[Avis d'expert] La signature électronique, un pas de plus vers la transformation numérique des PME

Adopter la signature électronique a de nombreux avantages. Mais il faut repenser l'organisation de l'entreprise pour en tirer tous les bénéfices, explique Thibaut Champey, le directeur général France de Dropbox. 

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[Avis d'expert] La signature électronique, un pas de plus vers la transformation numérique des PME
La signature électronique simplifie bien des démarches mais doit être intégrée dans une réflexion d'ensemble.

La crise sanitaire a propulsé sur le devant de la scène les technologies de dématérialisation et de travail à distance. Si tout le monde a pu observer la trajectoire fulgurante de Zoom en 2020, un marché moins scruté, mais tout aussi dynamique, est celui de la signature électronique. On pourrait penser que son implémentation va de soi : quelques clics au lieu d’une signature, et le tour est joué. Mais en réalité, sa mise en œuvre nécessite une approche holistique de transformation de l’entreprise – avec, à la clé, une agilité décuplée et des bénéfices dépassant largement l’acte de signature.

Des bénéfices évidents à l’heure des confinements

Légale depuis déjà plusieurs dizaines d’années, elle s’est surtout démocratisée durant le premier confinement [1]. Les atouts sont désormais bien connus. Le premier est le gain de temps : alors qu’un contrat multipartite pouvait mettre plusieurs semaines à être signé par ses parties prenantes, le processus est ramené à quelques minutes. Le second est la sécurité apportée par le prestataire de confiance au sens de la réglementation. Rappelons que celui-ci doit être en capacité d’identifier le ou les signataires (avec des données d’identification, l’horodatage, l’IP, etc.) et d’empêcher toute modification du document après signature. Ces réglementations sont d’ailleurs en cours d'harmonisation [2] en Europe.

Le troisième concerne les coûts. On pourrait imaginer que troquer une signature physique gratuite contre une solution technologique payante est un mauvais calcul. Et pourtant, entre les coûts cachés de la signature physique et la mobilisation des ressources internes, les coûts de traitement d’un document physique sont bien supérieurs. Dans une période de crise où le moindre retard dans la conclusion d’un contrat peut mettre à mal la stabilité de l’entreprise, les gains de temps et d’argent sécurisent un peu plus des trésoreries mises à mal. Enfin, les solutions disponibles sont en général simples et rapides à implémenter.

Un pas vers la transformation des PME

Ce qui est particulièrement de bon augure, c’est que la signature électronique est loin d’être une innovation réservée aux grands groupes. Car qui en a bénéficié le plus pendant les confinements ? Les notaires, les artisans, les entrepreneurs et professions libérales, les petits fournisseurs… En un mot, le tissu des PME françaises qui n’ont pas eu à subir un arrêt pur et simple de leur activité. Vu l’engouement du consommateur, qui n’a plus à se se déplacer pour ses actes de la vie courante, l’adoption généralisée de cet outil pourrait pousser un grand nombre de petites entreprises à nettement approfondir leur transformation.

Mais il ne faut pas oublier que la technologie n’est jamais qu’un outil au service d’une stratégie. Il faut prendre en compte le volume des documents, leur circuit, les départements et les métiers de l’entreprise les plus concernés, le rythme radicalement différent qu’elle amène… C’est en réalité une remise à plat managériale et organisationnelle qu'il faut concevoir au moment d’intégrer la signature électronique dans ses processus. Si cette réorganisation peut inquiéter, il faut aussi considérer les bénéfices à en tirer : le temps et les ressources dégagés permettent de se consacrer davantage à la création de nouvelles activités et à la satisfaction des clients. Côté collaborateurs, c’est donc une amélioration considérable du quotidien à condition que la démarche soit réfléchie et non improvisée.

La transformation numérique n’est pas l’adoption d’outils ou l’amélioration des « workflows ». C’est une transformation de l’entreprise pour remettre l’expérience client au centre de toutes les décisions et servir cet intérêt grâce à la technologie. En adoptant un outil qui place le client au premier plan, en supprimant le fardeau de la signature de documents importants, en rendant le processus mobile, convivial, sûr et rapide, les entreprises qui n’avaient pas enclenché leur transformation mettent le doigt dans un engrenage dont elles ne sortiront plus, pour leur plus grand bénéfice.

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[1] https://www.lefigaro.fr/secteur/high-tech/la-signature-electronique-gagne-du-terrain-dans-les-entreprises-20200721

[2] http://www.economiematin.fr/news-uniformation-signature-electronique-standard-relation-europe-stern

Par Thibaut Champey, directeur général France de Dropbox


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