels dits intégrés? A en croire les éditeurs de progiciels, ces produits ouvriraient les portes d'un véritable Eden informatique tout en permettant de produire plus vite et de vendre mieux, et en supprimant des stocks superflus. Pourtant, une autre solution existe. Rien n'interdit aux entreprises de parvenir progressivement à l'intégration fonctionnelle, tout en conservant certains logiciels, sans changer l'ensemble de leur système d'information. Tout dépend de la situation initiale, de l'éventuelle obsolescence des systèmes existants, ainsi que des priorités qui sont accordées à l'informatique, à l'organisation ou aux comptes de l'entreprise.

Déterminer le bon niveau d'intégration

Leader mondial des technologies de séparation (filtration sur membranes, chromatographie, bio-instrumentation), Millipore a décidé de revoir l'ensemble de son informatique de gestion. Elle a donc décidé d'implanter Oracle Applications, le progiciel "tout intégré" d'Oracle, sur l'ensemble de ses sites. Ce faisant, elle tourne le dos à l'hétérogénéité-l'entreprise ressemblait au Sicob!- pour adopter un système unique. A cette occasion, Millipore s'est fixé un objectif ambitieux: "Augmenter la productivité informatique de 30 à 35%", témoigne Claude Marzin, responsable des systèmes d'information sur le site alsacien de Molsheim.La recherche d'une gestion plus fine revient fréquemment. "Nous aurions pu continuer à fonctionner avec l'ancien système, bâti de toutes pièces depuis 1979, mais nous avons voulu étendre nos capacités de gestion en intégrant la gestion de production et la gestion commerciale", explique Didier Segly, P-DG de Sacred, un équipementier de l'automobile spécialisé dans les pièces moulées en caoutchouc. Autre motivation, la chasse aux coûts. La division verrerie de Corning France, qui produit des objets en Pyrex sur le site de Châteauroux, a abandonné les grands systèmes centraux IBM afin de réduire les coûts fixes. Après l'échec, par manque d'acceptation de la part des utilisateurs, de l'implantation d'un logiciel déjà installé sur les sites britanniques, l'entreprise s'est orientée vers une solution intégrée "made in France", le progiciel Integral, de Ceacti. "Le but est de pouvoir répondre très rapidement à la demande du client. Pour cela, il ne faut plus avoir de rupture d'information, de la prise de commande jusqu'à l'expédition", explique Maurice Kellin, responsable de l'informatique.

Choisir: progiciel intégré ou intégration de systèmes

La presque totalité des projets en informatique de gestion s'insèrent dans une démarche d'intégration. Incontestablement, il y a une "mode" des progiciels intégrés. Ceux-ci bénéficient de l'intérêt des entreprises pour l'intégration fonctionnelle. Le discours marketing d'une partie des SSII leur attribue des qualités supérieures aux solutions reposant sur l'intégration de systèmes hétérogènes: plus besoin d'écrire des interfaces, d'où une facilité de mise en oeuvre; une exploitation plus simple; une rapidité de circulation de l'information induisant une information disponible pour tous à tout moment. Des arguments à la fois vrais et faux, et qui ne tiennent pas uniquement aux qualités ou aux défauts des progiciels eux-mêmes. Exemple le plus flagrant, les interfaces. Elles ne constituent plus un obstacle à une intégration fonctionnelle bien conçue. "Les interfaces font peur, mais, à la réflexion, elles ne sont pas si compliquées", affirme Philippe Tack, responsable de l'informatique de Silvatrim. Le système d'information de cet équipementier de l'automobile, dont le siège est à Monaco, est construit autour du logiciel de GPAO Prodstar 2 interfacé au fil des ans à quatre applicatifs: Phare, d'Unilog (un progiciel dédié à l'EDI pour les équipementiers), un module de gestion d'atelier développé en interne, un logiciel de comptabilité et un de contrôle de gestion. "Notre GPAO convenait bien à nos besoins. Compte tenu des coûts de mise en oeuvre, nous n'avons pas voulu tout remettre en cause", déclare Philippe Tack. L'entreprise dispose d'un système d'information cohérent, qui lui permet de fonctionner en juste-à-temps et répond aux normes et standards en matière d'EDI. Si tout était aujourd'hui à refaire, Philippe Tack choisirait-il un intégré? "Je ne sais pas, avoue-t-il. J'ai vu quelques produits, mais je trouve qu'il est tellement facile d'interfacer les systèmes que je ne choisirai pas forcément une solution intégrée." Ecrire des interfaces est devenu beaucoup plus simple qu'il y a dix ans. La simplicité d'exploitation tient plus largement aux progrès de l'informatique - tant ceux des matériels que ceux apportés par les systèmes ouverts - qu'au fait de travailler avec un progiciel intégré. Il est indéniablement plus facile de créer une intégration fonctionnelle entre plusieurs logiciels sous Unix qu'entre un système propriétaire d'IBM et un autre de Bull. Autre avantage attribué aux progiciels intégrés: la disponibilité de l'information en temps réel pour tous. Cette information en temps réel est certes un facteur de productivité. Chez Sacred, l'intégration réduit les temps d'attente sur les machines. "Si nous voulons gagner du temps en production en mettant des moules en préchauffage, il nous faut une programmation précise, donc une information à jour en temps réel", explique Didier Segly, de Sacred.

