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Et si vous passiez aux achats groupés ?

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Les PME peuvent mutualiser les achats pour réaliser des économies. À condition de ne pas vouloir aller trop vite et de se poser les bonnes questions.

Et si vous passiez aux achats groupés ?
Hénaff a trouvé au sein du GIE Maîtres salaisonniers bretons ses partenaires pour acheter groupé.
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Pas toujours facile d'acheter groupé... "Les entreprises ont souvent l'impression qu'elles sont les meilleures dans leur secteur et qu'elles n'ont besoin de personne", analyse Guy Courtois, le président de Factea, un groupe de conseil en achats. Pourtant, acheter à plusieurs présente bien des avantages. Cela permet, entre autres, de réaliser des économies en bénéficiant d'effets volumes. "Cela peut également permettre d'abaisser les coûts de fonctionnement en répartissant sur les entreprises la charge de gestion et de suivi des familles d'achats et des fournisseurs", indique de son côté Gérard Breining, associé au cabinet X-PM et spécialiste des achats. Cela peut aussi être l'occasion pour des PME d'échanger méthodes et bonnes pratiques. Voici quelques pistes à suivre pour partir du bon pied.

1 - CHOISIR LES MEMBRES DU CLAN

Une idée vient d'emblée à l'esprit : pour bénéficier de l'effet volume, il faut travailler avec des entreprises qui ont les mêmes problématiques et qui sont dans le même secteur d'activité. Mais ce sont de potentiels concurrents à qui l'on ne souhaite pas nécessairement dévoiler les produits que l'on achète. "Les bons partenaires sont plutôt des entreprises qui ne sont pas en concurrence, mais qui ont besoin des mêmes matières premières", fait remarquer Hugues Poissonnier, professeur à l'École de management de Grenoble. Dans un premier temps, autant cibler les entreprises en qui l'on a confiance, avec lesquelles on a déjà travaillé, en répondant à un appel d'offres commun par exemple. Ou que l'on côtoie dans des instances comme des centres techniques, un syndicat professionnel... L'idéal pour créer un groupement d'achats : que les entreprises soient de même gabarit et que leur nombre soit limité à trois ou quatre. Pour Philippe Chancerel, le directeur R et D et achats de la société Hénaff - qui appartient au groupement d'intérêt économique (GIE) Maîtres salaisonniers bretons - la clé réside dans l'envie qu'ont les entreprises de travailler ensemble. "Ça ne marche, constate-t-il, que s'il y a une volonté forte des directions générales."

2 - CERNER LES CIBLES

Certains postes sont plus faciles à mutualiser et ne nécessitent pas de dévoiler des éléments stratégiques. C'est le cas des frais généraux, du parc informatique, des contrats de téléphonie... "Et même des flottes de voitures", assure Philippe Chancerel, qui a aussi mutualisé ses achats de vêtements de travail avec quelques-uns des treize membres du GIE Maîtres salaisonniers bretons. Qu'ils soient stratégiques ou non, "il faut d'abord que chaque entité ait une réelle connaissance de ses propres besoins", prévient Nicolas Paquet, fondateur d'Haxoneo (voir notre e-briefing). Il est nécessaire de connaître avec précision les références consommées au sein de l'entreprise, leurs spécifications techniques, leurs conditions d'utilisation, leur fréquence de livraison... Afin de faire le tri parmi les fournisseurs communs, par exemple. Mais aussi pour se poser les bonnes questions comme "peut-on se permettre de renoncer à certaines caractéristiques pour avoir une demande plus standard qui conviennent aux membres du groupement ?"

3 - RÉPARTIR LES TÂCHES

À moins de se laisser porter par un GIE existant, il est important que chaque membre du groupement soit chargé du suivi d'un portefeuille. C'est d'ailleurs ce qu'ont fait les 54 grands hôpitaux publics regroupés au sein d'Uni. H.A, considéré par nombre de consultants achats comme un exemple à suivre par les PME. "Chaque établissement du réseau est responsable de segments définis et achète pour l'ensemble", explique Bruno Carrière, le directeur du groupement de coopération sanitaire. Cela permet à chacun de s'impliquer, mais aussi d'alléger la charge de travail en se concentrant sur quelques familles de produits. "Ensuite, chaque entreprise émet ses commandes", insiste Guy Courtois. Les contrats passés avec les fournisseurs portent les logos des entreprises du groupement. "Mais il ne faut pas oublier de mandater", rappelle le président de Factea. Chaque entreprise doit en effet autoriser un tiers à gérer un contrat en son nom.

4 - ATTISER LE FEU

Il ne s'agit pas de définir une fois pour toutes les achats à mettre en commun et de laisser les responsables de famille d'achats se débrouiller. Le système doit vivre ! Grâce à un portail internet auquel les entreprises du groupement ont accès, par exemple, ou en organisant régulièrement des réunions et en ayant recours à une communication ciblée. Un comité de direction du GIE dont fait partie Hénaff se réunit trois à quatre fois par an pour évoquer la stratégie du groupement. Et des comités techniques déterminent chaque trimestre quels nouveaux produits pourraient être acquis en commun. "On peut aussi envisager une lettre achats qui parle des écueils, des dérapages ou des succès, du top fournisseurs, et qui remercie les représentants d'autres fonctions d'avoir participé exceptionnellement à une réunion", suggère Guy Courtois. Pour lui, dans tous les cas : "Cela permet de faire monter en compétence achats chacune des entreprises."

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