Comment déployer et gérer une Digital Workplace basée sur Office 365

Face aux évolutions des usages et des modes de travail, les entreprises doivent repenser leurs méthodes et leurs outils de collaboration entre salariés. Claranet Productivity, dirigée par Matthieu Vany, accompagne les directions métiers et les DSI dans la mise en place et l'exploitation de dispositifs collaboratifs innovants, basés sur les technologies d'Office 365

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Comment déployer et gérer une Digital Workplace basée sur Office 365

Intranet, extranet, gestion électronique de documents, portail collaboratif ou encore réseau social d'entreprise... les moyens de communication, d'information et de partage se sont multipliés, dans des univers disséminés et parfois mal sécurisés. Le déploiement d'une Digital Workplace permet de regrouper toutes ces dimensions en une seule entité : l'environnement de travail numérique du collaborateur.

Pour l'entreprise, elle est la garantie d'une maîtrise totale des data et le moyen le plus efficace de s'adapter aux nouveaux usages de mobilité et de télétravail. Peu importe où il se trouve, le salarié peut se connecter aux outils de communication et de collaboration internes au groupe.

Un environnement basé sur les outils Office 365

Le déploiement de cette interface unifiée ne demande pas de développement technique particulier, puisqu'elle s'appuie sur des services multiples, déjà existants via l'offre Microsoft Office 365 (Outlook pour la messagerie, Skype For Business pour la communication instantanée et les appels, Yammer pour le réseau social, SharePoint et OneDrive pour le partage de documents...).

À travers le partenariat stratégique conclu avec Powell Software, Claranet Productivity y ajoute la solution Powell 365. Elle facilite l'utilisation et l'apprentissage des fonctionnalités de la plateforme en présentant les outils dans un portail ergonomiquement et graphiquement uniforme.

Une démarche d'amélioration continue

Toutes ces solutions et offres de services permettent un déploiement rapide de la Digital Workplace, en mode agile et SaaS (« software as a service »). L'entreprise n'a pas besoin de développement spécifique, car la gamme de solutions natives proposée par Microsoft couvre près de 90 % de ses besoins.

Claranet Productivity accompagne ses clients dans cette démarche, en misant sur une logique d'amélioration continue de la plateforme. Le groupe mène des audits réguliers (usages, sécurité…) et une veille sur les solutions, qui le conduisent à formuler des préconisations d'évolution aux clients lors de comités de pilotage. La Digital Workplace s'ajuste alors en permanence, met en avant des actualités et des mises à jour récentes et propose des services continuellement renouvelés.

La nécessité d'une bonne gouvernance

Reste que la clé du succès du projet réside dans l'instauration d'une bonne gouvernance. Les entreprises doivent investir dans des dispositifs fondamentaux, comme le community management pour la gestion des communautés, la mise en place de comités éditoriaux pour la partie information et communication de la plateforme, et la présence d'un Chief Digital Officer (CDO).

Plus qu'un projet technique, l'instauration d'une Digital Workplace induit une transformation des usages, qui nécessite un accompagnement au changement impulsé par la direction générale de l'entreprise. Associer des collaborateurs dès le démarrage du projet et former des « power users » de manière contextualisée constitue des atouts supplémentaires à la réussite du changement.

En savoir plus sur : Claranet.fr

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