Une réponse très rapide aux variations de la demande

En revanche, l'information "pour tous" n'a pas que des avantages. Philippe Tack remarque qu'une limitation des accès est indispensable. Certaines données de gestion, comme la productivité par opérateur, présentent un caractère de confidentialité. "Il ne faut pas non plus que les gens de Lyon puissent intervenir sur les stocks de Monaco", ajoute le responsable informatique de Silvatrim. De plus, cette mise à jour de l'information en temps réel dans une base de données unique n'est pas indispensable pour tous les applicatifs. Corning a par exemple installé un progiciel intégré pour la gestion de production, la gestion commerciale, les stocks, la planification et la vente afin d'être capable de répondre dans des délais très courts aux variations de la demande. "Nous pouvons désormais livrer une commande spéciale dans un délai ferme d'une semaine", précise Maurice Kellin. Le système administratif (gestion comptable), qui n'obéit pas aux mêmes besoins d'urgence, est en revanche dissocié: la mise à jour nocturne par interface est suffisante.

S'assurer de la pérennité de son fournisseur

Autre aspect à prendre en compte, les relations avec les sociétés de services informatiques. A cet égard également, le progiciel intégré présente simultanément des avantages et des inconvénients. ll semble plus simple de travailler avec un seul et unique interlocuteur sur des projets informatiques qui sont toujours longs et demandent, quelle que soit l'entreprise, une part importante d'adaptation et de paramétrage. En revanche, sélectionner un progiciel intégré signifie remettre l'ensemble de ses données entre les mains d'un seul fournisseur. Une perspective qui rebute certains. "Il me paraît pesant d'avoir un seul partenaire", estime Philippe Tack. Dans ses choix, il dit avoir tenu compte non seulement des progiciels eux-mêmes, mais aussi des garanties de pérennité des SSII. Pour vaincre ces réticences liées aux progiciels intégrés, certaines SSII mettent maintenant les codes-sources des logiciels à la disposition de leurs clients. La sécurité commande donc de choisir un fournisseur présentant une assise financière solide et de bonnes perspectives de développement. Millipore n'a guère de raisons de craindre la disparition d'Oracle au cours des cinq ou dix prochaines années, ni Silvatrim celle de Prodstar. Il n'empêche que le problème est réel. L'hécatombe parmi les petites SSII françaises - et toutes n'étaient pas des canards boiteux techniquement - a été telle au cours des deux dernières années que de nombreuses entreprises sont aujourd'hui privées de tout support.

Faire le lien avec l'organisation

Il ne faut jamais perdre de vue que l'informatique de gestion ne reste qu'un outil. En aucun cas l'intégration informatique ne constitue une solution en termes d'organisation. Elle représenterait plutôt la cerise sur le gâteau. "Depuis vingt ans, je n'ai jamais vu un cas où l'homogénéité informatique imposée ait amélioré la situation d'une entreprise", assure Bill Belt, consultant en gestion de production.

"Le passage à une gestion intégrée ne révolutionne pas notre organisation", confirme Didier Segly. L'intégration valorise tout au plus l'existant. Au niveau de l'atelier, elle renforce la gestion par groupes autonomes, car chaque responsable dispose plus rapidement de ses résultats. Au niveau de l'organisation administrative, l'intégration entraîne en revanche la suppression de certaines tâches répétitives - ressaisies comptables, notamment. "Cela dégage du temps pour mieux anticiper et analyser la gestion financière", souligne Didier Segly. De surcroît, la disponibilité de l'information permet aux technico-commerciaux d'établir plus rapidement les statistiques. Une meilleure qualité de service L'intégration optimise aussi la qualité de service. Millipore a obtenu une meilleure adéquation entre la production en sortie d'usine et le service clientèle. "Quand nous avons un client en ligne, nous pouvons lui indiquer très exactement quand son produit sera disponible", explique Claude Marzin. Avec l'ancien système, donner des délais relevait du pari.

