[Avis d'expert] Excel est-il toujours un incontournable?

Largement reconnu par les professionnels, le logiciel de bureautique Excel est l’un des outils phares du traitement de données en entreprise. Mais avec l’émergence de nouvelles solutions intégrées dans le domaine du data management, les faiblesses du logiciel Microsoft semblent de plus en plus difficiles à ignorer. En témoigne son récent bug sur le nombre de malades du Covid-19 au Royaume-Uni. Et si Excel était devenu obsolète ?

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[Avis d'expert] Excel est-il toujours un incontournable?
Le logiciel de bureautique Excel serait-il devenu obsolète ?

Excel, l’un des programmes les plus populaires auprès des entreprises

À sa sortie en 1985, Microsoft Excel est rapidement devenu le logiciel de bureautique le plus important au monde. Révolutionnaire pour de nombreux secteurs professionnels : la finance et la comptabilité, qui dépendent des formules et fiches de calcul Excel ; Les départements marketing, avec par exemple l’élaboration des listings clients et des objectifs de vente ; Les RH, notamment pour la gestion des informations salariales.

Accompagné de Google sheets, il s’impose aujourd’hui dans une majorité d’entreprises comme un outil essentiel. Sa maîtrise s’est d’ailleurs révélée être une compétence clé à acquérir dans de nombreux domaines professionnels. Ses utilisations diverses en font un outil puissant et polyvalent. Mais pour tirer parti de tout ce que le logiciel a à offrir, il doit être utilisé par un utilisateur formé et averti.

Les avantages et inconvénients d’Excel

Comme tout programme informatique, Excel possède des avantages et des inconvénients. Cependant, le logiciel se démarque de la concurrence grâce à des caractéristiques particulières :
- Une utilisation facilitée grâce aux informations présentes sur une même page de travail.
- Un coût optimisé : Excel étant fourni avec une seule licence Office, il ne nécessite pas l’achat d’une licence supplémentaire.
- Une fluidité et une flexibilité d’utilisation

Malgré ses avantages indéniables, le programme présente aussi des inconvénients :
- Son interface est loin d'être intuitive : les données peuvent être difficiles à analyser.
- Ce n’est pas un outil centralisé et si Google Sheets permet le partage en ligne des feuilles de calcul, certaines fonctionnalités du logiciel Excel n’y sont pas disponibles.
- Les erreurs d'utilisation sont fréquentes.

Selon un rapport de l’Université d’Hawaii, il a en effet été révélé que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs dans les données. De plus, environ la moitié de ces inexactitudes sont causées par des erreurs humaines comme des fautes de frappes, des espaces ou des majuscules en trop, etc. Ces erreurs peuvent notamment entraîner des problèmes critiques pour l’entreprise.

La révolution des outils de data management

Les logiciels MS Excel et Google Sheets fonctionnent bien pour les petites entreprises avec peu d’employés, mais à mesure que l’entreprise se développe, il peut devenir intéressant d’envisager des outils de data management centralisés et intégrés afin d’uniformiser les processus et bases de données entre les différents départements. Certaines entreprises préfèrent ainsi se tourner vers des outils plus performants tels que des systèmes PIM (gestion des données produits) ou des ERP (progiciel de gestion intégré).

A l’inverse de ces dispositifs, Excel est un outil non centralisé. Il entraîne régulièrement la création de différentes feuilles de calcul Excel contenant pourtant les mêmes données. Cela engendre une perte de temps considérable pour les équipes et une augmentation de la probabilité d’erreurs humaine. Une fois partagée, la personne à l’origine du document perd également tout contrôle sur celui-ci et ne peut pas savoir si des changements ont été apportés ou si les équipes se fient toutes au même ensemble de données. De plus, Excel étant un outil manuel, chaque devis, rapport ou commande doit être créé feuille par feuille et peut être facilement égaré ou supprimer accidentellement. Cela entraîne une perte énorme d’efficacité pour l’entreprise.

Le deuxième élément majeur qui différencie les outils de data management spécialisés du programme Excel est l’analyse de données en temps réel. Contrairement à Excel, les systèmes PIM et ERP sont capables de collecter et d’analyser des flux de données, permettant par exemple aux équipes d’identifier de nouvelles opportunités, d’adapter les processus ou encore de réaffecter les ressources (humaines, financières ou matérielles/immatérielles).

Aujourd’hui, les entreprises se doivent de valoriser de plus en plus l'importance de leurs données et leur exactitude, ainsi que leur traitement en temps réel et de manière efficace par toutes leurs équipes. Bien qu'Excel soit un outil de tableur facile à utiliser et offrant de nombreuses possibilités, son utilisation devient progressivement obsolète, dû aux multiples erreurs et défaillances qu’il peut engendrer. Des inconvénients majeurs qui peuvent être facilement neutralisés grâce à des systèmes PIM et ERP.

Ainsi, avec le développement des catalogues produits intelligents, ajouté à la prolifération des canaux et la volonté des entreprises de se développer sur des marchés internationaux, Excel est devenu une option trop limitée pour la gestion de données produit en entreprise. Un outil de gestion pourtant capitale qui, une fois optimisé, permet une réduction des coûts significative ainsi qu'une augmentation du chiffre d'affaires et une meilleure réactivité du marché grâce à un listing de produits considérablement plus rapide.

Par Christophe Baroin, Directeur Commercial EMEA chez Brandquad

Les avis d'experts sont publiés sous l'entière responsabilité de leurs auteurs et n'engagent en rien la rédaction de L'Usine nouvelle.

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