Quotidien des Usines

En quête d'éfficacité

, , ,

Publié le

Dossier

Sommaire du dossier

Des instances de direction en quête d'efficacité
Préparation des réunions, organisation des débats, constitution des équipes : les patrons ne laissent rien au hasard pour tenter de bâtir des comités
                              exécutifs performants.

Inévitables conflits

Lorsque les points de vue sont tranchés et les ego bien développés,les affrontements peuvent être sévères
dans un comité exécutif. Dans bien des cas, ceux-ci découlent de différences
de culture ou de formation. « J'ai souvent vu des guerres de chapelle entre diplômés, explique un membre de comité exécutif. Si une école est trop représentée, elle a tendance à imposer son modèle par réflexe. Deux polytechniciens se comprennent bien. Par similarité, ils vont se confronter à ceux d'en face. »

Gagner en efficacité. Coller au terrain. Etre plus opérationnel. C'est l'obsession des instances de direction des entreprises.
Il s'agit non seulement de rendre des arbitrages continuels sur un budget, un investissement ou une acquisition, mais aussi de le faire vite et avec pertinence.Un objectif plutôt difficile à atteindre, lorsque les sujets sont complexes, les points de vue différents et les ego bien développés.

Simple en apparence, l'organisation d'un comité exécutif reste donc un exercice périlleux. Et ce, dès le départ, lorsque l'on choisit le nombre de membres. Car il faut à la fois assurer la représentation des fonctions clés et éviter l'inertie des grandes assemblées.Confrontés au problème, la plupart des groupes industriels choisissent une voie médiane. Près de 60% des comités exécutifs ou assimilés comprennent entre 6 et 12membres, selon notre enquête auprès d'un échantillon de 50 industriels du SBF 120. Pour autant, certains préfèrent tout de même des comités plus restreints. A la Sagem par exemple, l'instance de direction comprend 4personnes. Même constat chez le fabricant detubes sans soudure Vallourec, où les 3membres du directoire concentrent l'essentiel du pouvoir. A contrario, le comité exécutif de France Télécom rassemble, à lui seul, 17personnes lors de ses réunions hebdomadaires.

Entre ces deux extrêmes, plusieurs entreprises préfèrent panacher.Chez PSA, une partie de la réunion se fait en comité restreint.Et l'autre, au grand complet, intègre « l'étatmajor », une structure de direction, qui comprend les relations extérieures, la politique des cadres, le juridique et la communication... «Ces personnes sont invitées quand les sujets le nécessitent, par exemple sur des questions de lobbying, de communication... », explique Hughes Dufour, directeur adjoint de la communication de PSA.

Pour gagner en efficacité, la préparation en amont s'avère tout aussi essentielle (lire p. 18). Si chacun a reçu et compulsé au préalable les présentations inscrites à l'ordre du Des instances de direction en quête d'efficacité Préparation des réunions, organisation des débats, constitution des équipes : les patrons ne laissent rien au hasard pour tenter de bâtir des comités exécutifs performants. jour, on peut très vite entrer dans le vif du sujet. « L'idéal, alors, c'est d'avoir un résumé en trois ?slides? : le problème, l'objectif, la décision attendue et le plan d'action», explique Jean-François Schreiber, directeur de la stratégie et secrétaire du comité général de management de Gemplus.

Vient ensuite le débat. A ce niveau, la plupart des entreprises préfèrent mettre en avant une approche consensuelle. « On perd peutêtre en dynamique, mais on gagne en cohérence », explique un participant. Dans la pratique, le patron reste tout de même le patron. «J'ai fait quelques fois l'expérience de m'absenter du comité de direction, j'ai alors constaté un gel des décisions majeures », reconnaît Simon Azoulay, le P-DG de la société de conseil en technologie Alten.

Par contre, les comités exécutifs cherchent souvent à impliquer l'ensemble des participants à la prise de décision, afin d'éviter que le débat ne tourne à la discussion d'experts. «Il faut avoir une double casquette, explique Jean- François Pillard, directeur général des ressources humaines et de la communication chez Schneider.Moi qui ne suis pas technicien, j'ai dû aller au contact des commerciaux et des usines pour mieux comprendre le fonctionnement du groupe. Ce qui permet ensuite de participer à un débat sur un projet d'acquisition ou de diversification. »

Des avis comptent plus que d'autres

Très « politiquement correcte », la volonté d'impliquer tous les membres a toutefois des limites. Non seulement parce qu'il y a des avis qui comptent plus que d'autres. Mais aussi parce que « certains sujets, notamment ceux qui sont polémiques, sont parfois mieux traités ?en alcôve?. On organise alors des ?mini-comités? avec quelques personnes, parce qu'on a pas envie de perdre son temps avec des avis pas vraiment éclairés », glisse un participant.

Pour gagner en efficacité et en pertinence,nombre de comités exécutifs accueillent néanmoins des participants extérieurs. En général des salariés chargés de l'une des présentations à l'ordre du jour.Mais il peut s'agir d'intervenants qui n'appartiennent pas à l'entreprise, par exemple des banquiers. « L'un des dangers d'un comité exécutif, c'est la réflexion en chambre close »,estime Philippe Vallée, président de la branche télécoms de Gemplus. Pour autant, cette approche n'a rien non plus d'une règle absolue. Chez Thales par exemple, les présentations sont exclusivement le fait des membres du comité exécutif.Même démarche chez le fabricant de câbles Nexans. Les dossiers peuvent être préparés par des responsables ou des experts, mais ceux-ci n'interviennent pas au comité exécutif.

Faire face aux bruits de couloir


Combien de temps doit durer la réunion ?
Quel est le nombre de présentations idéal ?
Là encore, les réponses divergent. Chez Renault, le comité exécutif groupe (CEG) se tient tous les lundis de 10 heures à 14 heures 30 et fait l'objet de deux présentations très structurées. A l'extrême opposé, la direction générale groupe d'Arcelor se réunit deux fois par mois, du lundi midi au mardi midi. Le déjeuner du lundi est consacré aux questions d'actualités, l'après-midi aux questions budgétaires, stratégiques, puis aux ressources humaines et aux synergies. Le dîner du lundi soir, lui, se veut informel, tandis que la matinée du mardi est dédiée à des comités techniques (sécurité, achats, informatique...). Rien de commun entre Arcelor et Renault ! Par contre, l'unanimité se fait dans les Comex sur le poids du compte-rendu. «Il est essentiel. C'est la preuve écrite de ce qui a été décidé », note une participante. Du coup, sa rédaction est jugée prioritaire. « Il doit être fait dans les 48 heures, sinon vous allez très vite entrer en concurrence avec des rumeurs de couloir », ajoute Gérard Philippot, P-DG de la SSII Unilog. De l'organisation du comité exécutif au compte-rendu, rien ne doit décidément être laissé au hasard.

EMMANUEL GRASLAND
AVEC LA RÉDACTION

Testez L'Usine Nouvelle en mode abonné. Gratuit et sans engagement pendant 15 jours.

Notre sélection : Les écoles d'ingénieurs, vivier préféré de l'industrie

Créez votre compte L’Usine Connect

Fermer
L'Usine Connect

Votre entreprise dispose d’un contrat
L’Usine Connect qui vous permet d’accéder librement à tous les contenus de L’Usine Nouvelle depuis ce poste et depuis l’extérieur.

Pour activer votre abonnement vous devez créer un compte

Créer votre Compte