Calculer la rentabilité

La rentabilité est certainement la dimension la plus délicate d'un projet d'intégration informatique. Deux raisons à cela. En premier lieu, calculer a priori la rentabilité d'un système se révèle être un exercice plutôt aléatoire. Les gains en termes de points de productivité industrielle ne se mesurent qu'après coup. Ce type d'investissement possède "un aspect stratégique, il appartient à une politique globale d'entreprise", estime le responsable informatique de Corning. En second lieu, l'intégration a pour conséquence inévitable un impact négatif sur l'emploi. Claude Marzin, directeur des systèmes d'information de Millipore, précise que le passage de l'ex-grand système centralisé à une gestion intégrée aura pour conséquence, une fois le projet achevé, une diminution d'un tiers des effectifs du service informatique. "Les gens le savent", affirme-t-il. Comment, dans ce contexte, motiver les équipes? "Ce projet est porteur. Son concept correspond à une tendance sur le marché. Les gens partiront avec un acquis exploitable sur le marché du travail et pourront trouver une structure de projet ailleurs. Tout du moins est-ce un pari que nous faisons", conclut Claude Marzin. De manière générale, le ratio est simple à calculer: la suppression de quatre postes pour des niveaux de salaire moyen de 250000 à 300000francs par an génère une économie de 1million de francs en année pleine. Elle est donc susceptible d'assurer en deux ans la rentabilité d'un investissement de 2millions de francs. Bien sûr, ce facteur n'est pas le seul. Millipore, qui investit 15millions de dollars en cinq ans sur l'ensemble de ses sites mondiaux, compte aussi sur une meilleure efficacité en distribution. Cependant, "il est clair que la rentabilité est aussi calculée en fonction des réductions de postes générées par l'intégration informatique", admet Alberto Zito, directeur financier de Millipore. Les calculs de cette nature sont les plus fréquents et les plus sûrs par rapport aux estimations de gains de productivité, qui restent aléatoires et liées à un éventail de facteurs largement indépendants de l'intégration de la gestion.



Savoir ménager les étapes

Bien définir son besoin fonctionnel. Les consultants le répètent depuis quinze ans à leurs clients!

Faire un appel d'offres auprès de plusieurs SSII pour comparer les fonctionnalités.

Choisir ou engager un responsable de projet capable de dialoguer avec tous les services de l'entreprise afin d'éviter les conflits d'intérêts et luttes d'influences.

Dsigner un comité de suivi.

Ne pas économiser sur la formation, même si elle paraît onéreuse. Elle peut coûter autant que le logiciel, mais l'acceptation du système en dépend.

Gérer de manière prévisionnelle les conséquences sur l'emploi.

Fixer un calendrier et procéder par étapes, sans vouloir aller trop vite. Accélérer à outrance n'augmentera pas les gains. Au contraire.Choisir un progiciel intégré n'implique pas de remplacer tout l'existant simultanément. Penser plutôt à l'intégration globale à terme.



Comment choisir un progiciel

Les progiciels intégrés sont souvent construits autour d'un "noyau", la gestion de production ou la gestion comptable. "Choisir un intégré revient à privilégier une certaine cohérence par rapport à la meilleure solution pour chaque application", affirme Gérard Gorthcinsky, chef de produits industrie à la Sligos.Tous les modules d'un intégré ne sont en effet pas forcément les meilleurs pour chaque applicatif. "En prenant tel progiciel, l'entreprise risque d'avoir des outils moins performants", constate le directeur informatique de Silvatrim. Il existe ainsi des systèmes réputés pour la comptabilité, mais dont la gestion de production ne bénéficie pas d'une très haute considération. La réciproque est vraie. Globalement, l'offre présente pourtant une certaine homogénéité. Celle-ci s'explique par la nature même des quatre grandes familles d'application de gestion:- La comptabilité et la paie obéissent à des dispositions légales.

Tous les logiciels se ressembleront donc plus ou moins;- La plupart des gestions de production, et leurs modules connexes, comme les stocks, sont construites autour des mêmes concepts, comme la méthode de planification MRP. Elles se distinguent par des approches métier ou type de production (en grande série, à la commande). Seuls quelques rares logiciels présentent une approche atypique. - Quant à la gestion commerciale, c'est l'imagination au pouvoir: on trouve de tout. Mieux vaut choisir un progiciel qui s'adapte aux méthodes de gestion de l'entreprise. Les différences sont plus marquées sur les interfaces utilisateurs. Ne pas hésiter, donc, à comparer la convivialité des progiciels en lice lors de tests! S'il existe des progiciels plus ou moins simples et confortables à utiliser, il n'y en a plus vraiment de mauvais. Ces derniers ont déjà disparu du marché.



Comment repérer les progiciels intégrés

Face à la profusion de l'offre, le terme de "progiciel intégré" souffre d'une certaine confusion. Dans une volonté de clarifier les choses, le CXP a établi la définition suivante."Pour être intégré, un progiciel de gestion doit:- Emaner d'un concepteur unique; - Garantir à l'utilisateur l'unicité de l'information, assurée par la disponibilité de l'intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement; - Reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés; - Fournir des pistes d'audit basées sur la garantie d'une totale traçabilité des opérations de gestion; - Couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système d'information de l'entreprise. En conséquence, ne peuvent pas être considérés comme des progiciels intégrés: - Des agglomérats d'applications issues de concepteurs multiples (notamment dans les cas de rachat de sociétés visant à compléter la couverture fonctionnelle d'une offre); - Les offres ne garantissant pas l'unicité de l'information, mais de simples interfaces (...)" La définition donnée par le CXP ne spécifie pas précisément quelles fonctionnalités le progiciel doit intégrer. Certains progiciels présentés comme "intégrés" par leurs éditeurs se limitent à la gestion de production, à la planification, aux achats et aux stocks. D'autres y adjoignent la gestion commerciale. Mais c'est lorsque le progiciel comprend également un module de gestion financière que la notion d'intégration prend tout son sens, puisque toutes les fonctions de l'entreprise sont alors couvertes.

USINE NOUVELLE N°2486

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