Pour faire des économies, les entreprises doivent définir une politique de dépenses claire mais aussi s'appuyer sur des outils d'optimisation de la gestion des notes de frais.

Voitures de location, taxis, avions, parkings, hôtels, restaurants, achats divers... « Après les salaires, les déplacements représentent le troisième poste de dépenses dans les entreprises », indique Stanislas Berteloot, directeur marketing chez KDS, éditeur de logiciels de gestion des voyages d'affaires en ligne et d'optimisation des notes de frais. Sans compter les coûts induits avec les formulaires à remplir, le calcul des montants dépensés, les vérifications et classements des pièces justificatives, très chronophages. « Dans 64 % des entreprises, le seul outil pour gérer les notes de frais est un tableau excel. Pour d'autres, c'est simplement une enveloppe dans laquelle on met ses reçus, ce qui se traduit par une perte de temps et d'informations et d'énormes risques d'erreurs. » D'où l'importance de se pencher sur ce poste.

« Avant toute chose, l'entreprise doit mettre en place une politique voyages », affirme Stanislas Berteloot. Celle-ci consiste d'abord à s'interroger sur la nécessité de chaque déplacement. Halton, qui propose des solutions de climatisation intérieure, vient d'instaurer des systèmes de visioconférence, afin de réduire le nombre de trajets en avion et d'économiser plusieurs dizaines de milliers d'euros par an. Toute politique de dépenses implique ensuite de définir les frais pris en charge : critères de choix entre train, avion et location de voiture, classes autorisées, usage en matière de dépenses hôtelières... « Nous avons instauré des limites par type de dépenses. Ainsi, les repas, qui étaient régulièrement de 20 à 25 euros, ont été plafonnés à 16 euros », indique Frédéric Durot, le directeur administratif et financier de Halton.

Reste à faire accepter ces règles par les salariés « par des messages forts », selon Gilles Bobichon, le directeur marketing chez Dimo Gestion, éditeur du logiciel Notilus. Par exemple, par le biais de mailings ou de réunions sur les bénéfices qu'ils peuvent en retirer : davantage de temps, d'équité, de transparence... Pour Stanislas Berteloot de KDS, la façon la plus simple de faire appliquer ces règles par tous consiste à les intégrer dans un outil de réservation, tels que KDS, Aergo d'Amadeus e-Travel, Get There ou Traveldoo. « Si les salariés utilisent cet outil, cela permet d'économiser jusqu'à 50 % des coûts de transaction facturés par l'agence de voyages. » Cette politique établie, deux types d'outils permettent d'optimiser la gestion des notes de frais : les cartes business ou les logiciels dédiés.

Ces cartes, à la charge de l'employeur, servent à régler les dépenses, voire à retirer du liquide, comme chez le fabricant d'agendas Quo Vadis ou la société Rossignol. Chaque dépense est alors, au choix, débitée sur le compte bancaire de l'entreprise ou du salarié. La banque envoie ensuite des reportings aux responsables du contrôle des notes de frais. D'où un gain de temps considérable pour l'entreprise. Les cartes lui évitent, en outre, les avances de trésorerie car elles peuvent, avec le paiement différé, rembourser le salarié sans qu'il n'avance lui-même les frais. De plus, elles offrent la possibilité de fixer des garde-fous : plafonds ou verrouillages de dépense suivant les fournisseurs. Les salariés sont également davantage responsabilisés, grâce à des relevés mensuels qui donnent à la direction une vision claire de leurs frais et d'éventuels abus.

Par ailleurs, les reportings permettent d'établir les postes de coûts les plus importants. On peut réduire le nombre de fournisseurs afin d'augmenter le volume d'affaires sur un seul et ainsi mieux négocier des tarifs préférentiels. De même, des programmes de fidélisation avec des entreprises partenaires donnent droit à des prestations réduites, voire gratuites, en fonction des dépenses effectuées.

Attention à prendre en compte les frais de cotisation, parfois élevés, des cartes et à ne pas payer des options peu utilisées ou non justifiées. « La mise en place des cartes n'est pas obligatoire pour utiliser les logiciels, note Gilles Bobichon, de Dimo Gestion. Elles sont en général attribuées à ceux qui font régulièrement des dépenses. »

Ces outils de gestion permettent le calcul des montants dépensés, des classements par date, montant et mission, et la transmission en temps réel à la comptabilité. Leurs avantages ? Un gain de temps pour les salariés et, surtout, pour les services comptables. Chez Lafuma, utilisateur de Notilus, ce gain est évalué à 60 % en saisie pour les utilisateurs de cartes affaires et à 30 % en administration et contrôle. Chez Quo Vadis, la gestion mensuelle des notes de frais est, elle, passée de cinq à deux jours, grâce à la combinaison des cartes affaires et du logiciel de gestion. De plus, les formulaires prédéfinis facilitent l'intégration d'informations et diminuent le risque d'erreur. « L'outil de gestion de notes de frais permet ainsi de faire ressortir de façon très claire la TVA récupérable que certaines entreprises ne récupèrent pas car elle est fastidieuse à calculer », souligne Stanislas Berteloot, chez KDS. Cela permet, en outre, d'infléchir la courbe de frais car l'entreprise a davantage de possibilités de contrôle grâce à des statistiques et à un tableau de bord.

Le mode client-serveur, avec la mise en place du logiciel sur l'intranet de l'entreprise, est idéal si de nombreux utilisateurs sont concernés et ont accès à son système informatique. Quant au mode ASP (Application Service Provider), avec un logiciel accessible via le réseau internet grâce à un identifiant et à un login, il convient très bien aux entreprises ayant des salariés mobiles ou qui ne souhaitent pas investir dans l'achat d'un outil. A noter : les logiciels libres, tels que Sigma Expense, Open ERP ou Euromatic Expense, peuvent convenir à de petites structures, mais ne comprennent pas d'accompagnement, contrairement aux solutions payantes comme Notilus, Etap-On-Line, Frontexpenses, Gest-Frais ou Webfrais. « Nous nous chargeons d'intégrer le système de notes de frais dans toutes les composantes de l'environnement de l'entreprise, que ce soient les systèmes comptables, les RH, ayant trait à son activité... », explique Gilles Bobichon.