Abonnez-vous Identifiez-vous

Identifiez-vous

Vos codes d'accès sont erronés, Veuillez les saisir à nouveau. Mot de passe oublié ?

"Un salarié qui répond à ses mails pendant une réunion a le même Q.I. qu'après une nuit blanche", explique Marie Saladin, associée chez Bain

Christophe Bys

Publié le

Marie Saladin est associée du bureau parisien de Bain & Company, où elle est notamment en charge de tous les sujets liés à l'organisation de l'entreprise. A ce titre, elle commente pour L'Usine Nouvelle un ouvrage écrit par deux de ses collègues du bureau des Etats-Unis du cabinet de conseil :  Time, Talent, Energy écrit par Michael Mankins et Eric Garton (aux éditions Havard Business Review Press). Pour les auteurs, le différence de productivité entre les entreprises les plus performantes et les autres réside des trois facteurs cités dans le site. Dans cet interview, Marie Saladin nous explique pourquoi décidément, le temps c'est de l'argent, surtout quand il est mal employé !

Un salarié qui répond à ses mails pendant une réunion a le même Q.I. qu'après une nuit blanche, explique Marie Saladin, associée chez Bain
Entreprises cette salle vous coûte peut être plus cher en productivité que les cotisations salariales.

L'Usine Nouvelle - Dans leur livre, vos deux collègues des Etats-Unis insistent sur la nécessité de ne plus se concentrer sur la rentabilité du capital, mais d'élargir la réflexion à d'autres ressources rares que les entreprises n'évaluent pas toujours. 

Marie Saladin : Leur point de départ est de constater que le capital financier est désormais abondant et très bon marché. A l'inverse, le capital humain est plus rare et il peut faire la différence. Les entreprises qui réussissent sont celles qui innovent, ont des idées originales, que ce soit à l'échelle de l'individu ou des équipes. L'enthousiasme des uns et des autres, leur créativité devient un facteur essentiel et différenciant. Or, tout cela dépend des personnes.

Il est donc plus que temps de s'intéresser à ce qui fait que certaines entreprises sont plus productives que d'autres. Pour cela, ils ont étudié plus de 300 entreprises dans douze secteurs en voulant expliquer ce qui faisait la différence entre les 25 % les plus productives et les autres. Ils ont montré de cette façon que l'écart de productivité peut atteindre +40 % entre les unes et les autres. Pour prendre une image très concrète, les entreprises les plus productives ont produit le jeudi à 10 heures ce que les autres mettent une semaine entière à réaliser. Pour expliquer ces résultats, Michael Mankins et Eric Garton identifient trois facteurs qui vont faire la différence : la gestion du temps, des talents, de l'énergie.

Concentrons-nous sur le temps. Quel rôle joue-t-il ? 

Les entreprises les plus productives perdent tout simplement moins de temps que les autres. Michael Mankins et Eric Garton rappellent des données que tout le monde n'a pas en tête. Sur une semaine, les managers passent une journée à lire des e-mails ; et une journée et demie en réunion. Sur les courriels, un des problèmes identifiés vient des envois avec plusieurs personnes en copie. On perd beaucoup de temps à y répondre. D’autant qu’on évalue qu’on ne devrait pas recevoir entre 40 à 50% des mails qui atterrissent dans notre boîte mail.

Sur le deuxième point, on sait qu'une réunion sur deux est jugée inefficace par les personnes qui y participent, soit parce qu'ils pensent qu'elle ne devrait pas avoir lieu, soit parce qu'ils considèrent qu'ils ne devraient pas y être.

Au fond, on mesure peu le temps qui est mobilisé de cette façon. Une entreprise organisait une réunion hebdomadaire pour faire le point sur son activité et mobilisait pour cela tous ses dirigeants. Cela représentait 7 000 heures de travail par an, a-t-on calculé. En décortiquant le processus, on a réalisé que chaque participant demandait des notes, chiffres ou rapports à ses subordonnés, si bien que par effet de ricochet, cela représentait au total 300 000 heures par an, soit le travail de 150 personnes à temps complet ! 

