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Comment les petites et moyennes entreprises récoltent les bénéfices du mode SaaS (Software as a Service)

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Comment les petites et moyennes entreprises récoltent les bénéfices du mode SaaS (Software as a Service)

Dans le contexte économique imprévisible que nous connaissons, les clients cherchent à tirer le maximum de leur investissement. De ce fait, ils réclament régulièrement des baisses de prix, de nouvelles caractéristiques de produit, des services plus étendus et des délais de livraison plus courts. Sans compter qu'ils peuvent facilement se tourner vers des concurrents plus compétitifs, et ne plus revenir.

Par nature, les PME doivent être flexibles et agiles ; elles doivent pouvoir anticiper les fluctuations du marché et s'y adapter, qu'il s'agisse d'une évolution locale ou d'un choc économique mondial. Si une PME n'est pas capable de réagir rapidement à la dynamique du marché, elle risque de perdre des affaires et de mettre en péril sa survie.

Confrontés à la décision d'investir pour dynamiser les opérations et mieux relever les défis de la croissance, de la concurrence et du respect des réglementations, les chefs d'entreprise, sous la pression des problèmes quotidiens, relèguent souvent au second plan la question du « mieux faire ». Au demeurant, les dirigeants de PME savent qu'une bonne gestion d'entreprise passe par une gestion rentable de la croissance.

Bon nombre d'entre eux s'interrogent donc sur le moment opportun pour investir du temps et des ressources dans les technologies de l'information en vue de mettre en place ces améliorations opérationnelles susceptibles d'impacter les bénéfices, directement ou indirectement. Les questions qui les taraudent sont les suivantes : Quand sera-t-il rentable d'investir dans le changement ? Existe-t-il des signaux indiquant que le moment est venu ? À partir de quel moment y a-t-il un potentiel pour un meilleur retour sur investissement en matière de systèmes opérationnels ? Quelles sont les conditions économiques qui doivent pousser à une telle évolution ?

En réalité, le meilleur moyen de déterminer le moment de changer de système d'information est d'observer ce que dictent les conditions économiques. Voici des exemples de conditions favorables : établissement d'un nouveau site, de nouveaux canaux de vente, d'une nouvelle chaîne logistique ou d'un nouveau modèle de gestion ; pénétration de nouveaux marchés ; croissance soudaine et durable, concurrence plus rude, nécessité d'une gouvernance ou d'un reporting financier plus stricts, ou objectifs de performance plus exigeants ; signes avant-coureurs d'une récession ; nécessité de répondre à des attentes plus fortes des clients.

Si chacune de ces conditions peut s'avérer décisive à elle seule, la concomitance de plusieurs d'entre elles plaide indubitablement en faveur d'un examen attentif de l'utilité à long terme de la solution informatique actuelle. Si elle se révèle insuffisante dans ses fonctionnalités ou dans sa capacité d'adaptation à l'évolution du marché, il est temps d'envisager un changement afin d'améliorer les processus et de stimuler la performance financière.

Comment faire ?

Une nouvelle approche se fait jour

Il existe deux approches classiques : soit acheter un progiciel auprès d'un éditeur ou d'un revendeur, soit engager un intégrateur système qui se charge de sélectionner et d'installer le logiciel puis de l'intégrer avec d'autres logiciels du système d'information. Ces deux solutions impliquent l'achat du logiciel, le paiement d'une redevance annuelle de maintenance, son implémentation et son intégration en interne ou par un tiers, ainsi que son exploitation et sa maintenance en interne ou via un prestataire.

Une troisième option réside dans le service actuel connu sur le marché sous le nom de SaaS (Software as a Service). Très prisé, le SaaS permet d'acquérir, d'utiliser et de payer pour des services applicatifs de gestion d'entreprise. Ses caractéristiques les plus couramment citées sont sa rapidité de mise en œuvre et le faible investissement initial nécessaire à son acquisition et à son déploiement. De ce fait, le SaaS est largement adopté pour toute une gamme de fonctions aussi bien métier que techniques.

Le SaaS est le plus souvent facturé « par utilisateur et par mois », aucune mise de fonds initiale importante n'étant nécessaire pour acquérir le droit d'utiliser le logiciel. Des engagements de remise annuels voire pluriannuels sont souvent négociés et allègent sensiblement la charge pesant sur les PME. Avec le SaaS, l'entreprise ne paie pas pour un logiciel sur étagère (comme c'est parfois le cas pour les logiciels installés) mais pour les services dont les utilisateurs ont réellement besoin dans leurs tâches quotidiennes.

L'atout le plus significatif du SaaS est qu'il s'agit d'une ressource complètement évolutive qui ne requiert à aucun moment d'investissement lourd. Si, par exemple, les besoins de l'entreprise se développent, il est très simple d'ajouter des postes sous licence sans se soucier d'éventuels compléments de matériel, logiciel ou réseau, ni de l'embauche de personnel qualifié supplémentaire pour assurer la maintenance.

