Et si on faisait une réunion ?

Faire un réunion, en voilà une idée qu'elle est bonne aurait ironisé Coluche, tandis que pour de nombreux cadres cet énoncé ressemble à une formule diabolique. Pour lui, réunion égale temps perdu, retard sur les dossiers à moins qu'opportuniste il se réjourisse de la sieste clandestine qu'il va pouvoir faire. Cadreo a réalisé une étude pour savoir ce que les cadres pensent vraiment des réunions. Tant qu'on leur demande de venir et que ça ne dure pas trop longtemps, ils sont pour. Après, tous estiment qu'une bonne réunion ne s'improvise pas. Et que le meilleur moment est le mardi matin. 

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Et si on faisait une réunion ?
- Et si on faisait une réunion pour trouver un sujet de réunion ?

Souvent décriées mais rarement supprimées et remplacées, les réunions dans le monde professionnel, un sujet de conversation et de débat éternel. Surtout en France, où elles sont réputées être trop fréquentes (on a même inventé un mot pour ça : la réunionite), trop longues et mal préparées.

Cadreo a eu l'idée de demander aux cadres ce qu'ils pensaient vraiment des réunions et a réalisé pour cela une enquête auprès de 630 cadres (1). Si l'échantillon ne présente pas toutes les garanties pour être qualifié de représentatif, les résultats de cette étude confirme que trop de réunions tue la réunion, sauf pour les 10 % qui ont répondu qu'ils ne faisaient pas régulièrement des réunions.

Une journée de travail par semaine en réunion pour un cadre sur dix

En moyenne, 77 % des cadres assiste à moins de cinq réunions par semaine (un quart en a une ou moins, un tiers deux à trois). A l'autre extrémité, seulement 7 % des cadres déclare avoir plus de 10 réunions hebdomadaires quand 6 % assiste à 8 à 10 rassemblements. Il en résulte qu'un majorité de cadres (51 %) passe moins de trois heures par semaine enfermé dans une salle avec ses commensaux. On notera quand même que 10 % des cadres estiment passer plus de dix heures, soit presque une journée de travail par semaine en réunion. Un sur dix !

Qu'importe la durée, comme pour le froid c'est la perception de la durée qui compte, puisque 46 % des personnes interrogées pensent que les réunions sont souvent (36 %) ou systématiquement (10 %) trop longues. Si on ajoute les 37 % qui répondent de temps en temps, il est urgent d'accélérer le rythme lors de votre prochain meeting professionnel.

Une bonne réunion c'est quand j'y Suis

Le temps est peut-être d'autant plus long à passer qu'une fois sur deux la réunion semble tenir davantage du rite tribal que de l'impératif kantien : seulement 54 % des répondants estiment qu'elles sont souvent ou systématiquement justifiées. Pour les autres, cela arrive de temps en temps (38 %) ou encore moins souvent pour les moins chanceux.

Reste qu'en être est essentiel, puisque la proportion de ceux qui pensent que leur présence est utile monte à 69 %. Peut être parce que chacun s'est adapté aux usages de son entreprise et suit les réunions d'une oreille, tandis qu'il consulte et répond à ses mails, comme 49 % des cadres, avance sur ses dossiers (35 %) quand ils ne choisissent pas de papoter avec ses voisins (23 %) ou carrément somnolent ou dorment (11 %).

La réunion ce n'est pas du théâtre d'improvisation

Les principaux écueils à éviter si on veut réussir sa réunion sont aussi identifiés dans cette enquête. La réunion vaine est celle que les cadres interrogées condamnent le plus : ils sont 60 % à considérer qu'une mauvaise réunion est celle où rien n'est décidé, aucune mission définie. C'est celle qui se termine par un bien connu "bon ben vous voyez chacun de votre côté et on s'en reparle. Truc tu fais un doodle pour caler un nouveau timing pour qu'on débriefe la propal". Vous pouvez vous rendormir, c'était une fausse alerte, en général ça dure encore une demie-heure, pendant laquelle Machin va essayer de convaincre votre chef commun que si ça bloque c'est de votre faute alors que lui-même...

Autre défaut des mauvaises réunions mis en avant par les cadres : l'ordre du jour n'est pas clair (cité par 45 %) ou elle n'est pas structurée (45 %), sans oublier ces réunions où les discussions dévient et n'ont plus de rapport avec le sujet de départ (39 %).

Une réunion c'est aussi une auberge espagnole

A l'inverse, les cadres ont également étudiés les facteurs clés de succès. Rien d'étonnant si un ordre du jour clairement défini arrive en tête (80%), l'attibution de missions et d'objectifs précis à la fin de la réunion (45 %). Si une animation dynamique est cité par 35 %, la réunion est aussi une auberge espagnole où le résultat dépend de ce que chacun y apporte : ainsi 45 % des cadres interrogés pensent que l'intérêt et la participation active est un facteur de réussite.

Enfin, pour avoir toutes les chances de vos côtés (et comprendre enfin le titre de cet article) mieux vaut faire la réunion le mardi (cité comme le meilleur jour de la semaine par 38 % ou le lundi 20%), plutôt le matin (56 % plébiscitent le 10-12 et 26 % la tranche allant de 8h à 10 h et PERSONNE ne trouve qu'une bonne réunion peut avoir lieu après 18 heures). Sachez enfin que 65 % des cadres pensent que la bonne réunion regroupe entre 4 et 6 personnes, 26 % pensent qu'il faut être trois ou moins (donc deux, parce que la réunion tout seul est assez peu courante) quand 1 % pensent que le nombre idéal pour une réunion efficace est à plus de 10 personnes. Peut être parce qu'ils peuvent alors dormir sans que personne ne le voie !

(1) Enquête réalisée du 30 novembre 2016 au 3 janvier 2017 auprès de 630 cadres.

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