Je ne dis pas que toutes ces heures sont perdues, mais qu'il est rare dans les entreprises qu'on calcule vraiment le temps passé pour réfléchir ensuite à la meilleure manière de s'organiser.

Un autre calcul très intéressant a été fait. Alors que dans beaucoup d'entreprises, on contrôle les niveaux d'engagement, de dépenses, qu'il peut falloir deux autorisations pour dépenser quelques dizaines d'euros, une firme américaine a démontré qu'une réunion qu’organisait un de ses managers chaque semaine revenait à l'équivalent de 15 millions de dollars sur une année ! Personne n'aurait l'idée de lui donner une telle autorisation budgétaire, mais comme l'utilisation du temps n'est pas vraiment valorisée, personne n’y a trouvé à redire.

La réunion n'est-elle pas un mal nécessaire finalement ?

C'est un moment important mais qui doit être préparé, encadré. Elles peuvent être très contre-productives. Certains comportements perdurent parce qu'on ignore certains résultats établis. Par exemple, 20 % des participants à une réunion font autre chose que l'objet de la réunion. Cela conduit à une perte de 10 points de Q.I., ce qui fait que vous êtes dans le même état que si vous arriviez d'une nuit blanche. Les entreprises pourraient très bien veiller à ce que tout le monde reste concentré sur l'objet de la réunion. Sinon on peut entrer dans un cercle vicieux : on réunit des personnes, les gens ne sont pas vraiment là et on ne trouve pas de solutions à la fin, si bien qu'on en organise une nouvelle et ainsi de suite... A l'inverse, chez Apple, Steeve Jobs interrompait une réunion quand il constatait que le manque de préparation des participants empêchait la réflexion collective d’aller vite.

C'est un peu radical non ?

Je ne conseille pas forcément à tout le monde de suivre cet exemple, mais certaines entreprises ont déjà mis en place des standards pour les réunions : elles ne doivent pas durer plus de trente minutes ni réunir plus de sept personnes. Dans le cas contraire, l'organisateur de la réunion doit obtenir l'accord de son N+2.

Ceci dit, le problème vient parfois du comportement des dirigeants eux-mêmes. L'exemple type c'est le PDG qui réunit son équipe et fait preuve d’un tel degré d'exigence (il faut lui donner des réponses précises et argumentées à la moindre de ses demandes) que tout le monde sur-prépare les réunions et fait donc travailler tous les membres de son équipe. 

Toujours pour éviter la perte de temps, certaines entreprises ont interdit la fonction "répondre à tous" dans les boîtes mail. Elles demandent aux personnes de refaire un nouveau mail pour répondre en réfléchissant à la liste de leurs interlocuteurs.

C'est finalement assez paradoxal : présenté comme un outil de productivité, le mail est finalement la cause de contre productivité.

Oui et c'est pareil pour les réunions. Les outils pour organiser des réunions à distance en multiplient le nombre. De même, alors qu’avant il fallait appeler chacun pour monter une réunion de cinq ou six personnes voire plus, on constate aujourd’hui une prolifération des réunions avec le système des calendriers partagés, destinés à l’origine à en faciliter l’organisation pour les assistantes. C’est alors qu’on voit des outils qui permettaient à l’origine des gains de productivité se retourner contre leur fonction première.

Quels sont les autres points d'amélioration ?

Des choses très simples. On ne devrait pas organiser une réunion, sans se demander avant si elle est vraiment nécessaire, si un ou deux appels téléphoniques, ou passer une tête quand c’est possible, ne suffisent pas. De même, on devrait aussi vérifier que les personnes auxquelles on demande de venir sont vraiment les bonnes personnes. Dit comme ça, cela a l'air simple, cela signifie bien souvent qu'il y ait eu au préalable un vrai travail sur l'organisation, sur les rôles et les responsabilités de chacun. Les réunions pléthoriques avec beaucoup de cadres peuvent être le signe que l'organisation de l'entreprise n'est pas très claire. Du coup, pour se couvrir, on multiplie les intervenants.

Il y a aussi une dimension culturelle. Quand on interroge les Allemands sur la manière de travailler des Français l'inefficacité des réunions françaises ressort avec la durée des déjeuners. Pensez-vous qu'une partie de l'efficacité des entreprises allemandes viennent d'une meilleure gestion du temps ?

