Se lancer dans l'archivage électronique

Retard. Alors que le stockage sécurisé des documents dématérialisés se développe à l'étranger, les entreprises françaises tardent à franchir le pas. Le projet n'est pourtant ni très complexe, ni très coûteux.

Le décalage se creuse. D'un côté, des factures, des bons de commande ou des déclarations de TVA qui ne s'impriment plus mais se dématérialisent. De l'autre, un archivage qui résiste et se résume encore à empiler des papiers dans des cartons. « Les chefs d'entreprise continuent à considérer l'archivage comme une obligation pénible, confiée à un rond-de-cuir enfermé dans un bureau poussiéreux », souligne Jean-Marc Rietsch, président de la FedISA (Fédération du management du cycle de l'information, du stockage et de l'archivage). Une vision périmée qui a entraîné un retard de la France par rapport à ses voisins. « Même si le marché hexagonal progresse de 30 % par an, plusieurs pays européens, dont l'Angleterre, le Royaume-Uni et la Belgique, sont clairement en avance en matière d'archivage électronique. Sans parler des Etats-Unis qui sont loin devant », explique Sébastien Dallais, consultant en archivage chez EMC, un spécialiste américain du stockage.

A première vue, ce retard est d'autant plus étonnant que, depuis la loi du 13 mars 2000, l'écrit électronique a la même valeur que l'écrit papier en France. Une norme, publiée en février 1999 par l'Afnor (la Z42-013), définit même très précisément les principes et les techniques pour implémenter un archivage sécurisé. Problème, alors que la loi du 13 mars 2000 est trop vague, la norme Afnor reste trop complexe et inapplicable intégralement. Dès lors, comment se lancer dans l'archivage électronique ?

1Organiser les données par type d'archive

« Il faut être conscient de ses obligations et se poser la question : qu'est-ce que la loi m'impose ? », prévient Jean-Marc Rietsch. Tous les documents n'ont en effet pas la même valeur. Un bilan ou un compte de résultat doit être conservé pendant dix ans, tout comme les commandes clients. Les rapports des commissaires aux comptes ou du conseil d'administration peuvent quant à eux être supprimés au bout de trois ans. Mieux vaut donc faire appel à un cabinet d'avocats, ou à la direction juridique de son entreprise, pour déterminer dans chaque service (direction des ressources humaines, services financiers, recherche-développement, etc.) les documents à conserver.

Le cas des courriers électroniques est plus complexe. « A l'inverse des Etats-Unis, où il est obligatoire d'archiver les courriers entrants, il n'y a pas de loi précise en France », explique Jacques Montibert, directeur général pour l'Europe du sud de Mirapoint, un éditeur de logiciels de messagerie.

La pratique veut toutefois que l'on archive les courriers électroniques relevant d'une transaction dématérialisée (commande, déclaration de TVA, etc.). Ensuite, tout dépend du secteur d'activité ou de la nature du courrier. « Les e-mails d'un ingénieur qui contiennent les tests qualité d'une pièce ont tout intérêt à être archivés. Comme dans l'industrie pharmaceutique, où toutes les données relatives à l'élaboration d'un médicament doivent être conservées », explique Sébastien Dallais.

2Indexer et garantir l'authenticité

Archiver n'est pas, en soi, suffisant. Encore faut-il retrouver les documents. Pour cela, les éditeurs de solution d'archivage et de gestion documentaire, tels Xerox, EMC ou Acrobat, permettent de créer des « métadonnées » qui correspondent aux données clés (nom, date, etc.) du document et qui formeront un index. « Il vaut mieux choisir les mêmes métadonnées que celles utilisées dans l'ERP. Sinon, il sera impossible de croiser les recherches avec la base d'archives », conseille Philippe Joie, directeur des solutions de technologies de l'information chez STMicroelectronics.

Une fois les métadonnées et les documents à archiver définis, reste à s'assurer qu'ils ne pourront plus être modifiés. Pour cela, la meilleure solution reste la signature électronique. Ce type d'algorithme, qui associe une clé publique et une clé privée, garantit que « si jamais quelqu'un modifie ne serait-ce qu'un seul bit d'information, la signature perd sa validité », explique Gérard Dupoirier, ingénieur d'affaires chez Xerox et spécialiste de l'archivage électronique. Plusieurs éditeurs, dont Verisign, proposent des solutions. Tout comme les spécialistes de l'archivage qui intègrent généralement la signature comme une métadonnée et l'insèrent dans l'index du document.

3Choisir un moyen de stockage

Comment s'assurer que les informations archivées seront encore lisibles dans cinq, dix ou vingt ans ? Ne pas répondre à cette question peut coûter cher. « Quelques semaines après le crash du Concorde, en juillet 2000, le Bureau des enquêtes et analyses a demandé à un équipementier de lui prouver qu'une pièce du moteur était aux normes. Or, cet équipementier, qui avait stocké ses archives sur bandes, s'est rendu compte qu'elles étaient illlisibles. Il a dépensé plus de 100 000 euros pour les restaurer et récupérer les informations », raconte un expert de l'archivage.

A priori, pour éviter une telle situation, il suffit de suivre la norme Afnor. Celle-ci préconise de stocker ses archives sur des disques magnéto-optiques de type Worm (« Write once, read many ») et de s'assurer régulièrement que les supports sont toujours lisibles. « Ce type de stockage est obsolète », rétorque Gérard Dupoirier. De fait, à mesure que le prix des disques durs diminue, l'archivage sur bande, qui nécessite une maintenance régulière, ne soutient plus la comparaison. La pratique la plus répandue consiste donc à stocker ses archives sur un serveur et, au bout de deux ou trois ans, de les transférer sur des disques optiques, comme les DVD multicouches.

Autre solution : l'externalisation. C'est le choix de Carrefour, qui a confié ses archives à CDC Arkhinéo, une filiale de la Caisse des dépôts et consignations (lire encadré page 69). Exemple à suivre ? Tout dépend de la culture d'entreprise et du degré de confidentialité des données. « On imagine mal Michelin confier ses archives à un tiers », note Jean-Marc Riestch, président de la FedISA . Autre argument : le prix. Le coût d'une externalisation est de quelques centaines d'euros par gigaoctets et par an. Le stockage sur disque dur vaut, lui, moins de 10 euros par gigaoctets et par an, auxquels s'ajoutent les coûts d'achat du serveur (quelques milliers d'euros) et de maintenance. Alors, comment choisir ? « Il faut faire une simulation sur cinq ans, comme pour un projet classique d'externalisation », explique Jean-Marc Rietsch. Pour autant, quelle que soit la solution choisie, l'archivage électronique reste financièrement abordable. « Ce n'est franchement pas un projet majeur qui nécessite beaucoup d'inves- tissements. Cela n'a rien à voir avec le déploiement d'un ERP », expli- que Philippe Joie de STMicroelectronics. Raison de plus pour se lancer.