8 conseils de Serena Borghero (Steelcase) pour bien télétravailler et un bonus pour les managers d'équipe en télétravail

Pour savoir comment bien télétravailler, nous avons demandé à Serena Borghero, auteure pour Steelcase. Ses conseils sont d'autant plus intéressant que Steelcase est un fabricant de mobilier de bureaux qui publie régulièrement les résultats de son activité de recherche interne, en matière d'évolution des modes de travail. La question du travail à distance en fait partie depuis longtemps.

Par ailleurs, Serena Borghero travaille de cette façon depuis longtemps. "Je vis aux Pays-Bas et je travaille en permanence avec des équipes situées en Europe ou aux Etats-Unis. La situation actuelle est moins importante pour moi que pour des personnes qui n'y sont pas habituées et qui professionnellement sortaient, voyaient du monde et se retrouvent du jour au lendemain chez elles", précise-t-elle d'entrée de jeu.

L'enjeu de bien réussir le passage au télétravail est de taille selon elle. "Les entreprises qui ont déjà adopté le télétravail et la culture qui va avec vont avoir un sacré avantage dans les semaines qui viennent, car elles sont bien armées pour réagir à la crise actuelle", explique-t-elle. Optimiste, elle estime cependant que cela peut être une chance pour les autres qui ont là une occasion de s'adapter en situation contrainte.

Alors pour réussir le passage en télétravail forcé, voici la liste très complète de ses conseils.

- Trouver un endroit spécifique dans la maison pour le télétravail. "C'est important par rapport au reste de la famille", explique Serena Borghero. Ainsi, chacun sait que quand on est assis là on travaille, et qu'il ne faut pas venir le déranger. Pour celui qui est concerné, c'est aussi un moyen de se mettre dans le bon état d'esprit.

Pour Serena Borghero, il faut choisir de préférence "un endroit éclairé à la lumière du jour, où l'on se sent bien". Et oui, ce n'est pas parce que vous travaillez que vous devez vous punir en allant télétravailler à la cave, dans un placard, ou sur un coin de table de cuisine mal débarrassée. Cet espace n'a pas besoin d'être grand, mais il faut clairement le définir.

- Etre clair avec la famille. Si on est à la maison avec les enfants et son conjoint, mieux vaut établir des règles de vie, explique la spécialiste de Steelcase. Dire clairement quand on travaille et qu'on ne doit pas être dérangé. "Définir des limites a priori, ça aide beaucoup" explique-t-elle.

- Essayer d'avoir une vie saine, en "buvant beaucoup d'eau et en prenant garde à ne pas trop grignoter" prévient la spécialiste. Si elle concède que beaucoup de spécialistes conseillent de "se doucher et de s'habiller dès le matin comme si on allait au bureau", elle concède être moins formelle sur ce point : "je pense qu'il faut surtout adopter une tenue dans laquelle on se sent bien". Faisons la synthèse et adoptez une tenue confortable et non négligée pour télétravailler.

- Planifier sa journée, et notamment des moments de pause est essentiel pour la pro de chez Steelcase. "Il ne faut pas rester assis toute la journée devant son ordinateur. C'est un vrai risque en télétravail", assure Serena Borghero. Gare aux réunions et aux calls qui s'enchaînent. Elle recommande de prévoir des pauses régulières et, dans le respect des consignes officielles, de sortir prendre l'air. Votre cerveau vous dira merci.

- Organiser vraiment les réunions. On le sait : la réunionnite est une plaie du management à la française. Profitez de cette période de télétravail, où les réunions vont se tenir à distance, pour en finir avec les réunions mal calibrées et mal organisées. "Il faut être très clair sur l'ordre du jour et s'y tenir, commencer et finir à l'heure", rappelle Serena Borghero. Autrement dit, plus que jamais, une réunion de travail ça se pla-ni-fie, on ne l'improvise pas. "La technologie offre certes des outils, mais pour bien les utiliser il faut s'organiser. A éviter notamment, les méga réunions. En télétravail, mieux vaut faire des réunions en petit nombre", indique Serena Borghero.

- Garder un esprit d'équipe. Comme chantait Brel, "non Jef, t'es pas tout seul". Et bien toi non plus, tu n'es pas seul en télétravail. Aujourd'hui, il existe des outils en ligne pour faire vivre un groupe, comme Teams, WhatsApp, Slack... Utilisez ces outils pour partager vos expériences, vos difficultés, mais aussi pour travailler. Un canal privé entre collègues ou entre amis peut remplacer un temps la machine à café.

- Ne pas succomber au discours ambiant qui voudrait que le télétravail soit une récréation. On entend encore beaucoup de gens penser que le télétravail est une aubaine. Pas si sûr. "C'est très fatigant de travailler tout le temps à la maison", assure la spécialiste de Steelcase. "Il faut un équilibre normalement. Là les gens vont basculer tout d'un coup en télétravail à la maison avec le conjoint et les enfants, sans savoir vraiment combien de temps ça va durer". Si c'est difficile, ne culpabilisez pas parce que OUI c'est difficile et c'est normal que vous ayez du mal. N'hésitez pas à en parler à votre manager. Serena Borghero conseille à ces derniers de prendre le temps de comprendre "pourquoi il y a un problème. Est-ce une question d'outils ? De logiciels ? De connexion Internet à domicile ? De situation personnelle ?"

- Ne pas rajouter du stress. "Inutile de stresser parce que votre enfant vient vous voir pendant un appel professionnel, il y a en ce moment d'autres raisons de stresser", estime Serena Borghero. Plus vous aurez été transparent dans votre communication, plus ce sera simple ensuite. Par exemple, ne cachez pas à votre manager que vous avez votre ado chez vous, dites-le et vous aurez aussi ainsi plus de chance qu'il s'adapte à vos contraintes.

- Pour les managers, changez de culture. Ce n'est pas forcément le plus simple de le faire comme ça en situation de stress et sous le coup de la contrainte. Mais ayez en tête qu'une équipe de télétravail se manage avec une culture de la confiance, où on "donne de l'autonomie après avoir défini des règles claires, parce qu'il n'est pas question de laisser faire chacun comme il veut", insiste Serena Borghero.

Cela passe aussi par la définition "d'objectifs concrets". Un manager qui se retrouve en situation de manager une équipe de télétravail du jour au lendemain ne doit pas oublier qu'il faut "être clair sur ce qui doit être fait, à quelle échéance, quelle importance cela a", explique encore la responsable communication et recherche de Steelcase: "il faut être très clair sur pourquoi c'est important et pour le travail d'équipe dire tout aussi clairement qui doit faire quoi et pour quand".

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