Archivage : Comment PSA range ses documents

Par  - Publié le | L'Usine Nouvelle n° 3324
Le système d’archivage de PSA a été élaboré à partir de la démarche lean 5M. L’accès aux données est défini par quatre niveaux de confidentialité.
Le système d’archivage de PSA a été élaboré à partir de la démarche lean 5M. L’accès aux données est défini par quatre niveaux de confidentialité.
© PSA ; D.R.

Le constructeur automobile a mis en place un système de gouvernance de l’information pour garantir la disponibilité des documents essentiels pendant tout leur cycle de vie, tout en maîtrisant les coûts.

Avec son système de gouvernance de l’information, en place depuis janvier 2012, PSA s’estime mieux armé pour respecter les exigences réglementaires en matière d’archivage à long terme, garantir la traçabilité de ses documents essentiels, suivre l’évolution technique de ses véhicules et maîtriser l’inflation de ses données. En cas de contrôle fiscal, de contentieux ou d’attaque judiciaire, il est sûr de reproduire les documents probants nécessaires, pendant toute leur durée légale de conservation. L’enjeu est également économique, puisque le système vise à optimiser le coût de l’archivage en ne conservant que les documents indispensables. L’exemple de PSA serait regardé comme un modèle par toutes les entreprises du CAC 40.

[1] Identifier les documents probants par métier

La gestion des documents probants est désormais placée sous la responsabilité et le contrôle de l’entreprise, avec des règles formalisées, applicables par tous de la même manière. Elle obéit à un référentiel d’archivage unique qui répond aux questions : Quels documents doit-on conserver ? Pourquoi ? Selon quelles règles variables d’un pays à un autre ? Et pendant combien de temps ? "Nous nous sommes adressés aux directions métiers et à la direction juridique pour fixer ensemble les règles d’archivage dans dix branches d’activités conformément aux normes d’archivage à long terme et des standards exigés par l’industrie automobile", explique Pierre Nalin, records manager chez PSA. Ces dix activités représentent celles pour lesquelles les enjeux de la gouvernance de l’information sont les plus forts. Elles ont été identifiées en analysant les processus métiers de l’entreprise grâce à la démarche 5M du lean. À chaque branche d’activité sont associées différentes classes de documents. Pour chaque classe, le référentiel décrit le cadre réglementaire et le métier applicable et fixe la durée de conservation, qui varie de deux à cinquante ans. "Pour des questions de sécurité, nous allons souvent au-delà de la durée légale de conservation, souligne Pierre Nalin. Les bulletins de paie, par exemple, sont conservés pendant cinquante ans, alors que la réglementation n’en exige que cinq."

[2] Créer des communautés d’archivage

Le projet a nécessité la mise en place d’une organisation transversale. "Il a été mené comme un programme d’amélioration de la qualité", confie Jean Mourain, responsable des alliances stratégiques chez RSD, l’éditeur du progiciel RSD Glass choisi par PSA pour son système de gouvernance de l’information. Il a impliqué non seulement des informaticiens, archivistes, logisticiens et stockeurs, mais aussi un historien, des experts métiers et des juristes. Dans chacune des dix branches métiers concernées, un référent est désigné pour assurer l’interface avec les records managers et archivistes. Une autre organisation a été inventée pour faire vivre le système. La création de documents et l’accès aux archives s’effectuent via des profils de contributeurs, lecteurs et visiteurs. Gage de pérennité du système sur le long terme, ces profils sont gérés, non pas au sein de services hiérarchiques, mais par 50 communautés d’archivage spécialement créées à cet effet. "Il a fallu régler les problèmes d’accessibilité et définir quatre niveaux de confidentialité, car tout le monde n’a pas accès à tout", précise Pierre Nalin. Le projet est piloté par une équipe d’une dizaine de records managers. Tous les utilisateurs – aujourd’hui 600 – ont été formés soit en présentiel soit sur le poste de travail.

[3] Des indicateurs de suivi et d’optimisation

Le système a été conçu pour être le moins intrusif possible. "Pour y verser un document jugé probant, il suffit que l’utilisateur précise quelques caractéristiques (contrat, facture…), et les règles d’archivage s’y appliqueront de manière automatique, indépendamment de la personne qui l’a créé", explique Jean Mourain. Une fois versé, le document devient non modifiable et consultable uniquement par les personnes autorisées. C’est le logiciel RDS Glass qui assure ces automatismes. Il complète deux dispositifs existants : le système DocInfo de gestion électronique de documents et l’application Folders d’archivage des documents sériels (factures, commandes, bulletins de paie…). Il offre aussi aux records managers un tableau de bord avec des indicateurs sur le volume des documents archivés, les endroits où ils sont stockés, l’évolution du système dans le temps, ou encore les documents en fin de vie qu’il faut retirer du système et détruire. Autant d’informations utiles à l’optimisation. "Notre objectif est de maîtriser les coûts d’archivage dans un contexte d’accroissement continu des données, confie Pierre Nalin. Nous restons vigilants à ce qu’il n’y ait pas de dérive. Ce n’est pas parce que le prix du stockage électronique baisse qu’il faut garder n’importe quel document." PSA a commencé par les documents papier (plans CAO, négatifs photos, paies, factures…) avant de s’attaquer aux documents électroniques. Le système gère aujourd’hui 116 types de documents, dont une vingtaine électroniques (études de risques, conception véhicule, crash tests…) et devrait bientôt prendre également en charge les e-mails. "Nous ne faisons pas de différence intellectuelle entre les documents en papier et les documents électroniques, remarque Pierre Nalin. Le système les traite de la même manière." Dans cinq ans, les documents électroniques devraient devenir dominants.

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