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Achats sauvages : quand un tournevis coûte autant… qu’un billet d’avion

Publié le

Publi-rédactionnel Les achats sauvages, aussi appelés achats ad hoc, sont le fléau invisible des directions achats et plus largement des entreprises. Il s’agit des achats réalisés par les utilisateurs en dehors des processus mis en place.

Achats sauvages : quand un tournevis coûte autant… qu’un billet d’avion

Considérés comme anodins, ils dissimulent au contraire d’importants coûts cachés, représentant ainsi un formidable potentiel d’économies. Démonstration avec l’exemple d’un simple tournevis…

Aux origines des achats sauvages

Par définition, les achats sauvages sont très difficiles à maîtriser. Ils se caractérisent souvent par un approvisionnement dans l’urgence et un manque de visibilité et de contrôle de la part des directions achats. Ils sont éparpillés dans tous les départements des entreprises et prennent la forme d’une ramette de papier, de bouteilles d’eau, d’un tournevis, etc.

Cas type d’un achat sauvage

Partons de notre exemple avec le tournevis : un technicien doit réparer une machine, mais ne retrouve plus le tournevis adapté dans sa boîte à outils. Il décide d’en acheter un nouveau en urgence.

Il parcourt le catalogue électronique du fournisseur référencé, mais regarde aussi l’offre des magasins généralistes B2C à proximité de son entreprise. Chez le distributeur, le tournevis coûte 17,50 € tandis que dans le magasin de proximité, il revient à 9,90 €. De bonne volonté, le technicien décide de choisir le produit le moins onéreux et se rend, en voiture, au magasin pour acheter le produit. Il pense avoir bien fait, mais la réalité est toute autre…

Achat sauvage : 88 % de coûts cachés

À première vue, l’acte est louable, mais entraîne malgré lui un ensemble de coûts cachés qui font grimper le coût total d’acquisition du produit :

  • Le coût de la main-d’œuvre
    La comparaison du catalogue hébergé avec l’offre des magasins physiques, le déplacement en voiture, etc. toute l’opération occupe finalement le technicien pendant une heure. Le taux horaire moyen d’un technicien est évalué à 22 € (charges comprises), ce qui équivaut au coût de main-d’œuvre pour notre cas.
  • Le coût du transport 
    Ayant parcouru 10 kilomètres avec sa voiture pour aller et revenir du magasin, le technicien demande le remboursement de ses frais kilométriques. L’indemnité kilométrique étant évaluée à 0,5 €/kilomètre en moyenne, le coût du transport revient à 5 €
  • Les coûts de gestion pour la note de frais 
    Le technicien envoie sa note de frais au département comptabilité qui traite la demande. À nouveau, il y a un coût sous-jacent : le traitement simple d’une note de frais correspond en moyenne à 53 €*. Dans notre cas, nous partons du principe qu’aucune erreur n’impacte le traitement de cette demande**.

Après calcul, le montant total des coûts cachés de l’opération représente 80 €. Ce qui équivaut par exemple, au tarif aller/retour d’un vol low cost au départ de Paris, pour aller dans une capitale européenne ! De plus, si on met ce chiffre en perspective avec le coût d’achat du produit (9,90 €), les coûts cachés représentent finalement 88 % du coût total d’acquisition.

Le référencement de fournisseurs et la mise à disposition des offres de produits négociés à travers des catalogues hébergés sont une première étape pour mettre ces achats sauvages sous contrôle. S’assurer du bon déploiement du contrat, sensibiliser les utilisateurs, leur communiquer les avantages d’une telle stratégie… est la deuxième étape, élément indispensable pour opérer une gestion optimale de ses achats.

 

*GBTA Foundation et HRS
**pour le traitement des factures, le taux moyen d’erreur est de 19 % et s’élève à 48 € supplémentaires.

 

Contenu proposé par Manutan.

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