Il faudrait le vérifier, le livre de mes collègues s'intéresse aux entreprises des Etats-Unis. Je peux toutefois vous livrer mon expérience. J'ai travaillé pour une entreprise britannique qui organisait une réunion chaque lundi matin à 9 heures. Avec mon Eurostar, je ne pouvais pas arriver avant 9 heures 05, je pensai donc à la première réunion pouvoir rentrer en m’excusant. Mais j’ai constaté qu’à partir de 9h, toute personne quelle qu’elle soit trouvait porte close. Je peux vous dire que je n’ai pas recommencé ! On peut penser qu'un retard de cinq ou dix minutes, ce n'est pas grave, mais il se répercute en fait sur l’agenda de tout le monde. C’est également le cas des managers qui font du « double booking » en acceptant deux réunions sur un même créneau, pour décider au dernier moment à laquelle ils préfèrent se rendre : leur absence à une réunion peut en remettre en cause l’utilité même.

Au-delà des horaires, le cadre de la réunion était clair et respecté par tous, ce qui en fluidifiait les échanges et en accélérait la prise de décision : les éléments qui étaient discutés devaient être envoyés le vendredi à 16h30 en précisant ce qui était 1. pour information, 2. pour discussion, 3. pour décision, avec un relevé des points clés à chaque fois.

Si on peut comprendre votre logique, n'y a-t-il pas un risque à vouloir tout mesurer toute la journée. On perd du temps en réunion, mais l'entreprise britannique dont vous parlez n'en perd-t-elle pas aussi parce que tout le monde arrive cinq minutes avant pour ne pas trouver porte close ? De même, une réunion c'est un lieu de socialisation, d'échanges informels. Le temps perdu est aussi du temps indirectement utile ?

Tout le temps passé en réunion n'est pas perdu évidemment. Ce que montre l'étude de mes collègues c'est que les entreprises les plus productives ont une meilleure gestion du temps. Sans pour autant tomber dans les excès d’un micro management renforcé ou d’outils pour contrôler les gens, cela serait terrible et n’est absolument pas le parti pris du livre.

C'est même tout le contraire qu'il faudrait faire. Les entreprises auraient tout intérêt à sensibiliser les gens à des règles simples (arriver à l'heure, délimiter une durée pour la réunion, un ordre du jour...) qui rendent la vie plus agréable à tout le monde. Si vous travaillez mieux, vous pourrez partir plus tôt.

 

Bain a crée un site Internet pour aider les entreprises à mesurer leurs performances sur la gestion du temps mais aussi des talents et de l'énergie. Pour tout savoir, cliquez ICI (textes en anglais) 

Réagir à cet article

7 commentaires

Nom profil

28/08/2017 - 10h05 -

Avoir deux réunions d'une heure chacune par jour, te rend improductif pour le reste de la journée. Tu te trouves à faire quatre réunions le lundi, quand vas-tu planifier de façon précise ta semaine?
Répondre au commentaire
Nom profil

27/08/2017 - 06h48 -

Voici quelques points qui ont été instaurés il y a 10 ans dans notre unité. - les réunions commencent à l'heure même s'il manque quelqu'un. Les retards sont devenus marginaux. - les thèmes de l'ordre du jour sont établis, ils sont abordés dans un ordre rituel avec des durées préétablies en fonction de l'importance du macro processus auquel il se rattache. - en cas de fortuit qui necessiterait une durée plus longue d'un sujet, un autre sujet doit être raccourci voire reporté de manière à respecter l'heure de fin de la reunion - un gardien du temps chargé du feeback est désigné en début, le rédacteur du CR connu - l'orateur est déterminé, il a un remplaçant connu de l'organisation en cas d'absence - les contenus des sujets sont disponibles au plus tard le jeudi précédent la reunion de la semaine suivante sinon le sujet est reporté - seuls les points clés des documents sont évoqués les débats sont bornés - Feedback qui évoque le respect du timing l'efficacité de la reunion.
Répondre au commentaire
Nom profil