Les bénéfices du SaaS

Avant de prendre une quelconque décision, il convient naturellement d'examiner les bénéfices du SaaS sous l'angle de la valeur financière, de la technologie innovante et de l'amélioration des processus qu'il apporte :

• Création rapide de valeur – Le SaaS s'installe rapidement et fait aussitôt partie du processus de travail quotidien, contrairement aux logiciels installés classiques. Il est souvent possible d'obtenir une solution SaaS à l'essai qui permet de le tester avant de l'acheter et de découvrir ses fonctionnalités, son aspect et sa convivialité. Une fois que le client détient sa licence, le SaaS est normalement apte à fonctionner en quelques jours ou en quelques semaines, et non pas en quelques mois comme c'est le plus souvent le cas pour les logiciels traditionnels. Par conséquent, le client d'une solution SaaS peut commencer à réaliser des bénéfices plus tôt. La période de remboursement est beaucoup plus courte et le ROI bien meilleur qu'avec un logiciel classique.

• Coût réduit – Le SaaS ne requiert aucun investissement initial lourd et, en période de récession, il présente moins d'obstacles financiers qu'un logiciel installé. Les PME dont les budgets et le support informatique sont limités trouveront dans le SaaS une solution plus adaptée à leurs besoins qu'un logiciel standard.

Innovation continue – Au lieu de deux montées de version annuelles, les solutions de SaaS peuvent être montées en version régulièrement, pratiquement en continu. Des versions majeures sortent annuellement pour consolider toutes les améliorations fournies au jour le jour. Les utilisateurs du SaaS n'ont pas à s'inquiéter de l'arrivée d'une nouvelle version ou mise à niveau qui viendrait interrompre leur système ou causer un retard dans les tests avant de basculer vers la version de production. Le fournisseur du SaaS assume cette responsabilité en arrière-plan et sans intrusion dans le travail des utilisateurs.

• Capacité accrue d'adaptation - Il est de plus en plus aisé d'adapter les solutions SaaS pour qu'elles répondent aux besoins des PME. Bien souvent, les solutions SaaS ciblent les utilisateurs finaux grâce à des fonctionnalités conviviales de configuration permettant à des non-techniciens de modifier simplement l'aspect et la convivialité du logiciel ou les processus de gestion. Pour bon nombre de PME, la configuration s'avère plus appropriée, en raison de sa simplicité et de son coût réduit (pas de programmeur).

• Moins de ressources techniques – l'un des bénéfices les plus surprenants du SaaS réside dans le faible nombre de techniciens nécessaires à la maintenance du SaaS par rapport à un logiciel sur site, ce qui réduit l'effort du service informatique. Pour les PME, il s'agit là d'un avantage de taille, d'autant plus que le fournisseur de SaaS, avec ses centres de données sophistiqués et ses technologies de pointe, met son expertise à la disposition des PME. Celles-ci peuvent ainsi tirer profit des toutes dernières technologies et des fonctionnalités de collaboration, qui ne seraient pas à leur portée autrement. De cette manière, les PME peuvent accéder aux technologies de nouvelle génération sans avoir à les gérer.

• Concentration – Puisque la fonction informatique n'a plus à être gérée (cela vaut pour le matériel, les logiciels, les réseaux et les techniciens), les PME sont libérées de cette tâche et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et sur leur valeur ajoutée. Le SaaS est donc un moyen d'externaliser les aspects onéreux d'un système d'information toutefois essentiel pour gérer l'activité d'une PME et faire face aux enjeux de la croissance, des réglementations et de la concurrence.

Comment prendre la bonne décision

Pourtant, le SaaS n'est pas toujours la solution pour les PME. Certaines situations incitent plutôt à se tourner vers des licences de logiciels classiques.

Par exemple, si les réglementations imposent que les données de l'entreprise restent derrière le pare-feu et que le fournisseur de SaaS ne peut répondre à cette exigence, il convient de revoir l'infrastructure informatique afin d'optimiser les opérations.

À l'inverse, le SaaS doit être envisagé si l'entreprise dispose d'un budget limité, de peu de support informatique et d'un personnel affecté à des tâches orientées vente ou service. En adoptant ce mode, les PME sont en mesure de faire face à la croissance, à la conformité réglementaire et à la concurrence, sans devoir se préoccuper des questions d'informatique.

Dans le contexte économique actuel, où les entreprises en pleine croissance doivent relever des défis plus complexes que jamais et où leur survie dépend de leur capacité à transformer un profit, à évoluer et s'adapter rapidement tout en pérennisant la croissance, le SaaS est préconisé de plus en plus fréquemment. La survie de ces entreprises pourrait en dépendre.

Ludovic Lapeyre, Directeur de l’offre SAP Business ByDesign, en France

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