16/08/2017 - 12h47 -

Entièrement d'accord avec cet article, tout ce que vous relatez là sont des choses que j'ai vécues dans un groupe familial français, dans lesquelles les réunions ne démarraient jamais avec moins de 20 minutes de retard, et où les participants ont été pléthoriques (certains managers « invitaient » certains de leurs collaborateurs au motif que je cite « ils connaissaient le sujet mieux qu'eux »). J'ai également eu l'opportunité de travailler aux Pays-Bas, ou en revanche, tout se passe comme vous le suggérez : les réunions ne dure pas plus de 30 minutes (une heure grand maximum pour des sujets un peu plus compliqué) et où les participants se font un devoir d'arriver à l'heure. Il est ainsi beaucoup plus facile d'organiser son temps Tout en restant extrêmement efficace (les cadres en néerlandais arrivent en général au travail aux alentours de 8h du matin et repartent vers 16h45, car au plus bas on dîne à 18h et une bonne partie des collaborateurs effectue des trajets de 100km).
Répondre au commentaire
Nom profil

11/08/2017 - 18h29 -

C est tellement juste que c est à en pleurer !!
Répondre au commentaire
Nom profil

09/07/2017 - 12h20 -

Idées très intéressantes
Répondre au commentaire
Nom profil

08/04/2017 - 18h51 -

Dans une recherche de performance et d'efficacité avec mes équipes, nous avons fait un «bilan temps», le résultat était édifiant! Pour atteindre le service parfait avec la meilleure prise en compte des risques, il fallait que chaque employé travaille 9à10h/jour! En tenant compte, des congés annuels, intérim pause déjeuner, personnel en formation, un employé n'a réellement que 6,25h de travail/jour Le gain de temps peut se faire à plusieurs niveaux, tels que: -"Nettoyer" certains process -Paramétrer les boîtes mail :l'idée de supprimer l'option «répondre à tous» serait une belle résolution:) -Conclure une vente en moins de temps -«Revisiter» les formulaires utilisés
Répondre au commentaire
Nom profil

05/04/2017 - 14h36 -

Que pensez-vous de l'application des 6 chapeaux de bono? pour la gestion du temps .....
Répondre au commentaire
Nom profil

11/04/2017 - 09h31 -

J'utilise régulièrement la méthode des 6 chapeaux dans certaines réunions, et je la recommande et fais expérimenter dans les formations que j'anime sur la conduite de réunion; cette méthode se révèle très efficace pour traiter certaines problématiques; elle contraint notamment chaque participant à s'aligner sur les autres et à se situer dans la même dynamique au même moment (un temps pour tout, un temps pour critiquer, un temps pour positiver, un temps pour analyser, un temps pour imaginer...). Au delà de cette méthode spécifique, je constate que beaucoup de nos réunions souffrent précisément d'un manque sévère de méthode, et pourraient être optimisées simplement en clarifiant en amont d'une part l'objectif (à quel résultat voulons nous parvenir de façon réaliste?) et d'autre part le chemin (comment allons-nous y parvenir? quelle stratégie? quelle méthode?).
Répondre au commentaire
Nom profil

27/08/2017 - 06h14 -

Oui les chapeaux de Bono seraient un outil adapté pour poser, résoudre ce problème, écouter tous les points de vue, faciliter la créativité et faire accoucher de solutions propres à l'équipe, comité de direction ou autre qui se réunit. En effet.
Répondre au commentaire
Lire la suite

Créez votre compte L’Usine Connect

Fermer
L'Usine Connect

Votre entreprise dispose d’un contrat
L’Usine Connect qui vous permet d’accéder librement à tous les contenus de L’Usine Nouvelle depuis ce poste et depuis l’extérieur.

Pour activer votre abonnement vous devez créer un compte

Créer votre Compte
Suivez-nous Suivre Usine Nouvelle sur Facebook Suivre Usine Nouvelle sur Twitter RSS Usine Nouvelle

Les cookies assurent le bon fonctionnnement de nos sites et services. En utilisant ces derniers, vous acceptez l’utilisation des cookies.

OK

En savoir plus